СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………… 3

Основные понятия делопроизводства ……………………………………5

Цели и задачи службы делопроизводства ………………………………7

Функции службы делопроизводства …………………………………… 8

Функции структурных подразделений служб делопроизводства ……10

Заключение.....……………………………………………………………..14

Список литературы ………………………………………………………15


ВВЕДЕНИЕ
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря ор

ганизации). Эффективность труда сотрудников службы делопро

изводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная полити

ка закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютер

ными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых во

просов деятельности самой службы, т.е. установления в соответ

ствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственно

сти в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот ас

пект предполагает соблюдение самой службой требований дей

ствующего законодательства, государственной нормативной ба

зы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для раз

деления труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выде

ленные участки работы.



Цель данного реферата - проанализировать функции службы делопроизводства, а также его структурных подразделений.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

определить основные понятия делопроизводства;

определить цели и задачи службы делопроизводства;

рассмотреть функции службы делопроизводства;

проанализировать функции структурных подразделений службы делопроизводства.


ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальнымидокументами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.[3]

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами 

установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".[2]



ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспече

нию. Выполнение этой цели предусматривает решение следую

щих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, органи

зации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с дейст

вующими государственными нормативно-методическими документами;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и методических до

кументов по совершенствованию документационного обес

печения в организации и в подведомственной системе, прог

рессивных технологий делопроизводства[1].



ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи

цированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних докумен

тов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, пред

ставляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в ус

тановленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовле

ния текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложе

ниям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в струк

турных подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совер

шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.



13. Контроль за правильностью оформления и формирова

ния дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопро

изводства и архива, проведение совещаний и консульти

рование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотруд

ников службы делопроизводства[1].

Этот набор функций относится к типовым, так как регламен

тирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.[4]



ФУНКЦИИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организаци

ях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выпол

няет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу ру

ководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными струк

турными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совеща

ний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллеги

альных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

• бездокументное обслуживание руководителей (организа

ционно-техническое обеспечение, подготовка командиро

вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орга

низация работы приемной и т.п.).

Протокольная группа создается в органах местного само

управления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет сле

дующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных доку

ментов (редактирование, оформление и выпуск) руковод

ства органа местного управления, писем, справок, их согла

сование со структурными подразделениями;



• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства может носить на

звания: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствова

нию технологии делопроизводства;

• разработка нормативно-методического обеспечения дело

производства (положений, инструкций, правил, регламен

тов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

• разработка классификационных справочников (номенкла

тура дел, классификаторы, перечни документов со срока

ми хранения и др.);

• организация и проведение мероприятий по совершенство

ванию квалификации работников службы делопроизводст

ва и специалистов аппарата управления.

Экспедиция — специализированный участок, осуществляю

щий прием и отправку поступающих по почте и курьерской свя

зи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распре

деление по структурным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;

• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

• количественный учет поступающих и отправляемых до

кументов.

Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:



• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

• формирование и ведение справочно-информационного массива;

• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла

сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспек

ция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения доку

ментов и поручений.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

• подготовку обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их об

ращений;

• формирование и хранение дел с документами по обраще

ниям;

• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• организацию приема граждан по личным вопросам руко

водством организации.

Машинописное бюро (Центр подготовки документов) вы

полняет:

• перепечатку документов с черновиков;

• считку и правку текстов документов;

• учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро выполняет:

• копирование текстов;

• тиражирование текстов документов;



• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

Архив осуществляет:

• прием от структурных подразделений обработанных и под

готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

• учет, систематизацию, хранение и организацию использо

вания документов;

• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• подготовку дел к передаче на государственное хранение.[5]



ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслу

живанию управленческой деятельности. Нормативными доку

ментами за службой делопроизводства закреплены традицион

ные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических ра

ботников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалифика

ции).

Функция «совершенствование применяемых форм и мето

дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку

ментов с использованием электронной обработки текстов, элек

тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле

фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот

рены специализированные, предназначенные для выполнения но

вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалифика

ции ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме

нили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только 

нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод

ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро

изводства в аппарате управления, но и не сформулированы.

Цель и задачи реферата были достигнуты. Были определены основные цели и задачи службы делопроизводства, проанализированы функции службы делопроизводства и ее структурных подразделений.


СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 Государственная система документационного обеспечения управления. Основ

ные положения. – М., 1991, с. 66.

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE

http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/103.htm

http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/110.htm

http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/111.htm