Содержание

Введение

1. Язык и стиль служебных документов

1.1. Язык служебных документов

1.2. Стиль служебных документов

2. Лексика

2.1. Неправильное использование слов и терминов

2.2. Неуместное или неоправданное употребление иност

ранных слов

2.3. Не различение слов-паронимов

3. Орфография

4. Грамматика

4.1. Морфология

4.2. Синтаксис

Заключение

Список литературы

Введение

В современном динамичном мире значение документов трудно переоценить, т.к. документ является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.

Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации — сво

евременность принятия решений.

Большое количество документов, составлено так, как буд

то их составители никогда раньше не писали служебных пи

сем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других де

ловых документов. Составители часто неоправданно усложняют текст, увлекаются деепричастными оборотами.

Особое значение уделяется языку и стилю служебных документов. В них встречается много ошибок, например, зачастую употребляется несколько слов с одним и тем же значением, не соблюдается порядок слов в русской письменной речи, неправильно употребляется иноязычная лексика, которая нередко приводит к тавтологии. Из-за незнания элементарных правил составления деловых документов работники теряют на этом процессе значительную часть рабочего времени.


1. Язык и стиль служебных документов

1.1. Язык служебных документов
Язык служебных документов требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий", "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских.

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи".

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

1.2. Стиль служебных документов
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

На стиль служебной документации распространяются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и др.

При подготовке текста служебного документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Для содержания служебной документации характер

на тенденция к ограничению числа затрагиваемых во

просов. Рекомендуется составлять, в частности, служеб

ные письма по одному вопросу, чтобы они не содержали тематически разнородную и логически не связанную ин

формацию.

Характерной особенностью синтаксиса официального до

кумента является логичное построение предложения. По

рядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и 

соответство

вать традиционным для русского языка нормам словорас- положения.

Несмотря на то, что в русском языке относительно сво

бодный порядок слов в предложении, т. е. члены предло

жения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные прави

ла расположения слов.

Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи.

Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет исполь

зование стандартизованной терминологии.

К сожалению, составители деловой документации за

частую допускают массу ошибок. Последние можно под

разделить на следующие виды: структурные, синтаксичес

кие, морфологические, лексические, стилистические, тех

нические.
2. Лексика

Основ

ное количество ошибок в служебных письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недоста

точной грамотности отдельных адресантов

2.1. Неправильное использование слов и терминов

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значе

ние, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении — «приспособление, снижающее число оборотов валов».

Стремление придать словам большую значимость вы

ливается в «терминологическую игру», приводящую к раз

нообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, кото

рые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирова

ние», вместо «монтировать» — «производить монтаж», вместо «внедрить» — «осуществить внедрение».

В служебных письмах очень много отглагольных су

ществительных с окончанием на -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, шкомацдирование. Сложно понять смысл таких иногда употребляемых слов, как «недополучение», «недовыполнение».
2.2. Неуместное или неоправданное употребление иност

ранных слов
Часто в, деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреп

лен русский эквивалент. Например, «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен», «презен

товать» вместо «представить».

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы».

Слово «лимит» означает «предельная норма». Лими

тируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществ

ляются те или иные расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же зна

чением (конвенция — соглашение, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, осо

бенно при обработке их на машине.

Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Неправильное употребление иноязычной лексики нередко приводит к тавтологии.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседству

ют однокоренные слова: польза от использования навес

ных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях... Тав

тологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кро

ме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привле

кают к себе особое внимание.



В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:

«Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев».

«Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет».

Плеоназмом (греч. pleonasmos — излише

ство) называется частичное совпадение значения слов, об

разующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир — подарок на память), передовой авангард (авангард — те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудни

чество — совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения:«промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); «форсировать строительство ускоренными темпа

ми» (форсировать — вести ускоренными темпами); «потер

петь полное фиаско» (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма являет

ся неправильное употребление иностранной лексики.

Тем не менее можно указать не один случай, когда оцен

ка правильности (неправильности) словоупотребления тре

бует осторожности. Например, неправильно: «прейскурант цен» (прейскурант — перечень цен), однако допустимы выражения типа «прейскурант розничных цен», «прейску

рант местных цен», в рамках которых понятие цены конк

ретизируется и получает форму развернутого словосочета

ния. Неправильно: «своя автобиография» (автобиография — описание собственной жизни).
2.3. Не различение слов-паронимов
Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практи

ческую, а нередко и правовую ценность служебного пись

ма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошиб

кой, связанной с незнанием значения слова, является не 

различение слов-паронимов.



Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный; помес

тить — разместить, оплатить — заплатить и т. д.

Часто составители служебных писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «ко

мандированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». На

пример, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «ко

мандировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает пред

меты и обстоятельства, связанные с этим понятием: «ко

мандировочное удостоверение», «получить командировоч

ные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это — ошибка.

Иногда составители служебных писем путают много

значные глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (пред

ставить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллек

тиву нового сотрудника).

Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, слово, решение вопроса коллек

тиву организации). Например: «Ваш институт должен представить список сотруд

ников, желающих принять участие в конференции».



3. Орфография
Правописание имен собственных. Орфографические трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться не

сколькими общими правилами.

Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса —ов (-ев) или -ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на -ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.

Географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.

Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд — они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.



Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио — река), Сьерра-Невада (сьерра — горная цепь), Йошкар-Ола (ола — гора). Но иноязычные родо

вые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.

Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) отдельные слова — со строчной: Нидерландское королевство. Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:

Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы:

Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации.

Помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.



Наименования должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие — со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации.

Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры. Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения — условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село — при названии), д., пос.);

2) названия месяцев (янв.);

3) телеграфные сокращения (тчк);

4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.);

5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №; накл. №; расч. счет №);



6) текстовые сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);

7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; членкор.; к. т. н.; с. н. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;

8) обращение г-н (господин) и некоторые другие.



4. Грамматика

4.1. Морфология

4.1.1. Согласование определений
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная ле

бедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обыч

но стоит на первом месте.

Если определение относится к сочетанию личного име

ни и приложения типа «директор завода Иванова», опреде

ление обычно согласуется с ближайшим именем существи

тельным: «начальник цеха Петрова», «старший инженер Яковлева», «новый лаборант Серова».

Отступление от этого правила наблюдается в тех случа

ях, когда определение выражается причастием: «выступив

шая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова...», «принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева...».

4.1.2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных
Составителям служебных писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребитель

ны в официально-деловой речи. Полные формы прилага

тельных (в форме именительного падежа) в подобных тек

стах оказываются неуместными, ощущаются как разговор

ные и даже просторечные. Например:

Неправильно:

«Выводы комиссии обоснованные и справедливые»

Правильно:

«Выводы комиссии обоснованны и справедливы».


В случае употребления форм кратких имен прилагатель

ных на -ен и -енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на -енен.

Правильно:

«Окончательный результат тождественен предвари

тельным расчетам».

«Каждый член бригады ответственен за качество про

дукции».

4.1.3. Ошибки при употреблении количественных имен числительных
При употреблении количественных числительных в слу

жебных письмах, а также в телефонном разговоре, дело

вой беседе, при чтении текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числитель

ные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семью

стами семьюдесятью семью рублями» и т. д. Несклоне

ние или неполное склонение сложных и составных числи

тельных, распространенное в устной речи, является нару

шением норм официальной письменной речи.

Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. По

этому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в тек

стах, предназначенных для чтения или произнесения в офи

циальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соот

ветствующих падежных формах:

«На завод было доставлено до 777т (семисот семиде

сяти семи тонн) металлолома».

«Депутат встретился с 777 (семьюстами семьюдеся

тью семью) рабочими завода».



4.2. Синтаксис

4.2.1. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении
В текстах служебных писем встречаются ошибки, сви

детельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи.

Рассмотрим три примера:

«ОАО «Прогресс» выполнило заказ к 20 декабря».

«К 20 декабря ОАО «Прогресс» выполнило заказ».

«К 20 декабря выполнило заказ ОАО «Прогресс».

В первом предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило заказ. Во втором предложении кон

статируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем предло

жении указывается, какое ОАО (именно ОАО «Прогресс») выполнило заказ.

Так, например, из предложения «Для определения фон

да оплаты в конце года уточняются расценки за продук

цию» непонятно, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года».

По-видимому, это предложение должно быть состав

лено в следующем виде: «Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года».

4.2.2. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов

Деепричастный оборот служит средством передачи дей

ствия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через дееприча

стный оборот можно передать различные этические момен

ты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в 

письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:

«Внимательно рассмотрев представленный к утверж

дению проект, Совет директоров считает...»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформу

лировать причины, послужившие основанием для приня

тия того или иного управленческого решения. Деепричаст

ным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во вни

мание. ..», «Руководствуясь...» и т. д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не

трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выражен

ными сочетаниями слов, или сложноподчиненными пред

ложениями с обстоятельственными придаточными частя

ми, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страда

тельном, а в действительном залоге.

Неправильно:

«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты».

Правильно:

«При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».

Или:

«Изучая проблемы городского транспорта, ученые по

лучили интересные результаты».

4.2.3. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
Трудно представить письменную речь без сложноподчи

ненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побу

дившие обратиться с 

просьбой, отказ и его убедительную ар

гументацию в рамках единой конструкции, сложные предло

жения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысло

вые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснова

ние основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между от

дельными частями развернутого высказывания.

При построении сложных предложений следует учиты

вать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что, который, если, вследствие того, что, при условии, чтобы, где, как.

Придаточные предложения могут быть заменены си

нонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:

«Направляем Вам для сведения Основные положения Еди

ной государственной системы делопроизводства, одобренные Федеральным агентством...» (вместо: «которыеодобрены»).

4.2.4. Неправильное использование предлогов
Наиболее частая ошибка — неправильное использо

вание предлогов. В служебной письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в пред

ложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кад

рах; соглашение с ...» и т. д. Однако наблюдаются слу

чаи неправильного использования предлога о, что созда

ет языковые помехи. Например:

«Директор завода отметил о важности поставленной проблемы».

Правильно:

«Директор отметил важность поставленной проблемы».

«Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам».

Правильно:



«Это показывает, что мы терпимо относимся к недо

статкам».

«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем».

Правильно:

«Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем».

«Нет сомнений о том, что проводимая отделом рабо

та большая и важная». Правильно:

«Нет сомнений в том, что проводимая отделом рабо

та большая и важная».

Встречаются документы, когда составители служебных писем не различают случаев, когда речь идет об учрежде

нии, а когда о его здании. Например: «В наше предприятие приглашены на практику студенты-первокурсники» (пра

вильно : «На наше предприятие...»).

4.2.5. Неправильное согласование в падеже
Составители служебных писем часто допускают непра

вильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Неправильно:

«Согласно Вашей просьбы...» « Согласно приказа...» « Согласно решения...»

Правильно:

«Согласно Вашей просьбе...» «Согласно приказу..:» « Согласно решению...»

Слово «руководство» требует после себя не родительно

го, а творительного падежа.



Например, неправильно писать: «Руководство производственной практики осуществля

ется ведущими специалистами организации». Правильно:

«Руководство производственной практикой осуществ

ляется ведущими специалистами организации». Рассмотрим следующий пример:
«Институт ходатайствует о постоянной регистрации в г. Москве сотруднику Петрову Н.А.».

В этом случае следует употребить слово «сотрудник» в родительном падеже или использовать выражение:

«Институт ходатайствует о предоставлении посто

янной регистрации... сотрудника...».