Прием иностранных гостей
Беларусь всегда отличалась отменным гостеприимством. Даже совершенно незнакомого человека у нас могут принять так, что он просто не будет понимать, чем заслужил подобное отношение (если вообще после этого хоть что­нибудь будет понимать). А уж о «долгожданных» иностранных инвесторах или торговых партнерах, от отношений с которыми, возможно, зависит не только благосостояние, но и само существование отечественных организаций, и говорить не приходится. Их мы вообще готовы на руках носить! Особенно если учесть реалии современной жизни (мировой финансовый кризис, падение спроса на белорусскую продукцию и прочий экономический негатив). Сегодня умение расположить к себе какого-нибудь серьезного зарубежного «буратину» зачастую становится одной из важнейших составляющих коммерческого успеха.
Итак, представим, что ваш ООО «Лютик», мирному существованию которого долгое время ничто не угрожало, столкнулся с определенными финансовыми проблемами. И заметить их пришлось сразу всем его сотрудникам, которые не получили в апреле привычную премию (надбавку, бонус, зарплату «в конверте» - нужное подчеркнуть). Единственная возможность поправить дела «здесь и сейчас» - это развитие взаимовыгодных отношений с небезызвестной британской фирмой «Пофигруп лимитед».
К счастью, развитие отношений с англичанами вышло на «финишную прямую»: осталось подписать последние бумаги - и долгожданные инвестиции потекут в «лютикову» кассу широким потоком. Для проведения заключительного этапа переговоров к вам в ближайшее время должна приехать с берегов туманного Альбиона представительная делегация из четырех человек, возглавляемая самим генеральным директором «Пофигруп лимитед» Джоном Литлвиком. Эту новость шеф торжественно озвучил вам в свойственной ему несколько старомодной манере: «От вас, Ольга, теперь зависит многое, если не все. Останутся англичане довольны приемом, мы не только кризис переживем, но и очень высоко взлететь можем». А затем, отводя глаза, добавил: «Только постарайтесь организовать все так, чтобы проблем с бухгалтерией у нас не было…».
Что такое проблемы с бухгалтерией, не понаслышке знают многие сотрудники «Лютика», и, к сожалению, вы тоже, скорее всего, входите в число этих несчастных. Отсутствие или неправильное оформление самой незначительной бумажки, которую и документом-то назвать можно только с большой натяжкой, сопровождается такими «эмоциями» Мариванны («лютиковского» главного бухгалтера), что сразу хочется забыть, как выглядит родной офис, никогда больше не видеть компьютера и вообще уехать жить на какой­нибудь далекий тропический остров.
И требования у нее всегда какие­то странные: то должность возле подписи клиента не указана (а зачем мне знать, как его должность называется? Подписал бумаги - и свободен!), то печать не та или не там поставлена, то инициалы водителя в накладной ей подавай… И придиркам этим конца нет! Поэтому хорошее настроение от оказанного шефом доверия постепенно куда-то улетучивается. Учитывая количество необходимых для приема высоких гостей расходов (а значит, и оформленных документов), Мариванна успеет у вас «всю кровь выпить», пока вы бумаги в нужный ей порядок приводить будете…
А вообще, реально ли и иностранную делегацию «по высшему разряду» принять, и отношения с бухгалтерией не испортить? Попробуем разобраться…
Что такое представительские расходы
Одно из определений представительских расходов приведено в п. 3.1 ст. 16 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания, утвержденных приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 20.09.2002 № 86 (далее - Методические указания). В нем говорится, что представительскими расходами являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой).
Основанием для списания указанных расходов на издержки обращения (говоря проще, для включения их в затраты организации для целей бухгалтерского учета) является акт на проведенное мероприятие с указанием цели, даты, места его проведения, состава участников, ассортимента приобретенных и использованных продуктов и т.п., а также общей суммы использованных на эти цели средств. Кроме того, к акту должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт оплаты (получения) товарно-материальных ценностей, работ, услуг.
Здесь придется сделать «лирическое отступление» и поговорить о том, что такое первичный документ и чем он отличается от всех других документов, тысячами проходящих через ваши руки. Кстати, именно незнание данного различия чаще всего и приводит секретарей (да и большинство других, не имеющих экономического образования работников) к конфликтам с бухгалтерскими службами.
Возможно, вы будете искренне удивлены, но бухгалтеру совершенно безразлично, КАК ОФОРМЛЕН тот или иной документ. Для него все эти поля, интервалы между строчками и абзацные отступы означают приблизительно то же самое, что для вас дебет, кредит и реформация баланса, а именно - НИЧЕГО! Аналогичный вывод можно сделать и относительно большинства обязательных реквизитов документов, о которых наш журнал не устает вам рассказывать.
У бухгалтеров есть множество своих «советчиков» в работе, и главным из них является Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон о бухучете). Отступление от его положений для настоящего бухгалтера выглядит просто кощунственным (чем и объясняется столь бурная реакция вашей Мариванны на неправильно, по ее мнению, оформленные документы). А согласно ст. 9 этого документа факт совершения любой хозяйственной операции (причем неважно, покупка это нефтяного месторождения или приобретение коробки скрепок в соседнем киоске) должен быть подтвержден первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
При этом (внимание!) первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету только в том случае, когда они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Что представляют из себя эти альбомы унифицированных форм вам, в принципе, знать совсем не обязательно. Но если тот или иной документ напечатан типографским способом, то, скорее всего, те, кто потратил средства на его изготовление, сделал это как положено.
В то же время ст. 9 Закона о бухучете содержит и исключение из только что приведенного правила: форма используемых организацией первичных учетных документов может быть и не предусмотрена в вышеуказанных альбомах (забежим вперед и отметим, что документы по представительским расходам в них как раз отсутствуют), но в этом случае они должны содержать несколько обязательных реквизитов.
Вот мы и добрались до «страшной бухгалтерской тайны»: для целей учета обязательными реквизитами первичного учетного документа являются совсем не те реквизиты, которые так подробно описаны в учебниках по делопроизводству (вернее, не только они). Согласно правилам бухгалтерского учета к обязательным относятся следующие их группы:
1) наименование, номер документа, дата и место его составления;
2) содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценка в натуральных, количественных и денежных показателях;
3) должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.
И если первая и третья группы реквизитов хорошо знакомы любому секретарю, то со второй зачастую возникают проблемы. А ведь именно она является для бухгалтерии главной - на основе этих данных и ведется весь бухгалтерский учет.
В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты. Обратное неверно: какая бы хозяйственная операция ни оформлялась первичным учетным документом и какие бы системы обработки данных при этом ни использовались, исключать из него хотя бы один из перечисленных выше обязательных реквизитов запрещено.
Возвращаясь к определению представительских расходов, приведенному в Методических указаниях, отметим, что оно охватывает только один из аспектов приема и обслуживания иностранных делегаций - непосредственное проведение встреч (как отдельного мероприятия) и официальных приемов. Однако обычно программа пребывания гостей из-за границы более многообразна. В частности, в состав представительских расходов, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.05.2001 № 676 (далее - Постановление № 676), включены затраты на оплату гостиницы и питания, культурное и бытовое обслуживание, а также услуг переводчика и транспортных услуг.
Правда, с 1 июня 2006 г. нормы Постановления № 676 распространяются только на республиканские органы государственного управления и организации, финансируемые из бюджета. А все перечисленные виды представительских расходов с той же даты «перенесены» в Указ Президента Республики Беларусь от 15.06.2006 № 398 «Об утверждении норм расходов на рекламу, маркетинговые, консультационные и информационные услуги, представительские цели, подготовку кадров» (далее - Указ № 398). Кроме того, согласно этому документу в состав расходов по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц, кроме оплаты гостиницы, питания, культурного и бытового обслуживания, услуг переводчика и транспортных услуг, включена также и организация проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий и совещаний.
В то же время необходимо помнить, что положения Указа № 398 применяются только для целей определения состава затрат, учитываемых при исчислении налогов. В бухгалтерском же учете отражаются и другие виды расходов, которые организация относит на себестоимость продукции (работ, услуг), но не включает в затраты при расчете налогооблагаемой прибыли. Познакомиться с этими тонкостями, имеющими для бухгалтерии чрезвычайно важное значение, вам, возможно, придется уже в процессе подготовки и организации встречи гостей из-за границы, общаясь со своим главным бухгалтером.
Приведенный в Указе № 398 перечень представительских расходов полнее отражает реальные затраты, которые несут организации, принимающие зарубежных гостей, по сравнению с Методическими указаниями. Но и его во многих случаях не хватает, чтобы решить все возникающие проблемы. Можно ли, к примеру, включать в состав представительских расходов подарки, приобретенные для членов иностранной делегации, или стоимость алкогольных напитков, выпитых во время встреч и приемов (а законодательство Беларуси практически запрещает «официальное» потребление алкогольной продукции)? Подобных вопросов в каждой конкретной ситуации может возникнуть немало, и не на все можно найти ответы в действующих правовых актах.
Во многих случаях решить возникающие проблемы должна помочь новая редакция Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденная постановлением Министерства экономики, Министерства финансов и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.10.2008 № 210/161/151 (далее - Основные положения) и вступившая в силу с 26 января 2009 г. Согласно п. 3.13.15 данного нормативного акта допускается включение в себестоимость любых затрат на представительские цели, а также затрат по организации проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний. А поскольку состав таких затрат и цель проведения перечисленных мероприятий в Основных положениях не уточняется и отсылки на другие документы там отсутствуют, значит, они, в принципе, могут быть любыми. Главное, чтобы их отнесение на себестоимость не нарушало законодательство и они были надлежащим образом документально оформлены.
Именно на рассмотрении последнего вопроса мы и остановимся в следующем разделе.
Документальное оформление представительских расходов
Как уже упоминалось выше, законодательством Республики Беларусь не установлена форма документов, которыми должны оформляться представительские расходы. Поэтому они должны быть разработаны организацией самостоятельно, но с обязательным учетом требований ст. 9 Закона о бухучете.
Кроме того, нам понадобятся еще несколько положений данного законодательного акта. По общему правилу, установленному Законом о бухучете, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. Естественно, это относится и к документам, которыми в вашей организации будут оформляться представительские расходы. Конечно, хорошо, когда этот перечень совпадает с уже имеющимся в бухгалтерии, но, возможно, в последний придется внести дополнения, связанные именно с обязанностями по приему зарубежных гостей.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции и которые связаны с поступлением или выплатой денежных средств, должны подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Поэтому на период подготовки и проведения встречи иностранной делегации необходимо позаботиться о том, чтобы или само руководство, или лица, обладающие необходимыми полномочиями, всегда находились «в зоне доступа».
И последнее, о чем нужно помнить: любой первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. И только если это не представляется возможным по тем или иным «техническим» причинам, его разрешается оформлять непосредственно после ее совершения. Занимаясь организацией приема зарубежных гостей, возьмите себе за правило проверять все документы, связанные с представительскими расходами, сразу же после их получения, консультируясь в случае необходимости с бухгалтерскими службами. Понятно, что по горячим следам гораздо проще исправлять ошибки. А их, к сожалению, избежать очень трудно.
Для того чтобы обосновать включение тех или иных расходов в состав представительских, организации необходимо самостоятельно разработать порядок и процедуру приема иностранных делегаций и отдельных лиц. К этому вопросу нужно подходить, что называется, творчески. Если гости изза рубежа стали считать вашу организацию «своим вторым домом», т.е. прием иностранных делегаций и отдельных лиц носит у вас систематический характер, то лучше разработать и утвердить отдельное положение об учете представительских расходов организации. В нем должен быть указан порядок решения следующих вопросов:
- приема иностранных делегаций и отдельных лиц;
- назначения ответственных за подобный прием работников, в том числе специалистов организации, имеющих право участвовать в переговорах, а также должностных лиц, ответственных за разработку программы пребывания и составление сметы расходов;
- выдачи подотчетных сумм на представительские расходы (перечень, работников организации, которые могут получать средства на указанные расходы под отчет);
- расходования средств на представительские расходы;
- документального оформления представительских расходов с указанием срока представления отчетов и документов, подтверждающих фактические расходы.
В то же время если приезд гостей из-за рубежа для вашей организации - явление из ряда вон выходящее, то в качестве варианта можно предложить издание приказа (распоряжения) руководителя о приеме иностранной делегации и назначении лиц, ответственных за проведение данного мероприятия, разработку программы пребывания и составление сметы расходов.
Кроме положения об учете представительских расходов организации для обоснованного включения представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) и в состав затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо оформить еще множество других документов, связанных с приемом иностранных гостей. Перечислим наиболее важные из них:
- ходатайство юридического лица о приглашения членов иностранной делегации;
- приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия;
- программа пребывания иностранной делегации;
- смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации;
- акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.
Кроме того, в случае необходимости нужно будет подготовить программу проведения переговоров, договоры на оказание транспортных услуг и услуг по культурному и бытовому обслуживанию (если для этого привлекаются сторонние организации или индивидуальные предприниматели), услуг по переводу (со специализированной организацией или переводчиком - физическим лицом) и т.д.

Дата, день недели	Время	Мероприятие	Ответственные лица
22 июня, понедельник	12.00	Встреча в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.
	13.30	Размещение в гостинице «Европа»
	15.00	Обед в ресторане гостиницы «Европа»
	16.30	Экскурсия по г. Минску	Эшмакунова О.О.
	19.00	Официальный ужин с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П.
23 июня, вторник	9.00	Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»	Славиков С.С.
	10.00	Посещение производственных подразделений ООО «Лютик»	Славиков С.С.
	12.00	Переговоры	Петров П.П.
	14.00	Обед в ресторане «Журавинка»	Эшмакунова О.О.
	16.00	Продолжение переговоров	Петров П.П
	19.00	Концерт во Дворце Республики	Эшмакунова О.О.
24 июня, среда	9.00	Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»	Славиков С.С.
	10.00	Завершение переговоров. Подписание итоговых документов	Петров П.П
	12.00	Фуршет в офисе ООО «Лютик»	Эшмакунова О.О.
	14.00	Свободное время
	17.00	Официальный обед с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П
	19.00	Проводы в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.

Есть свои особенности при покупке товаров, выполнении работ и оказании услуг в случае, когда работники получают денежные средства под отчет посредством зачисления на свой картсчет или расходуют их с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек. Однако о них мы расскажем в другой раз.
Приведем пример предварительной сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.
СМЕТА
расходов на прием и обслуживание делегации из Великобритании
Основание: приказ о приеме иностранной делегации от 01.06.2009 № 50;
Программа пребывания иностранной делегации от 18.06.2009 № 1.
Количество членов иностранной делегации: 4.
Количество сопровождающих иностранную делегацию лиц: 3.
Время пребывания в г. Минске: с 22.06.2009 по 24.06.2009 включительно.
Цель пребывания: проведение переговоров по ___________________________________________________________________________________________________________________________________
Коммерческий директор Петров               П.П. Петров
Главный бухгалтер Ларионова                   М.И. Ларионова
Что касается отчета о приеме иностранной делегации, то он составляется ответственными за это мероприятие лицами в произвольной форме. Авансовые отчеты о полученных под отчет наличных денежных средствах на представительские расходы необходимо представить не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При использовании корпоративной карточки работник должен представить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему картчеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая сам этот день
Акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации составляется бухгалтерией в обычном порядке, а ответственные за прием иностранной делегации лица его только подписывают.
Хранение документов, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций
Как и любые другие, документы, связанные с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и в особенности - подтверждающие представительские расходы, имеют свои сроки хранения. Но если первичные учетные документы, на основании которых эти расходы были отражены в бухгалтерском учете и налогообложении, чаще всего хранятся в бухгалтерии, то организовывать хранение остальных «представительских» документов, скорее всего, придется секретарю.
В хорошо известном вам Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, есть целый раздел 6 «Внешнеэкономическая деятельность». Приведем некоторые сроки хранения документов, связанных с приемом иностранных делегаций, перечисленные в этом нормативном акте:
Конечно, в одной статье просто невозможно подробно рассказать обо всех сложностях и «подводных камнях», которые подстерегают вас при организации приема и пребывания иностранной делегации. Обещаем, что еще ни раз вернемся к поднятым в данном материале вопросам.
Однако один из них - употребление алкоголя в любых его видах во время проведения приема иностранной делегации - обойти нельзя. Вынуждены с определенным сожалением заметить, что действующее законодательство в данном вопросе не идет ни на какие компромиссы. Всем работникам организаций любых форм собственности (ну, кажется, какое вам дело, чем мы на частной фирме занимаемся?) запрещается употреблять алкогольные и спиртные напитки в рабочее время или по месту работы, в том числе и в случаях сопровождения иностранных делегаций, организации и проведения приемов и деловых встреч.
Если же этот запрет будет нарушен (даже по прямому указанию непосредственного руководителя), то действия работников должны трактоваться как грубое нарушение трудовой дисциплины, за которым должно последовать немедленное (!) отстранение их от работы, а также расторжение заключенных с ними контрактов. Не поздоровится и руководителю: за сокрытие подобных фактов нарушения подчиненными трудовой дисциплины контракт должны расторгнуть уже с ним самим.
Запрещено также возмещать расходы на алкогольные и спиртные напитки, потребленные в ходе деловых встреч. Выйти из положения можно только путем «правильного» оформления указанных операций, о котором мы расскажем как­нибудь в другой раз.

Список использованныых источников
1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. Минск « Беларусь » 1997.
2. Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 11 января 1999г. Минск Амалфея, 2000.
3. Жилищный Кодекс Республики Беларусь от 22 марта 1999г. № 248-З. Принят Палатой представителей 18 декабря 1998 года. Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года. Юридическая база «ЮСИАС».
4. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года – Мн.: Амалфея 1999. – 240с.
5. В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлов. Трудовое право, – М.: ЮНИТИ, 2002. – 463с.
6. Гражданский процесс. Общая часть: Учебник / Под общ. ред. Т. А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2000. - 592с.
7. Седугин П. И. Жилищное право. Учебник для вузов. – М.: Издательская группа ИНФРА М – НОРМА, 1999 г.
8. Трудовое право / Под ред. О.В. Смирнова, учебник, изд. 3-е, перераб. и дополненное – М.: Издательская группа «Проспект», 2000. – 447с.