Доклад Номенклатура дел понятие, реквизиты, содержательная часть
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
от 25%
договор
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине: Документоведение и делопроизводство
НА ТЕМУ: Номенклатура дел: понятие, реквизиты, содержательная часть
Новосибирск 2009
Оглавление
Введение. 3
1. Понятие номенклатуры дел. 5
1.1 Составление и оформление номенклатуры дел. 6
1.2 Реквизиты.. 11
2. Практическая часть. 13
2.1 Распоряжение. 13
2.2 Приказ. 14
2.3 Докладная записка. 15
2.4 Протокол. 16
2.5 Акт. 18
2.6 Письмо. 20
2.7 Заявление. 21
Заключение. 22
Список литературы.. 24
Приложение. 25
Введение
Актуальность. В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке[1].
Цель работы – дать определение номенклатуре дел, а также выяснить, как оформляется и составляется номенклатура дел.
Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.
Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.
Номенклатура дел предназначена для: классификации документов; порядка формирования дел в делопроизводстве; учета дел; группировки исполненных документов в дела; систематизации дел; индексации дел; фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов; использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно); использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
1. Понятие номенклатуры дел
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.
Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру[2].
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.
1.1 Составление и оформление номенклатуры дел
Формированию и удостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.
Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел[3].
К процедуре формирования номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.
Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений – на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.
Формирование номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности[4].
Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.
Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.
Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.
Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения м как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.
Формируют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов» (Приложение).
Номенклатура содержит в себе пять граф:
- первая – индекс дела;
- вторая – заголовок дела (тома, части);
- третья – количество дел (томов, частей);
- четвертая – срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;
- пятая – примечание.
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.
В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
условного обозначения (индекса) структурного подразделения;
порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.
По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.
Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).
В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
о заведении дел;
о переходящих делах;
о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;
о выделении дел к уничтожению;
о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.
При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено»). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи[5].
Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях[6].
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.
1.2 Реквизиты
Состав реквизитов документов[7].
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
20 73 88 10
│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │ │ │
│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │
51 │ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │
│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │
│ │ │13 │ │ │ │ │
22 │ │ │14 │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │18 │ │ │ │ │
18 │ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │27 │ │ │
│ │ │ │ │ │
40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
2. Практическая часть
2.1 Распоряжение
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
(ФГО УВПО СИБАГС)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
15.12.2009 №203
г. Новосибирск
О праздновании Нового года
В связи с проведением концерта
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Составить сценарий праздника
2. Назначить организационный комитет
3. Студентов, принимающих участие в организации праздника освободить от занятий 20.12.2009
4. Деканаты Государственного Муниципального Управления, юридического факультета, экономического факультета в трехдневный срок ознакомить организаторов с данным распоряжением
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя проректора по воспитательной работе Т.И. Ситникову
Ректор Подпись Е.А. Бойко
2.2 Приказ
ОАО «Алтай-Кокс»
ПРИКАЗ
10.12.2009 № 109-к
г. Заринск
По личному составу
НАЗНАЧИТЬ
1. Герасимова Игоря Андреевича на должность директора отдела маркетинга с 17 декабря с.г. с двухнедельным испытательным сроком, с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Герасимова И.А.
ПЕРЕВЕСТИ
2. Голубева Андрея Ивановича, мастера цеха №1, на постоянную работу на должность старшего мастера того же цеха с 13 декабря с.г.
Основание: докладная записка начальника цеха №1.
ОСВОБОДИТЬ
3. Комарову Нину Ивановну, старшего экономиста отдела труда и зарплаты, от занимаемой должности с 30 декабря 2009 г. в связи с уходом на пенсию.
Основание: заявление Комаровой Н.И.
Генеральный директор Подпись К.А. Васильев
2.3 Докладная записка
Отдел кадров Генеральному директору
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ОАО «Алтай-Кокс»
28.11.2009 № 17 К.А. Васильеву
г. Заринск
О замене персональных компьютеров
Довожу до вашего сведения, что в отделе в настоящее время есть три компьютера, которые необходимо заменить новыми для введения новой программы по формированию кадров.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении трех новых компьютеров.
Начальник отдела кадров Подпись Е.А. Гуршпон
2.4 Протокол
ХУДОЖЕСТВЕННАЯ ШКОЛА «АКВАРЕЛЬ»
ПРОТОКОЛ
14.11.2009 № 26
г. Заринск
Заседания собрания преподавателей-художников по вопросу проведения занятий
Председатель: Т.И. Головачева, начальник городского управления образованием
Секретарь: В.Г. Юсупова, главный специалист управления образованием
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О решение вопроса состава количества человек в группе.
Докладчик - Морозова Т.А.
2.Об итогах проведения конкурса «Красное лето».
Докладчик – Кирсанов Ю.П.
1.СЛУШАЛИ:
Морозову Т.А.
ВЫСТУПИЛИ:
Колесников С.М.- предложил сократить количество человек в группах.
РЕШИЛИ:
1.Расформировать группы не более 10 человек.
2.Разграничить детей по мастерству и подготовленности.
2.СЛУШАЛИ:
Кирсанова Ю.П.
РЕШИЛИ:
1.Третье место в конкурсе присвоить Бутаковой Анастасии шести лет за работу «Лето».
2.Второе место в конкурсе присвоить Григорян Анне восьми лет за работу «Солнце».
3.Первое место в конкурсе присвоить Кархову Федору десяти лет за композицию «Деревня».
4.Присвоить поощрительные места: Малышевой Екатерине за работу «Утро»; Сабанову Сергею за работу «Купание в реке».
Председатель Подпись Т.И. Головачева
Секретарь Подпись В.Г. Юсупова
2.5 Акт
ОАО «Алтай-Кокс» УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Подпись К.А. Васильев
16 декабря 2009 года
АКТ
16.12.2009 № 14
г. Заринск
О проведении ревизии кассы
Основание: приказ генерального директора от 07.12.2009 года № 42 «О проведении ревизии кассы».
Составлен комиссией в составе:
Председатель: финансовый директор Хован С.В.
Члены комиссии: 1. Директор отдела снабжения Елисеев Д.В.
2. Директор производственного отдела Конышев А.Л.
3. Заместитель директора отдела снабжения Семенова А.А.
16.12.2009 года комиссия провела ревизию кассы организации по состоянию на 15.12.2009 года
В результате проведенной ревизии установлено:
1. Остаток наличных денежных средств в кассе по состоянию на 15.12.2009 года согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 12 534 руб.
2. Фактический остаток наличных денежных средств в кассе составляет 12 447 руб.
Недостача денежных средств в кассе – 87 руб.
3. Недостача денежных средств в кассе образовалась по вине кассира Кукушкиной В.И.
Составлен в 3-х экз.:
1-ый экз. – в дело 52/1
2-ой экз. – генеральному директору
3-ий экз. – главному бухгалтеру
Председатель комиссии Подпись С.В. Хован
Члены комиссии: Подпись Д.В. Елисеев
Подпись А.Л. Конышев
Подпись А.А. Семенова
В дело № 52/1
16.12.2009
2.6 Письмо
Федеральное государственное Поликлиника № 14
Образовательное учреждение Заместителю главного врача
Высшего профессионального по административной части
образования Гребневу А.С.
Сибирская Академия
Государственной Службы
(ФГО УВПО СибАГС)
ул. Нижегородская, 6
г. Новосибирск, 630102
Тел.: (383)2546336
Факс.: (383)2122332
27.10. 2009 № 20
О проверке документов
Декан факультета ГМУ просит проверить подлинность медицинской справки № 57 от 21.10.2009, выданная студенту Гурову Андрею. Просим также сделать выписку с указание срока посещения Гурова Андрея лечащего врача.
Просим выше перечисленные документы по факсу не пересылать, так как они не будут иметь юридической силы.
Декан дневного отделения Подпись Ю.И. Молотков
М.Ю. Самохин
(383)2463256
2.7 Заявление
Генеральному директору
ОАО «Алтай-Кокс»
К.А. Васильеву
Шевченко Екатерины
Александровны
ул. Тополевая, 16
г. Новосибирск
паспорт 0108 123845
выдан отделением УФМС
России по Алтайскому Краю
в г. Заринске
09.12.2008
ЗАЯВЛЕНИЕ
02.12.2009
О приеме на работу
Прошу принять на работу в отдел кадров на должность заместителя начальника с 10.01.2010
Приложение: 1. копия паспорта
2. трудовая книжка
3. диплом о высшем профессиональном образовании
Подпись Е.А. Шевченко
Заключение
От того, насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.
Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы отыскать.
Список литературы
1. Альбрехт А.Б. Архивы коммерческих организаций. – М.: МЦФЭР, 2005. – 192 с.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.– 560 с.
4. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина;
Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
5. Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000. – 232 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).
7. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.
8. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 3.4.
9. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.
10.Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.
Приложение
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование
должности руководителя
организации
____________ № ________ подпись Расшифровка
подписи
на _____________ год Дата
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | |
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка
службы делопроизводства подписи
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственные за архив)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ______________ № ________ от ___________ № ________
Формат А4 (210Х297 мм)
1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003., с.112-114.
[2] Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001., с. 56-59.
[3] Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. – М.: Главархив, 1990.
[4]Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.,
с. 56-58.
[5] Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. –
Раздел 3.4.
[6] Альбрехт А.Б. Архивы коммерческих организаций. – М.: МЦФЭР, 2005., с. 23-24.
[7] ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"