БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Исторический факультет

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

Контрольная работа студента 3 курса

Научный руководитель:

К.И. Козак

Минск-2007

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ

2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

2.1 Признаки заведения дел

2.2 Основные требования к формированию дел

2.3 Основные принципы расположения документов в деле

2.4 Систематизация в делах отдельных видов документов

2.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела

2.6 Нумерация листов дела

2.7 Составление листа-заверителя дела

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ВВЕДЕНИЕ

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации?

На помощь в этом случае приходит номенклатура дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему. В этих целях их сначала группируют (формируют) в первичные комплексы - дела.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.

Чтобы избежать этого, каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.

2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

2.1 Признаки заведения дел

Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Документы формируются в дела по следующим признакам:

1. Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия", "Акты проверок кассы".

2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например: "Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)", "Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприятия".

3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия", "Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия", "Планы предприятия по труду".

4. Хронологический - формирование в деле документов за определенный период. Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год", "Штатное расписание предприятия на 2002 год".

5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются. "Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей", "Переписка по вопросам основной деятельности".

При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно:"Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве", "Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета".

При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке: "Переписка с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь о применении налогового законодательства".

6. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией:"Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)".

Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.

В организации в дело сформированы такие документы, как отчеты. Сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период?

Если при формировании документов в дела используется авторский признак (чьи отчеты?), предметно-вопросный (о чем?), хронологический (за какой период?), то сформированное дело и его заголовок позволят получить более пол­ное представление о составе и содержании этих отчетов.

Так будет выглядеть заголовок дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками:"Переписка с филиалом предприятия в г.Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов".

Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности.

2.2 Основные требования к формированию дел

При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.

1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).

2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.

Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности" - постоянно, ст. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (далее - Перечень 2001 г.), "Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам" - 5 л., ст. 16.2 Перечня 2001 г.

Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года). Например: "Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перемещение, увольнение, поощрение, премирование, длительные и зарубежные командировки)" -75 лет, ст. 16.4 Перечня 2001г., "Приказы директора о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках" -3г. после проведения налоговой проверки, ст. 16.3 Перечня 2001 г. Приказы по личному составу разных сроков хранения должны в этих целях регистрироваться в отдельных регистрационных формах, им присваиваются порядковые номера отдельно по каждой группе приказов в пределах делопроизводственного (календарного) года. При этом к их порядковым номерам добавляются буквенные обозначения: "К" - для приказов, срок хранения которых 75 лет (1 -К, 2-К) и "Л" - для приказов, срок хранения которых 3 года (1-Л, 2-Л).

В этих же целях при формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения.

С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий. В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Копии".

Это правило относится и к приказам по основной деятельности. Так, например, в канцелярии организации может формироваться дело с подлинниками приказов (их срок хранения - "постоянно" или " 10 лет"), а в структурных подразделениях номенклатурой дел предусматривается формирование дел с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии" - 3 г. ст. 16.1 Перечня 2001г.

С учетом этого требования годовые планы и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и отчетов. Например: "Годовые планы предприятия по труду" - 10 лет, ст. 123.1 Перечня 2001г., "Квартальные планы предприятия по труду" - 3 г., ст. 123.2 Перечня 2001г.

В порядке исключения допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного 15 августа 1988г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее - Перечень 1988г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов - 1 год. Например: "Проекты приказов директора предприятия по основной деятельности" — 1 г. ст. 20.

Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

5. В деле формируются документы только одного делопроиз­водственного (календарного) года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения. Например: "Журнал регистрации входящих документов", "Книга учета проверок (ревизий)", "Книга учета инструктажа по технике безопасности" и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации.

При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Примечания" делается отметка "переходящее". Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года/итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения.

Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2000 по 2001 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2000 год.

6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел. Например:

Дело №3-4. Т, 1

Переписка о защите прав потребителей

Начато 02.01.2005

Окончено 30.08.2005

Дело №3-4. Т. 2

Переписка о защите прав потребителей

Начато 01.09.2005

Окончено 31.12.2005

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).

7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.

Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.

8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который введен в действие с 1 июля 2005 г.

Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.

9. В дела должны формироваться только исполненные документы.

Для этого на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-95 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Эта отметка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные:

запись "В дело";

номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

дату.

Например:

В дело 2-3. .

Подготовлен ответ.

Исх: № 2-3/128 от 25.01.2005

Ветров

25.01.2005

В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.

При формировании документов в деле следует учитывать, что до­кументы внутри дел располагаются в определенном порядке.

2.3 Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Так, например, в деле с перепиской вначале помещается документ-запрос, а затем - документ-ответ.

Нередко в организациях данный принцип формирования дел нарушается, формируются дела с такими заголовками, как "Входящие документы" или "Исходящие документы". При этом не учитывается то, что в деле группируются и запросы, и копии исходящих ответов на эти запросы, так как все документы данного дела - по одному вопросу и одного срока хранения.

2. Хронологический. При соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

Этот принцип применяется чаще всего в том случае, если дело формируется по номинальному принципу (например, приказы, протоколы). При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения наиболее ранние документы помещаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

3. Нумерационный. Данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера.

Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе. Например:

Дело № 1-3. Т. 1

Приказы №№ 1-99 директора предприятия по основной деятельности

Начато 02.01.2005

Окончено 20.07.2005

Дело № 1-3. Т. 2

Приказы №№ 100-150 директора предприятия по основной деятельности

Начато 21.07.2002

Окончено 31.12.2002

4. Алфавитный. При использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя.

При формировании лицевых счетов в алфавитном порядке по фамилиям работников может быть заведено несколько томов этого дела. В таком случае их заголовки могут быть следующими:

Дело № 5-6. Т. 1

Лицевые счета работников с буквы "А" по букву "К"

на выдачу заработной платы

Дело № 5-6. Т. 2

Лицевые счета работников с буквы "Л" по букву "Я"

на выдачу заработной платы

Говоря о принципах систематизации документов в деле, следует учитывать, что эти принципы, как правило, комбинируются.

Например, в делах с приказами, протоколами сочетаются нумерационный и хронологический принципы; в делах с обращениями граждан - алфавитный и хронологический; в делах с перепиской - вопросно-логический и хронологический.

2.4. Систематизация в делах отдельных видов документов

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.) формируются в дела по видам и по хронологическому принципу с относящимися к ним приложениями.

Так, если приказами были утверждены инструкции, положения, правила, они формируются в деле с приказами руководителя по основной деятельности вслед за этими приказами. Протоколы заседаний располагаются в делах в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при значительном их количестве формируются в отдельные дела и систематизируются в деле по номерам протоколов заседаний. Заголовок такого дела может быть сформулирован следующим образом: "Приложения к протоколам заседания Совета директоров объединения".

Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. В этих целях номенклатурой дел в организации предусматривается формирование дела в том или ином структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Хранение документов и формирование обращений у исполнителей в различных структурных подразделениях запрещается. При этом предложения граждан по улучшению работы данной организации хранятся постоянно и, соответственно, формируются в отдельное дело. Обращения граждан по личным вопросам, срок хранения которых "5 лет ЭПК", также формируются отдельно.

Плановые и отчетные документы формируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от даты их составления или поступления. Например, план на 2002 год, составленный в 2001 году, должен быть отнесен к 2002 году, а отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, - к 2001 году.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Переписка формируется в дела за период делопроизводственного (календарного) года. В дело с перепиской помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может формироваться, например, в пределах учебного года, срока полномочий и т. д.

При формировании личных дел документы располагаются в них в следующей последовательности:

внутренняя опись документов, имеющихся в деле;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности.

При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

Личные карточки работников (форма Т-2) группируются в отдельной картотеке и систематизируются по алфавиту. После увольнения работников их личные карточки из картотеки изымаются и систематизируются в отдельном деле в алфавитном порядке по фамилиям уволенных работников. Например: "Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) с буквы "Д" по букву "Ю"". Если личные карточки формируются в дела, состоящие из нескольких томов, заголовки последних могут быть, например, следующими:

Дело № 5-6. Т. 1

Личные карточки уволенных работников (форма Т-2)

с буквы "А" по букву "Л"

Дело № 5-6. Т. 2

Личные карточки уволенных работников (форма Т-2)

с буквы "О" по букву "Ш"

При большом объеме приказов по личному составу, касающихся приема на работу, увольнения, перевода, командирования, премирования и т. п. (как правило, более двухсот по каждому виду приказов), их целесообразно формировать в самостоятельные дела. При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждой группе приказов.

Документы, явившиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников, на которых эти дела заводятся. Эти же документы образуют самостоятельные дела, если они не подлежат включению в состав личных дел в соответствии с требованиями Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2. Для этого в номенклатуру дел необходимо включить дело "Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел". Срок хранения такого дела - 3 года (ст. 492 Перечня 1988 г.).

В инструкции по делопроизводству организации должен отражаться существующий порядок формирования дел - централизованный, децентрализованный, смешанный.

При централизованном порядке дела формируются службой документационного обеспечения управления - ДОУ (в канцелярии, у секретаря руководителя организации). Такой порядок формирования дел используется в организациях с небольшим объемом документооборота. В организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота формирование дел может осуществляться в децентрализованном порядке, в пределах каждой структурной части.

Применяя смешанную систему, документы формируют как в структурных подразделениях, так и в службе ДОУ.

Следует иметь в виду, что в любом случае распорядительные документы и переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности группируются в дела в службе ДОУ. Организационно-методическое руководство и контроль за правильностью группировки документов осуществляет служба ДОУ организации (канцелярия, секретарь и др.). В работе по контролю за правильностью формирования дел в структурных подразделениях организации принимает участие заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Формирование дел в строгом соответствии с номенклатурой дел поможет заведующему архивом в последующем обеспечить прием документов в архив, их учет и составление описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с действующими требованиями.

2.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела

В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании делопроизводственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в делопроизводстве.

Оформление дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации. Для этого в номенклатуре дел в графе 5 "Примечание" могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

подшивку или переплет дел;

оформление реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса дела по номенклатуре дел, крайних дат дела, заголовков дела).

Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так как архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, — в конце подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен.

Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом, появляется возможность «соединения» нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве.

2.6 Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела, нумеруются. Листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, причем цифры не должны задевать текста документа.

Нумеруют листы дела черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), также нумеруются отдельно по каждому тому (части).

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется, как один лист. Если в деле имеются листы, сложенные и подшитые за середину, дело подлежит перешивке, и такой лист нумеруется, как один. Если к листу наклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы и др.), то они нумеруются отдельно.

Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. д.) нумеруются как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Сложенные листы (формат АЗ, А2) разворачиваются и нумеруются, в правом верхнем углу документа. Лист и наклеенный одной стороной документ к нему (чаще всего это бывает резолюция об исполнении документа) нумеруются как два самостоятельных листа.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются. В этом случае каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклады, отчеты и др.) нумеруются в общем порядке. Подшитый в дело документ с собственной нумерацией листов может сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Листы, служащие разделителями между группами документов, подшитых в деле, нумеруются, если на них имеются соответствующие отметки. Например: "Документы к 5-му вопросу повестки дня заседания Правления" и т. п.

Чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от друга, не нумеруются.

В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом, ставится новый номер листа. В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. Сведения о количестве листов в деле в прежнем листе-заверителе зачеркиваются, но этот лист-заверитель также сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок при нумерации листов допускается употребление литерных номеров. При нумерации таких дел на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв: а, б, в, г и т. д. (литерные листы 5а, 10а,10б).

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также прибавляются буквы а, б, в, и т.д. Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый номер "10", то второй из них будет иметь порядковый номер "10а".

Иногда при нумерации листов дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 25 может быть помещен лист с порядковым номером 27. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела. Например: "пропущенные номера-26". Как было сказано выше, все недочеты и исправления нумерации отмечаются в листе-заверителе дела.

2.7 Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме (приложение 1). В заверительной надписи листа-заверителя дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак + (плюс). Например, "в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней описи".

Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты.

Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается составителем. Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела.

Например:

Лист-заверитель дела № 2-3 В деле подшито и пронумеровано 150 (сто пятьдесят) листов, в том числе: литерные листы - 10а, 20а, 206; пропущенные номера - 110, 121 + 3 листа внутренней описи. Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов I 2 Лист 25 имеет физические повреждения 25 (разрыв и склейка) Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи Дата

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятель­ности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

оформление дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и об­ложка заведенного дела.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях фор­мирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Паневчик В.В.Делопроизводство. – Минск: Вышэйшая школа, 3-е изд. – 2004.

2. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Минск: ТетраСистемс, 2003.

3. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. – Минск: Книжный Дом, 2004.

4. Давыдова Э. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях //Архивы и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 – 35.

5. Давыдова Э. Оформление дел при подготовке к передаче в архив: нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела // Архивы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 – 26.

Приложение 1

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела №___________

В деле подшито и пронумеровано_________________________листов),

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы____________________________________

пропущенные номера___________________________________________

+ листов внутренней описи______________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка

подписи

Дата