Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование
В чем суть унификации и стандартизации документов?

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини­маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объ­ектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом. Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та­кие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. На­пример, в широком смысле типизация — это разработка типо­вых конструкций или технологических процессов на основе об­щих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после­дующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и разме­ров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унифи­кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов доку­ментов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой облас­ти деятельности, в том числе и в документировании. Управленче­ские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизвод­ства, способствует их оперативной обработке и исполнению, со­кращает затраты времени на работу с документами не только дело­производственного персонала, но и всех работников управленче­ского аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников. Унифицированная система документации (УСД)  — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем документации — министерства (ведомства), осуще­ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты,  министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу­дарственный комитет РФ по статистике —  за формы первичной учетной и статистической документации,  Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Тема 2. Общие правила оформления документов

1.    
Согласование  проекта документа.

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа. Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

а также ограничительные отметки для реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Согласование проекта документа подразумевает:

внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье9 .

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
Тема 3. Система организационно-правовой документации
2. Основные разделы положения о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении.

Положение о структурном подразделении имеет следующие разделы.

Общее положение – полное наименование подразделения; его подчинённость; основание создания; штат; наличие печати.

Цель и основные задачи – основные решаемые проблемы; направление деятельности.

Функции – виды работ, отражающие специфику деятельности.

Права и обязанности – перечень прав при исполнении возложенных на подразделение функций.

Ответственность – за какие действия и бездействия в работе несётся персональная ответственность.

Взаимоотношения – порядок взаимодействия с различными организациями.

Руководство – кем осуществляется руководство, его назначение и освобождение.

Организация работы.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.
Тема 4. Система распорядительной документации

2. Перечислите реквизиты распоряжения.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

В распоряжении руководителя исполнительного органа, указываются:

- эмблема организации или герб;

- наименование министерства или ведомства;

- наименование органа контроля (надзора);

- название вида документа;

- дата составления распоряжения;

- место составления;

- фамилии, имена, отчества, должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;

- наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, проверка которых проводится;

- цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;

- правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования и требования, установленные муниципальными правовыми актами;

- сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

- перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю;

- перечень документов, представление которых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;

- даты начала и окончания проведения проверки;

- подпись руководителя;

- фамилия составителя.


Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

1.     Особенности составления коммерческих писем.

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их

написания,  которые  должны  подчиняться  определенным  ограничениям.  Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят  в  том, что все письмо в идеале должно  выражать  с  одной  стороны  радушие,  но  с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают  у  читающегобчувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо.  Однако  в случае злоупотребления радушием  письмо  может  вызвать  обратный  эффект  и читающий потеряет интерес к письму.

     Тон  письма  должен  характеризоваться  вежливостью  и   точностью   -

качествами неотъемлемыми в деловой  корреспонденции.  Однако  общий  настрой может  меняться  в  зависимости  от  его  содержания.  Письма,  направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о  приеме  на  работу должны отличаться  более  официальным  и  уважительным  тоном,  чем  обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на  конверте,  приветствии  и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть  употреблены определенные общепринятые  официальные  обращения,  специфичные  для  каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует  определенные  цели  и  поэтому  должно  быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению  ее.

Переписка между людьми, общающимися в течение  определенного  времени  может иметь менее официальный тон в отличие от переписки  между  корреспондентами, впервые вступающими в контакт.  Сообщение  в  письме  должно  быть  изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

Основными частями международного делового письма являются:

Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

Ссылки и дата

Внутренний адрес

Приветствие

Основная часть письма

Заключительные фразы

Подпись

     Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма.  Она  обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение  может  указываться номер телефона факс, телекс и  телеграфный  адрес(они  могут  быть  и  внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке  требуется  указать  и определенную   дополнительную   информацию    (имена    директоров,    адрес зарегистрированного офиса,  место  регистрации,  ...).  Многие  шапки  имеют специальное место  оставленное  для  ссылок.  Также  некоторые  шапки  могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

     Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми  следуют  инициалы машинистки. Для  ссылок  можно  использовать  буквы  и  цифры,  обозначающие сектор, отдел или иное структурное  подразделение  пишущего,  номер  дела  и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется  тот  способ, который принят  в  той  стране,  куда  направляется  письмо.  Различают  три основных формата:

День, месяц, год - британский стандарт;

Месяц, день, год - американский стандарт;

Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)

Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса

Каждая фирма имеет свое определенное  название.  Частные  фирмы  могут

быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным  именем. Товарищества  с  ограниченной  ответственностью  обычно  содержат  в   своем названии имена владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют  в своем названии  сокращение  Corp,  Inc  или  Co.   Pte.  Ltd  -  сокращение, используемое  в  частными  компаниями  с  ограниченной  ответственностью  во Франции.

Почтовый адрес обычно состоит  из  номера  улицы  и  дома;  местности; названия  округа,  провинции;  почтового  кода.   В   зарубежной   переписке необходимо прибавлять и название страны  в  которую  адресовано  письмо  (на

языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его  номер проставляется вместо номера дома  и  улицы.  Когда  письмо  отправляется  на временный адрес, используют маркер до востребования.  Почтовый  адрес  также может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную  форму  и  как  правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется  обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись  может  ставиться  только  теми  лицами,  которые  это  делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные  лица компании  и  служащие,  которым  это  полномочие  было  передано.  Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под  самой  подписью. Название фирмы ставится под подписью.
Тема 6. Организация работы с документами

1.     Назначение и виды номенклатуры дел.

  Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране­ния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

•   номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено­сятся затем на обложки дел;

•   каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об­разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

•   номенклатура дел используется при построении информа­ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис­пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

•   номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав­ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

•   номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

•   охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

•   раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

•   конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

•   систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение при изучении структуры организации;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Существуют три вида номенклатур дел:

- типовая номенклатура дел - устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;

- примерная номенклатура дел - устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.