Санкт-Петербургский Государственный Университет Технологии и Дизайна

Северо-Западный институт печати
Практическая работа №2
по дисциплине

Основы управления качеством в полиграфии

«Разработка стандартов типографии в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008»
Выполнила студентка группы Т-6

Мушкова Ю.А.

Проверил Шиков А. Н.
Санкт-Петербург

2009 год

СТП Н-СМК-003-2009

                                                                                                                              Утверждаю

       Генеральный директор

ООО «Корпорация РАЙЗ»
_____________ Б.Л. Гуревич  
«        »­­­­­­­___­­­­­­­­­­_________2009г.                                                                                                      

                                                                                                                         

                                                                                                       

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Управление документацией предприятия

 

 Дата введения_______________________

Учтенный экземпляр № ______________

 
ООО «Корпорация РАЙЗ»

Санкт-Петербург

2009


СТП Н-СМК-003-2009

ПРЕДИСЛОВИЕ

         1 Разработан ООО «Корпорация РАЙЗ».

         2 Утвержден и введен в действие приказом №___ генерального директора от

         «        »_________________20     г.

         3 Введен впервые.




СТП Н-СМК-003-2009

СОДЕРЖАНИЕ

л

Введение.....................................................................................................................................................4

1 Область применения и сфера действий............................................................................................... 4

2 Нормативные ссылки.............................................................................................................................4

3 Термины и определения.........................................................................................................................4

4 Обозначения и сокращения...................................................................................................................4

5 Общие положения...............................................................................................................................4-5

6 Идентификация записей ……………………………………………………………………………5-7

7 Хранение записей ……………………………………………………………………………………..7

8 Ответственность……………………………………………………………………………………….7

Лист согласования……………………………………………………………………………………….8

Лист ознакомления с СТП Н-СМК-003-2009 (редакция 1) и изменениями к нему………………    9

Лист регистрации изменений …………………………………………………………………………10

Предприятие	Документ	№ листа	Всего листов	Изменения
ООО «Корпорация РАЙЗ»	СТП Н-СМК -003-2009	3	10	№	Дата

Введение

Настоящий стандарт разработан в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 (п.4.2.4).

1 Область применения и сфера действия

1.1 Стандарт устанавливает требования и порядок управления записями СМК.

1.2  Стандарт распространяется на все подразделения организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте использованы следующие термины:

Данные  – любые сведения, показатели, полученные в ходе деятельности организации.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

        Информация – значимые данные ( сведения, показатели, на основе которых производится оценивание результатов и состояния деятельности, осуществленной в соответствии с требованиями СМК).

Несоответствие – невыполнение требования.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации (ГОСТ Р ИСО 9000).

Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Регистрация данных – занесение данных в установленную форму с целью их учета и придания официального статуса.

Форма – документ, используемый для регистрации записей, требуемых СМК .

Примечание: форма становится отчетом после введения данных.

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса.

4 Обозначения и сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие обозначения и сокращения:

ГОСТ Р – национальный стандарт;

ИСО – международная организация по стандартизации;

СМК – система менеджмента качества;

СТП – стандарт предприятия;

НД – нормативный документ.

5 Общие положения

5.1  Созданные документы СМК устанавливают порядок выполнения работ, а также полномочия, ответственность и функции персонала и его взаимодействие. При этом ва­жен обмен информацией между сотрудниками и подразделениями, а также документиро­вание выполнения работ.

Управление документацией осуществляется в соответствии с правовыми и норма­тивными документами.

Официальным языком документов является русский язык.

Предприятие	Документ	№ листа	Всего листов	Изменения
ООО «Корпорация РАЙЗ»	СТП Н-СМК -003-2009	4	10	№	Дата

Основное требование к документации - соответствовать Политике, Целям. Планам и проходить постоянную актуализацию, а так же обеспечить сохранность и доступ к данным с целью реализации возможности анализа и статистической обработки для улучшения СМК.

Процессы по управлению документами СМК составляют жизненный цикл документа; разработка, внедрение, актуализация, хранение, изъятие и аннулирование. Документация СМК ООО «Корпорация РАЙЗ» представлена на носителях двух видов: бумажные и электронные            

5.2 Для получения достоверной информации о состоянии СМК во всех подразделениях должны фиксироваться фактические данные о качестве продукции, проведенной работе и достигнутых результатах деятельности, т.е. вестись записи о качестве.

Записи о качестве - особый вид документов, которыми необходимо управлять в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем стандарте.

          5.3 Руководители процессов при разработке процедур определяют необходимость ведения записей о результатах работы или свидетельствах выполнения работ.

5.4 Управление записями включает следующие виды деятельности:

-  идентификация данных;

-  обеспечение доступа для использования;

-  актуализация данных о качестве;

-  восстановление записей;

-  сохранение записей;

-  изъятие записей из обращения .
5.5  Записи могут осуществляться на бумажном и электронном носителе.

5.6 Записи на бумажных носителях могут вестись от руки чернилами или шариковой ручкой, либо машинным способом и должны быть разборчивы. Записи карандашом не допускаются (исключения составляет только запись об отсутствии изменений во внешней НД). В случае исправления ошибок при осуществлении записей исправление данных должно подтверждаться личной подписью лица, проводившего исправление.

5.7 Для ведения записей разработаны формы документов (бланки, журналы), которые определены в соответствующих документах СМК.

5.8 Записи на электронных носителях должны быть защищены от преднамеренного изменения или уничтожения (резервное копирование, изготовление бумажных копий и т.д.).     Способ защиты определяет руководитель подразделения.

6 Идентификация записей

 

6.1  Идентификация записей с целью обеспечения узнаваемости и прослеживаемости обеспечивается их индивидуальными отличительными признаками: обозначением, наименованием, составом подписей, датами подписания или утверждения.

Примечание - основным отличительным признаком является обозначение и наименование, обеспечиваю­щие отождествление записи с определенным подразделением организации.

6.2  Различают два вида записей:

- типовые (в соответствии с требованиями НД, утвержденные государственными организациями или вышестоящими организациями),

- разработанные и утвержденные сотрудниками организации.


Эта форма документа разрабатывается, пересматривается, отменяется и утверждается руководителем  подразделения, непосредственно работающим с документом.

6.3 Документу, содержащему записи, присваивается обозначение  начальником подразделения совместно с менеджером по качеству.

Обозначение  формируется следующим образом:

 - первые две буквы - являются индексом подразделения (например,  КО – коммерческий отдел);

-  затем идет порядковый номер документа в подразделении  - до трех знаков, (например, 001, 010, 100);

Предприятие	Документ	№ листа	Всего листов	Изменения
ООО «Корпорация РАЙЗ»	СТП Н-СМК -003-2009	5	10	№	Дата

-  затем в скобках указывается номер редакции (начиная со второго номера).

         Пример обозначения формы документа коммерческого отдела: КО-003(редакция 2).

При присвоении обозначения журналу прибавляется буква Ж к группе букв, обозначающих индекс подразделения ( например,  КО-Ж-001).

          При присвоении обозначения форме предоставления данных для анализа результативности процесса  прибавляются буквы АД к группе букв, обозначающих индекс подразделения (например,  КО-АД-001).

При присвоении обозначения реестру документов к группе букв, обозначающих индекс подразделения, прибавляется буква Р (например,  КО-Р-001).

6.4 Образцы форм с присвоенными обозначениями хранятся у руководителя  подразделения, которое использует заполняемые формы в работе.

Например, образец документа с обозначением КО-001 хранится в коммерческом отделе.

          В каждом подразделении ведется реестр форм, используемых в работе, с приложенными к нему образцами форм. Ответственность за формирование реестра и его актуальность несет руководитель подразделения.

         На образце формы ставится штамп «Образец», гриф «Утверждаю», подпись руководителя подразделения с расшифровкой подписи, дата утверждения (введения в действие).

         При отмене формы на образце ставится штамп «Отмена», подпись руководителя подразделения с расшифровкой, дата отмены.

          При пересмотре формы первоначальная редакция формы отменяется, а в обозначении формы, разработанной взамен, изменяется номер редакции.

          Учтенные копии форм раздаются заинтересованным должностным лицам руководителем подразделения. Выдача учтенных копий форм  фиксируется на оборотной стороне образца формы с указанием номера учтенной копии, даты выдачи, подписи лица, получившего копию, с расшифровкой.

6.5 Идентификационные записи

6.5.1 К таким записям относятся:

          -обозначение, присваиваемое заполняемым формам;

          -обозначение, присваиваемое внутренним документам СМК;

 -штампы и надписи, идентифицирующие статус документа (например, «Контрольный экземпляр);

 - сведения о наличии изменений во внешних и внутренних документах СМК;

           - этикетки, наносимые на  поверенные средства измерений и аттестованное испытательное оборудование, идентифицирующие статус оборудования;

 6.5.2  Присвоение обозначений  формам записей, разработанным в организации, производится менеджером по качеству в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009.

 6.5.3 Сведения о наличии (внесении) изменений во внешний нормативный документ наносятся вручную шариковой ручкой на титульный лист контрольного экземпляра документа, а также на учтенные экземпляры документов.

          Исключение из общего правила составляет только нанесение надписи «б/и» (без изменений), которая наносится карандашом только на контрольный экземпляр внешнего нормативного документа. При вводе в действие изменения к документу, надпись «б/и» стирается, и уже чернилами наносится отметка об изменении, как на контрольный, так и на учтенный экземпляр документа. Проверка экземпляра нормативного документа на наличие изменений и действие производится менеджером по качеству на основании ежегодного указателя стандартов и информационных указателей стандартов, выходящих ежемесячно.

Сведения о наличии изменений во внутренний документ СМК вносятся в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009.

Предприятие	Документ	№ листа	Всего листов	Изменения
ООО «Корпорация РАЙЗ»	СТП Н-СМК -003-2009	6	10	№	Дата

6.5.4 Этикетки, идентифицирующие статус оборудования, наносятся на единицу оборудования на бумажном носителе  машинным способом, но только в том случае, когда при поверке/аттестации выдается свидетельство или аттестат. Если поверенное средство измерения (или аттестованное измерительное оборудование) подлежит клеймению, то тогда этикетка не наносится. В этикетке отражена следующая информация:

-  наименование средства измерения или измерительного оборудования;

-  заводской или инвентарный номер;

-  основные технические характеристики (при необходимости);

-  номер свидетельства о поверке (аттестата);

-  дата выдачи и срок действия документа;

-  дата следующей поверки/аттестации.
7  Хранение записей
7.1  Хранение записей осуществляется в подразделениях организации в соответствии с выполняемым видом деятельности.

7.2.        Срок хранения записей устанавливают разработчики. При отсутствии указанных сроков хранения записи хранятся не менее трех лет.

7.3 Ответственность за сохранность записей несут руководители подразделения- исполнителя.

После окончания срока хранения  они изымаются и уничтожаются.

7.4 Контроль за изъятием и уничтожением записей осуществляют руководители подразделений, отвечающие за их ведение.
8 Ответственность
8.1 Координацию и контроль выполнения работ по ведению записей в целом по организации осуществляет менеджер по качеству (контроль – при проведении внутреннего аудита).

8.2  Ответственность за организацию, выполнение работ и осуществлению контроля по управлению записями в подразделениях несут руководители подразделений.

Предприятие	Документ	№ листа	Всего листов	Изменения
ООО «Корпорация РАЙЗ»	СТП Н-СМК -003-2009	7	10	№	Дата

Лист согласования
Разработчик:

Менеджер по качеству  _______________ 
                                                                                                                  

Согласовано:
Заместитель генерального директора по НПР   _____________  
Зам. генерального директора  ______________ 
Главный инженер  ______________ 
Начальник производства  _______________ 
Начальник ОТК  _______________ 
Начальник коммерческого отдела  ________________

Предприятие	Документ	№ листа	Всего листов	Изменения
ООО «Корпорация РАЙЗ»	СТП Н-СМК -003-2009	8	10	№	Дата

                                                                        наименование структурного подразделения

ФИО, должность	СТП __________________		Изв.об изм. № __ Дата введения «       »_________20    г.		Изв.об изм. № __ Дата введения «       »_________20    г.
	дата	подпись
			дата	подпись	дата	подпись

Предприятие	Документ	№ листа	Всего листов	Изменения
ООО «Корпорация РАЙЗ»	СТП Н-СМК -003-2009	9	10	№	Дата

Лист регистрации изменений______________________________

                                                                               обозначение документа СМК

Номер изм. и  дата введения	Номера листов				Всего листов в документе	Название и номер распорядительного документа	Подпись лица, разославшего документ	Дата рассылки документа
	изме-ненных	замененных	новых	анну-лированнных
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Предприятие	Документ	№ листа	Всего листов	Изменения
ООО «Корпорация РАЙЗ»	СТП Н-СМК -003-2009	10	10	№	Дата