Adminisitraci?n De Personal Essay, Research Paper

Definici?n de Valuaci?n de Puestos

El desarrollo de una estructura organizacional da como resultado puestos que tienen que ser cubiertos. La valuaci?n de puestos es el procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas (en t?rminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlos. Proporciona datos sobre los requerimientos de puestos que m?s tarde se utilizar?n para desarrollar las descripciones de puestos (lo que implica el puesto) y las especificaciones del puesto (el tipo de persona que se debe contratar para ocuparlo).

Como supervisor o especialista de personal, este por lo general tratar? de extraer del an?lisis de puesto uno o m?s de los siguientes tipos de informaci?n:

 Actividades del Puesto: por lo com?n primero se obtiene la informaci?n sobre las actividades realmente de trabajo desempe?adas tales como limpieza, cortar, codificar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indica tambi?n c?mo, por qu? y cuando un trabajador desempe?a cada actividad.

 Comportamiento Humano: Tambi?n es posible reunir informaci?n sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicaci?n, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye informaci?n referente a las exigencias personales del puesto en t?rminos de gasto de energ?a, caminar largas distancias y otros.

 M?quinas, Herramientas, Equipo y Auxiliares utilizados en el trabajo: Aqu? se incluye la informaci?n sobre los productos fabricados, los materiales procesados, el conocimiento que se maneja o se aplica (como f?sica o derecho) y los servicios proporcionados (como asesor?as o reparaciones).

 Criterios del Desempe?o: Tambi?n se re?ne informaci?n con respecto a los criterios de desempe?o (por ejemplo, en t?rminos de cantidad, calidad, o tiempo dedicado a cada aspecto del trabajo), por medio de los cuales se evaluar? al empleo de ese puesto.

 Contexto del Puesto: Este punto comprende la informaci?n referente a cuestiones como condiciones f?sicas y horario de trabajo y el contexto social y organizacional, por ejemplo, la gente con la que el empleado deber? interactuar habitualmente. Tambi?n puede incluirse aqu? informaci?n sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.

 Requerimientos Humanos: Finalmente, es usual reunir informaci?n con respecto a los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educaci?n, capacitaci?n, experiencia laboral, etc.), as? como los atributos personales (aptitudes, caracter?sticas f?sicas, personalidad, intereses, etc.) que se requieren.

Usos de la Informaci?n de la Valuaci?n de Puestos

La informaci?n generada por la valuaci?n de puestos se utiliza como base de diversas actividades interrelacionadas de la administraci?n de personal:

 Reclutamiento y Selecci?n

La valuaci?n de puestos proporciona informaci?n sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempe?ar esas actividades. Esta descripci?n de puestos y la informaci?n de la especificaci?n del puesto son la base sobre la que se decide qu? tipo de personas se reclutan y contratan.

 Compensaciones

Tambi?n es necesaria una clara compresi?n de lo que cada empleo representa para estimar su valor y la compensaci?n apropiada para cada uno. Esto se debe a que la compensaci?n (salarios y bonos) est? vinculada generalmente con la capacidad requerida, el nivel de educaci?n, los riesgos de seguridad y otros (factores que se identifican con la valuaci?n de puestos).

 Evaluaci?n de Desempe?o

Este consiste en comparar el desempe?o real de cada empleado con el rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante la valuaci?n de puestos que los ingenieros industriales y otros expertos determinan los criterios que se deben alcanzar y las actividades espec?ficas que hay que realizar.

 Capacitaci?n

Se utilizar? la informaci?n del an?lisis del puesto para dise?ar los programas de capacitaci?n y desarrollo. El an?lisis y las descripciones del puesto resultantes muestran el tipo de habilidades –y por tanto de capacitaci?n- que se requieren.

Pasos en la Valuaci?n de Puestos

Los seis pasos para realizar una valuaci?n de puestos son:

1. Determine el uso de la informaci?n del an?lisis de puesto. Empiece por identificar el uso que dar? a la informaci?n, ya que eso determinar? el tipo de datos que re?na y la t?cnica que utilice para hacerlo.

2. Re?na la informaci?n previa. A continuaci?n, es necesario revisar la informaci?n previa disponible, como organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puestos.

3. Selecciones posiciones representativas para analizarlas. Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y toma demasiado tiempo el an?lisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los trabajadores del mundo.

4. Re?na informaci?n de la valuaci?n de puestos. El siguiente paso es analizar realmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos (como las capacidades necesarias para poder desempe?ar un trabajo).

5. Revise la informaci?n con los participantes. La valuaci?n de puestos ofrece informaci?n sobre la naturaleza y funciones del puesto. Esta informaci?n debe ser verificada con el trabajador que lo desempe?a y su supervisor inmediato. El verificar la informaci?n ayudar? a determinar si es correcta, si est? completa y si es f?cil de entender para todos los involucrados. Esta “revisi?n” ayuda a obtener la aceptaci?n del ocupante del puesto de los datos del an?lisis que se obtuvieron, para as? poder modificar la descripci?n de sus actividades.

6. Se elabora una descripci?n y especificaci?n del puesto. Esta ser? una relaci?n por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, as? como de sus caracter?sticas importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad.

M?todos para Reunir Informaci?n sobre la Valuaci?n de Puestos

Una vez que se ha reunida la informaci?n previa ya que ha sido identificado ?l puesto que se analizar?, el siguiente paso es obtener la informaci?n sobre los deberes, responsabilidades y actividades del puesto. Existen varias t?cnicas que se pueden utilizar para la compilaci?n de datos. Entre estas est?n:

La Entrevista

Existen tres tipos de entrevistas que se pueden utilizar para obtener datos para la valuaci?n de puestos: individuales con cada empleado, colectivas con grupos de empleados que desempe?an el mismo trabajo y entrevistas con uno o m?s supervisores que tengan el conocimiento a fondo del puesto que se est? analizando. La grupal se emplea cuando un gran n?mero de personas realiza un trabajo similar o id?ntico, ya que de esta manera se obtienen r?pidamente y a bajo costo datos sobre el puesto. Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesi?n de grupo; si no es as?, es necesario entrevistar a supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y responsabilidades de puesto.

La entrevista es tal vez el m?todo m?s ampliamente utilizado para determinar los deberes y responsabilidades de un puesto; su generalizado refleja sus muchas ventajas. Adem?s, entrevistar al trabajador permite la persona detectar actividades y comportamientos que de otra forma podr?an no salir a la luz. El problema principal de esta t?cnica es la deformaci?n de la informaci?n, ya sea debido a una falsificaci?n directa o a un malentendido involuntario.

Las preguntas m?s utilizadas en una entrevistas son muy utilizadas. De las m?s frecuentes son:

?Qu? puesto ocupa?

?Cu?les son los principales deberes de su puesto? ?Qu? hace exactamente el ocupante del puesto?

?Cu?les son las responsabilidades y deberes del puesto?

?Cu?les son las condiciones de higiene y seguridad?

Cuestionarios

Pedir a los empleados que respondan cuestionarios en los que describan los deberes y responsabilidades relacionadas con su empleo.

Lo que hay que decidir en este caso es qu? tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir. En un extremo, algunos cuestionarios son listados de verificaci?n muy estructuradas. Cada empleado recibe un inventario de quiz?s cientos de tareas o deberes espec?ficos (como “cambiar y cortar cable”) y se le pide que marque si desempe?a o no esa labor y, si es as?, cu?nto tiempo le toma. Por otro lado, el cuestionario puede ser abierto y s?lo pedir el empleado que “describa las actividades principales de su puesto”, as? como las preguntas estructuradas (referentes, por ejemplo, a la experiencia previa requerida).

Ya sea estructurado o no estructurado, cualquier cuestionario tiene ventajas y desventajas. Un cuestionario es, primero, una forma eficaz y r?pida de obtener informaci?n de un gran n?mero de empleados; es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados. Por otra parte, el desarrollo y prueba del cuestionario (tal vez para asegurarse de que los trabajadores entienden las preguntas) puede ser un proceso costoso y tardado.

Observaci?n

La observaci?n directa es especialmente ?til en los trabajos que consisten principalmente en actividad f?sica observable. Ejemplos de estas ocupaciones son los del empleado de limpieza, de l?nea de ensamble y de contabilidad. Por otra parte, la observaci?n a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental dif?cil de evaluar (abogados, ingenieros de dise?o) o si con frecuencia se espera que el empleado participe en actividades importantes que podr?an ocurrir s?lo ocasionalmente, como una enfermera que maneja emergencias.

La observaci?n se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores. (El ciclo es el tiempo que la lleva realizar el trabajo; puede ser un minuto para un empleado de l?nea de ensamble o una hora, un d?a o m?s para trabajos complejos.)

Diario o Bit?cora del Participante

Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario de cosas que hacen durante el d?a. El trabajador debe anotar cada actividad que realice (as? como el tiempo) en la bit?cora. Esto puede ofrecer una imagen muy amplia del puesto, especialmente cuando se complementa con entrevistas posteriores con el trabajador y su supervisor. El empleado, por supuesto, puede tratar de exagerar algunas actividades y minimizar otras. Sin embargo, la naturaleza detallada y cronol?gica de la bit?cora tiende a compensarlo.

Cuestionario de An?lisis de Posici?n

Este es un cuestionario muy estructurado para la valuaci?n de puestos. Un analista de puestos llena el CAP –es decir, una persona que debe estar familiarizada con el empleo en particular por analizar. El CAP contiene 194 elementos. Cada uno de estos 194 elementos representa un elemento b?sico que podr?a o no desempe?ar un papel importante en el puesto. El analista de puestos decide si el elemento es importante o no para esa posici?n y en que medida. La ventaja de este m?todo es que ofrece una calificaci?n cuantitativa o da un perfil de cualquier empleo de la forma en que se califica un empleo.

Ahora bien, la obtenci?n de datos para el an?lisis del puesto requiere por lo general de un especialista en recursos humanos, el ocupante del puesto y su supervisor. El especialista (como el gerente de recursos humanos, un analista de puestos o un consultor) podr?a tener que observar y analizar el trabajo que se realiza y despu?s de preparar una descripci?n y especificaci?n del puesto. El supervisor y empleado participar?n tambi?n, quiz?s llenando cuestionarios en los que se listen las actividades del subordinado. Tanto el supervisor como el trabajador podr?an revisar y verificar las conclusiones del an?lisis del puesto con respecto a sus actividades y deberes. Por tanto, el an?lisis del puesto suele implicar un esfuerzo com?n entre el especialista, el supervisor y el trabajador.

Descripciones de Puestos

Una descripci?n de puestos es una relaci?n por escrito de qu? hace el trabajador, c?mo lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo. Esta informaci?n se utiliza a su vez para redactar una especificaci?n del puesto. En ?sta, se listan conocimientos, habilidades y aptitudes requeridas para desempe?ar el trabajo satisfactoriamente.

Aunque no existe un formato normalizado para redactar descripciones de puestos, la mayor?a contienen secciones acerca de:

1. Identificaci?n del puesto

2. Resumen del puesto

3. Relaciones, responsabilidades y deberes

4. Autoridad

5. Criterios de desempe?o

6. Condiciones de trabajo

7. Especificaciones del puesto

Resumen del Puesto

El resumen del puesto debe describir la naturaleza general del puesto listando s?lo sus funciones o actividades principales. Por tanto, el supervisor de procesamiento de datos “dirige la operaci?n de todo el procesamiento de datos as? como el control y los requerimientos de preparaci?n de los mismos. Desempe?a otras asignaciones cuando se requiere”.

Aqu? se deber? incluir las siguientes informaciones:

 Mostrar las interacciones entre empleados con personas fuera y dentro de la organizaci?n.

 Lista detallada de las responsabilidades y deberes reales del puesto.

 Definir los l?mites de autoridad del trabajador, incluyendo sus limitaciones en las tomas de decisiones.

 Indicar lo que se espera del empleado seg?n las responsabilidades y deberes del puesto de trabajo.

 Lista de condiciones de trabajo especiales a las que esta sujeta el puesto de trabajo. Ej. Nivel de Ruido, Calor, Condiciones Peligrosas, etc.

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