2.   Организация бухгалтерского учета в условиях автоматизированной обработки информации
Современный бухгалтер занимает одно из ведущих мест в управлении предприятием. Он занимается не только ведением бухгалтерских счетов, но и осуществляет большую работу, включающую планирование, контроль, оценку, обзор деятель­ности, проводит аудит и разработку управленческих решений относительно хозяйственной деятельности предприятия.

   Необходимым условием совершенствования управления является коренная реконструкция его технической и инфор­мационной базы на базе автоматизированной системы учета с использованием автоматизированных рабочих мест бухгал­тера (АРМБ). Одной из важнейших задач является дальнейшее развитие и совершенствование информационных систем предприятий с использованием современных методов управления и технических средств.

В настоящее время на предприятии применяется автоматизи­рованная система учета на базе современных средств вычис­лительной техники, которая позволяет обеспечить:

q       выполнение контрольных и аудиторских задач с целью получения необходимой информации об имеющихся отклоне­ниях;

q       получение полное и своевременное удовлетворение информацион­ных потребностей пользователей;

q       автоматизированным путем готовых компью­терных управленческих решений;

q       анализ и прогнозирование хозяйственно-финансовой де­ятельности предприятия.

Применение вычислительных машин на предприятии при­вело к радикальным изменениям в организационной структу­ре и процессе принятия решений руководством. Многие виды работ на уровне среднего руководства были объединены или вообще исключены. Модели принятия решений претерпевали изменения обычно в направлении централизации. Примене­ние вычислительных машин дало большой эффект в приня­тии однообразных и типовых управленческих решений на ос­нове уже имеющейся информации учета, но не повлияло на такие области принятия решения в управлении, как опреде­ление задачи, установление цели, внедрение решений и оцен­ка результатов, которые требуют от руководства большой творческой работы.

В результате вычислительные машины освободили руко­водителей среднего уровня от принятия однообразных реше­ний и ведения бумажной работы и таким образом дали им возможность сосредоточиться на творческих задачах. Вычис­лительные машины привели к централизации организацион­ной структуры и процесса принятия решения.

 Распределенная система обработки данных позволяет ру­ководителям высшего звена своевременно контролировать де­ятельность подразделений, а руководителям подразделений — оперативно подводить итоги работы и вовремя принимать необходимые меры.

В общесистемном плане методологические аспекты авто­матизированного бухгалтерского учета затрагивают следую­щие вопросы:

q       машинное формирование первичной учетной информа­ции — документов и носителей;

q       машинное ведение аналитического и синтетического учетов;

q       машинное ведение сводного учета, составление перио­дической и годовой отчетностей;

q       машинную реализацию информационно-справочного обеспечения, контрольно-аналитических функций бухгалтер­ского аппарата;

q       машинное формирование управленческих решений;

q       машинную реализацию передачи итоговой информации системы автоматизированного бухгалтерского учета для сис­темного использования в управлении, т.е. информационного обеспечения управления данными о результатах хозяйствен­ной деятельности предприятия, организации, возникающими в сфере бухгалтерского учета.

К основным методологическим принципам автоматизации бухгалтерского учета на базе АРМ бухгалтера (АРМБ), при­званным обеспечить единство приемов (способов) разработки и функционирование ее как единой системы, необходимо отнести:

q       децентрализованную организационную форму эксплуа­тации средств автоматизации в местах возникновения учет­ной информации, непосредственно в бухгалтериях и других службах, где возникает и используется первичная учетная ин­формация о хозяйственных операциях, подлежащих отраже­нию в бухгалтерском учете;

q       использование функционального содержания автомати­зированной формы бухгалтерского учета, директивных указа­ний по вопросам его организации и методологии, обеспечи­вающих единую методологическую основу его ведения;

q       автоматизацию составления документов первичного учета на бумажном и машинных носителях на участках и службах с массовым характером возникновения хозяйствен­ных операций и передачу этих данных бухгалтеру соответст­вующего участка учета для автоматизированного ввода и от­ражения данных в бухгалтерском учете;

q       эксплуатацию средств автоматизации обработки учет­ной информации — ПЭВМ должны использовать непосред­ственно учетные работники в условиях функционирования АРМБ;

q       организационную структуру внутримашинного инфор­мационного фонда задач бухгалтерского учета, адекватную структуре внешнего документного хранения данных бухгал­терского учета в учетных регистрах в виде машинных инфор­мационных таблиц, отражающих наборы машинных первич­ных документов, наборы машинных документов-регистров бухгалтерского учета;

q       формирование управленческой, учетной, контрольной и аудиторской информации в запросном режиме в доступном и удобном виде;

q       создание автоматизированных рабочих мест бухгалтера с полностью автоматизированной системой расчетов и ото­бражением информации с предложениями о принятии управ­ленческих решений;

q       создание информационного языка показателей учета, контроля и аудита для автоматизированного формирования запросной информации;

q       формирование диагноза и ближайших целей, выработку путей достижения целей без учета резервов и с учетом резер­вов предприятия.

    Концепция децентрализованной обработки учетной ин­формации нашла отражение в широком и массовом создании АРМБ различных категорий.

 Основная концепция построения АРМБ заключается в де­централизованной автоматизированной обработке информа­ции на рабочих местах учетного работника, создании персо­нальных баз данных, знаний, целей, локальных, глобальных сетей на базе персональных ЭВМ.

Безбумажная технология функционирования позволяет ис­пользовать АРМБ для решения оперативных вопросов в ре­альном масштабе времени.

АРМБ является структурной составляющей автоматизиро­ванных систем управления, персональным средством для пла­нирования, управления, учета, контроля, обработки данных, подготовки и принятия решений.

Принцип модульности допускает сопряжение АРМБ с дру­гими элементами системы, а также встраивание в действую­щие системы с минимальными затратами и без прерывания функционирования последней.

АРМБ — элемент системы автоматизации бухгалтерского учета, все обеспечивающие подсистемы которой согласованы между собой.

С учетом эргономических требований создаются АРМБ, которые обеспечивают комфортные условия труда.

На предприятии разрабатываются три категории АРМБ в соответствии с основными функциями учетных работников и использованием персональных ЭВМ с соответствующими тех­ническими характеристиками.

При автоматизированном решении учетных задач управ­ленческий персонал выполняет в основном работы, связанные непосредственно с осуществлением методологических, конт­рольных и аналитических функций, составлением в установ­ленном порядке бухгалтерской отчетности, а также со сбо­ром, регистрацией, подготовкой на машинном носителе пер­вичной информации с использованием ПЭВМ, передачей системе обработки данных информации на машинном но­сителе.

При этом соответствующие управленческие службы (бухгалтерия, цехи, отделы) несут полную ответственность за пе­редачу соответствующей информации, подготовленной в виде документов или машинных носителей, а бухгалтерия, помимо этого, несет общую ответственность за организацию и веде­ние бухгалтерского учета на предприятии.     В процессе автоматизированного решения учетных, контрольных и аналитических задач взаимодействие между бухгалтерией, цехами, отделами и системой обработки данных осуществляется следующим образом.

С использованием информационной системы соответству­ющие работники учета, участвующие в автоматизированном решении комплекса учета и в автоматизированном решении комплекса задач, выписывают первичные документы на ПЭВМ и по определенной цепочке заполняют данные. Од­новременно с выпиской первичных документов на ПЭВМ производится перенос информации на машинный носитель. В соответствии с установленным на предприятии регламентным  режимом работники учета передают системе обработки данных информацию, подлежащую обработке на машинном носителе, и дополнительные данные для контроля правильности  информации на машинном носителе.

 Система обработки данных по мере получения информации на машинных носителях производит ее соответствующую  обработку, которая включает создание и контроль информационных данных на ЭВМ большей мощности. В процессе контроля выдаются диагностические сведения об обнаружен­ных ошибках. Отконтроллированные данные загружаются в информационную базу, после чего используются для решения учетных, аналитических, контрольных и аудиторских задач.

Реальные учетный, контрольный и аналитический процессы распределены по рабочим местам на территории предприятия и осуществляются в конкретных организационно-техни­ческих условиях. Поэтому важным является анализ структуры рабочих мест как основы последующего формирования структуры АРМ. В результате анализа организация учетного контрольного и аналитического процессов представляется в виде некоторой схемы рабочих мест, отражающей их взаимодейст­вие при осуществлении реализации учетных, контрольных и аналитических функций. В эту схему должны входить рабо­чие места работников, функциональные обязанности которых в какой-либо мере связаны с видами учета, контроля и ана­лиза. К ним относятся не только лица, осуществляющие до­кументирование, систематизацию, обобщение данных, конт­рольные или аналитические функции, по также и технический персонал.

Эти места должны рассматриваться в качестве потенци­альных для организации АРМБ. Несмотря на то, что значи­тельная часть названного персонала организационно не свя­зана с бухгалтерией, она обязана выполнять все указания главного бухгалтера предприятия по организации и ведении учета.

Поэтому организационная подчиненность не является фак­тором, ограничивающим состав мест, где могут быть уста­новлены АРМБ, которые в той или иной мере обеспечивают автоматизацию учета, контроля и анализа.

На рабочих местах бухгалтерских работников весь комп­лекс работ связан с ведением учета, контроля и анализа, в то время, как для остального персонала функции, связанные с бухгалтерским учетом, не являются основными и занимают лишь часть их времени. Очевидно, что организация АРМБ для такой категории персонала целесообразна лишь при ус­ловии использования АРМБ и для выполнения их основных функций. В частности автоматизация рабочих мест работни­ков структурных, подразделений, осуществляющих документи­рование хозяйственных операций, в большинстве случаев це­лесообразна лишь при условии комплексной автоматизации всех учетных, контрольных и аналитических функций.

Распределенная система обработки данных в условиях функционирования АРМ бухгалтера строится по функцио­нальным признакам АРМБ с выделением следующих трех уровней управления:

q       высшего (АРМ бухгалтера III категории) — управления на уровне предприятия;

q       среднего (АРМ бухгалтера II категории) — управления на уровне участков учета;

q       низшего (АРМ бухгалтера I категории) — непосредст­венного управления деятельностью цеха, участка, бригады, склада, кладовой, отдела и т.д.

На схеме 1 представлено распределение АРМБ по уров­ням управления.                                     

Три уровня системы управления охватывают всю совокуп­ность проблем по учету, контролю, аудиту и анализу хозяйственной деятельности.