ФИЛИАЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО

УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ КАЗАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ИМ. В.И. УЛЬЯНОВА-ЛЕНИНА В Г. НАБЕРЕЖНЫЕ ЧЕЛНЫ
Экономический факультет
Контрольная работа по предмету: «Управление продажами»

 на тему: «Организационная структура отдела продаж»
                                     

Выполнил: студент 3 курса

заочного отделения гр. 20731

Багманова А. Р.

Научный руководитель:

Бондаренко А.Н.
2010 год

Содержание

Введение………………………………….…………………………………………………….3

Глава 1. Особенности структуры отдела продаж……………………………….5

Глава 2. Виды организационных структур отдела продаж…………………...10

Список использованной литературы…………………………………………...15

Введение

Что же такое организационная структура отдела продаж? Совокупность некоторых подразделений выполняющих определенные бизнес функции? Иерархия подразделений отражающая уровни ответственности и подчиненности?

Структура отдела продаж является прямым отражением стратегии бизнеса абсолютно любой компании. Структура отдела продаж является непосредственным инструментом достижения стратегических целей любого бизнеса. Даже в случае отсутствия формализованной стратегии и стратегических целей (что, как не удивительно, встречается достаточно часто и сейчас) по структуре отдела продаж можно сделать определенные выводы о бизнесе компании и понять куда и каким образом направлен вектор расширения ее бизнеса.

Трудно переоценить важность этапа формирования организационной структуры отдела продаж. На мой взгляд этот этап является основополагающим базисом последующей деятельности компании и фундаментом ее успеха на рынке.

Очевидно, что любой бизнес создается с целью получения прибыли посредством продажи товаров и услуг. Некоторые компании в том или ином виде имеют производственную составляющую, некоторые нет, но в конечном итоге и те и другие реализуют товары и услуги на открытом рынке в условиях жесткой конкуренции. Важность подразделений отвечаюших за продажи безусловна. Не умаляя значимость других бизнес функций я часто называю подразделения отвечающие за продажи и маркетинг – элитой бизнеса.

Целью данной контрольной работы является получение ответов на следующие вопросы:

Зачем нужна организационная структура отдела продаж?


Что влияет на ее характеристики?


Какие виды организационных структур существуют?


Как проводить тестирование и закрепление организационной структуры?


Как осуществлять изменения в организационной структуре?

Как писал в одной из своих книг гуру современного менеджмента П.Друкер, «хорошая организационная структура сама по себе не принесет успеха... но плохая организационная структура делает успех невозможным независимо от того, насколько хороши отдельные менеджеры».
Глава 1. Особенности структуры отдела продаж

Первый и наиболее важный вопрос, ответ на который нам необходимо получить: «Будем ли мы продавать самостоятельно или через партнерский канал? Возможно мы захотим использовать и то и другое?» И тот и другой подход к организации продаж имеет свои плюсы и минусы. Выбор канала продаж сильно зависит от товара или услуги, которые мы продвигаем. Он также зависит от того являемся ли мы вендором, разработчиком и производителем товара или улуги. Конечно существует и целый ряд других важных ограничивающих нас в выборе нюансов. Давайте отойдем немножко в сторону от этих ограничителей и посмотрим на основные достоинства и не достатки прямого канала продаж и продаж через партнеров.

К очевидным достоинствам партнерского канала я бы в первую очередь отнес скорость выхода на рынок, широту географического покрытия рынка, возможность фокуса на региональной и отраслевой специфике. Далеко не каждая даже успешная компания используящая прямые продажи в состоянии сформировать свою собственную региональную сеть, развивать и поддерживать ее и фокусироваться на нескольких отраслях предлагая уникальные решения. Да и нужно ли это? Цена вопроса достаточно высока. Однозначного ответа нет. Он зависит от конкретной ситуации и конкрентного бизнеса. Однако реализуя стратегию географического роста, региональной экспансии и фокуса на нескольких отраслях партнерский канал вероятно оптимальное решение, по крайне мере, на первом этапе.  Конечно не все так идеально и у партнерского канала есть свои недостатки. Для успешного развития партнерского канала необходимо решить 2 основные задачи – исключить ценовую конкуренцию между партнерами, которая неизбежно ведет к демпингу на рынке и избежать конфликтов в борьбе за потенциальных клиентов. Нужны четкие правила игры сформировать и управлять которыми не всегда просто. Безусловно конкурентый аспект нельзя убирать полностью из партнерского канала, он необходим для поддержания хорошей «спортивной формы» однако из него обязательно должен быть исключен клиент. Конкурентый аспект можно реализовать в виде различного рода состязаний между партнерами, где победители получают дополнительные преференции в бизнесе.

Напротив, канал прямых продаж позволяет полностью контролировать эти моменты. Он является наиболее эффективным в плане реализации стратегии продаж и маркетинговых мероприятий. Внутренний отдел продаж легче сформировать, чем партнерский канал. Он проще и эффективней в управлении. В прямом канале продаж не составляет труда контролировать аспекты связанные с корпоративной культурой, технологиями продаж, едиными методиками, брэндингом и т.д. Однако реализуя масштабные программы связанные с региональной экспансией и отраслевым фокусом мы увидим основные минусы прямого канала – недостаток квалифицированных ресурсов, отстутствие региональной и отраслевой экспертизы. Попытки решить эти задачи самостоятельно приводят к серьезному повышению стоимости владения прямым каналом. Проще говоря,  мы опять встанем перед вопросом: «Возможно для эффективного решения этих задач их нужно делегировать партнерам?»

Здесь мы можем проследить возможную взаимосвязь между объемом бизнеса, стратегией его расширения и выбором канала продаж. Конечно это не аксиома, но крупные агрессивно развивающиеся бизнесы вероятнее всего будут использовать партнерский канал для реализации своих задач. В тоже время малый и средний бизнес скорее всего будет использовать прямой канал продаж или комбинацию прямого и партнерского канала в случае регионального расширения и фокуса на отраслях.

 Организационная структура компании является непосредственным инструментом достижения стратегических целей любого предприятия. Соответственно структура отдела продаж является прямым отражением маркетинговой стратегии. Даже в случае отсутствия формализованной стратегии (что, как сожалению, встречается достаточно часто и по сей день) по структуре отдела продаж можно сделать определенные выводы о бизнесе компании.

Создавая систему сбыта нашей продукции, начнем с формирования организационной структуры подразделения, которое будет заниматься продажами. Данная работа позволит нам распределить зоны ответственности и полномочия, а также определить базовые механизмы контроля работы такой структуры.

Зачем нужна организационная структура отдела продаж?

Поскольку далеко не во всех сбытовых подразделениях российских компаний существует четкая организационная структура, определим сначала, зачем она, собственно, нужна. На этот вопрос нельзя дать однозначного ответа с точки зрения компании, но можно попытаться сделать это с точки зрения различных групп людей, имеющих отношение к компании:

•  акционеры (собственники) — для них наличие прозрачной и осмысленной организационной структуры в отделе продаж является своего рода гарантией того, что компания сможет выполнить план продаж, а значит, акционеры могут рассчитывать на получение запланированных доходов. По крайней мере отсутствие оргструктуры в отделе продаж скорее всего будет рассмотрено акционерами в качестве серьезного риска;

•  руководители компании (директора, руководители подразделений) — для них результат работы отдела продаж является результатом деятельности компании в целом, в связи с этим руководители других подразделений должны быть уверены, что усилия
их сотрудников будут подкреплены хорошей работой отдела продаж. Кроме того, нередко заработная плата руководителей при
вязана к объему продаж компании, а значит, и к результату работы отдела сбыта;

•  руководитель отдела продаж — вообще, оргструктура собственного подразделения должна быть нужна ему больше всего, чтобы
он имел возможность эффективного управления сотрудниками, а в результате меньше времени уделял текучке, и больше — вопросам повышения эффективности работы;

•  менеджеры по продажам — для квалифицированного сотрудника понимание того, за что он отвечает, какими полномочиями
обладает, кому подчиняется и какими ресурсами может пользоваться, важно по двум причинам. Во-первых, обладая такой ин
формацией, он может влиять на результаты своей работы, а значит, рассчитывать на повышение в компании. Во-вторых, точно
понимая, за что он не отвечает и на что у него нет полномочий, он имеет возможность требовать от руководителя решения тех вопросов, которые влияют на результаты его деятельности. Например, если отгрузка товара или выполнение контракта затягивается по причинам, которые менеджер сам устранить не может, он имеет полное право «передать» эту проблему своему руководителю.

Как мы выяснили, каждая группа людей видит в организационной структуре свои интересы и для компании в целом оргструктура (и отдела продаж в том числе) является просто необходимым компонентом, без которого сотрудники компании не смогут эффективно работать. Иными словами, организационная структура нужна для того, чтобы компания могла работать максимально эффективно.

Для определения оптимальной структуры отдела продаж предварительно необходимо ответить на следующие вопросы:

·                    кто еще, кроме сотрудников вашей компании, может заниматься продажами вашей продукции;

·                    каким образом продается ваша продукция?

Продаем напрямую или через посредников?

Продажа через посредников по сути является одной из разновидностей аутсорсинга  - привлечения внешних специалистов или компаний для выполнения некоторых видов работ.  Возможным отличием является то, что посредникам вы обычно платите по факту продажи, то есть только в тот момент, когда сами получите деньги. Но в этом нет ничего странного — вы платите по факту выполнения работы, а работой в данном случае является продажа вашей продукции.

 Ключевое отличие между продажей через посредников и напрямую клиенту заключается в том, что в первом случае вы не всегда можете полностью контролировать, кому и каким образом продается ваш товар. Соответственно это снижает возможность получения информации от клиентов о том, насколько ваша продукция удовлетворяет их потребностям.   

Теперь, когда вы проанализировали преимущества и недостатки продаж через посредников и сделали вывод, что вариант партнерства будет более эффективен и выгоден для вашей компании, самое время перейти к более конкретному вопросу.

Кто может продавать вашу продукцию, кроме вашей компании?

Если ваш товар широко известен на рынке и пользуется устойчивым спросом, то вам будет несложно ответить на этот вопрос, так как скорее всего различные компании регулярно обращаются к вам с целью покупки вашей продукции для дальнейшей перепродажи. Если же ситуация не настолько радужная, то, вероятно, вам придется сначала выявить те компании, которые могут стать вашими партнерами по продаже, а потом (и это поможет проверить точность ваших выводов) попять, почему же эти компании так до сих пор и не «выстроились и очередь» у ваших дверей.

Рис . 2. Преимущества продаж напрямую и через посредников

Глава 2. Виды организационных структур отдела продаж

Специфика продаж вашей продукции будет определяться:

·                    размером целевой аудитории — сколько клиентов могут потенциально стать покупателями вашей продукции;

·                    простотой локализации реальных покупателей — то есть сколько первичных контактов вам нужно осуществить, чтобы получить определенное число заинтересованных покупателей;

·                    количеством документов, которые нужно подготовить для оформления продажи, — какие дополнительные знания необходимы, чтобы оформить отношения между вашей компанией и клиентом, и сколько времени это займет;

·                    уровнем необходимой квалификации на разных этапах продаж — например, вполне возможно, что для установления первого контакта достаточно знаний в объеме средней школы, но обсуждение условий договора на поставку требует привлечения генерального директора вашей компании;

·                    спецификой сегментов клиентов — например, если вы продаете оборудование, которое может использоваться в различных отраслях, то вполне возможно, что вам необходимы узкопрофильные специалисты по каждой отрасли как для повышения уровня доверия со стороны клиента, так и в связи с необходимостью наличия специальных отраслевых знаний;

·                    спецификой ассортимента вашей продукции — даже если клиент одновременно покупает у вас и автомобили, и услуги по их
техническому обслуживанию, вряд ли он поверит, что у вас в обоих вопросах хорошо разбирается один и тот же специалист;

·                    спецификой потребления вашей продукции — например, если при продаже услуг связи оплата идет помесячно, то это накладывает специфические требования к компании, которая решит стать посредником.

Опираясь на всю полученную информацию, рассмотрим, как может быть организационно устроен отдел продаж и в каких случаях какой Вариант более подходит.

Простая структура отдела продаж в самом простом случае все ваши потенциальные клиенты заинтересованы во всем спектре вашей продукции, и ваша продукция не настолько сложна, чтобы один человек не мог прекрасно в ней разбиваться. Примеры таких структур приведены на рис. 3.






Рис. 3. Простая структура отдела продаж


В этом случае каждый из менеджеров по продажам занимается про­дажами всех товаров. Это хорошо для менеджера — он всегда имеет возможность предложить клиенту максимально широкий ассортимент, и хорошо для клиента — один человек может рассказать ему про всю продукцию вашей компании.

Основной плюс данной структуры в ее простоте. Она часто используется в крупных компаниях-производителях, предлагающих на рынке однородную продукцию, предназначенную для вполне определен­ного сегмента клиентов.

Специализация сбыта по группам товаров или потребителей

А что делать, если:

·                    одна или несколько групп товаров требуют специальных глубоких знаний в предметной области — например, если вы продаете
одновременно бытовую технику и компьютеры;

·                    потенциальные клиенты разбиты на несколько сегментов, с каждым из которых необходимо применять специфические методы рабо­ты, — например, государственные учреждения и малый бизнес?

В каждом из случаев необходимо принять решение о том, стоит ли выделять отдельного сотрудника для работы по определенному товар­ному направлению или по определенному сегменту клиентов. Пример организационной структуры, где присутствуют оба вида специализации, приведен на рис. 4.





Рис . 4. Специализация по группам товаров или потребителей
К этому же случаю относится и специализация менеджеров по продажам по географическому принципу — наиболее распространенная специализация в компаниях, ведущих свои операции на федеральном или международном уровнях. Нередко менеджеры, отвечающие за продажи в определенном регионе, имеют в своем подчинении менеджеров, отвечающих за продажи групп товаров. Последний пример показывает, что региональные сегменты клиентов различаются в большей степени, чем сегменты покупателей той или иной продукции.

Преимущества и недостатки специализации части менеджеров по различным сегментам клиентов приведены в табл. 4.

Таблица 4
Преимущества и недостатки специализации по группам товаров или клиентов

Специализация по этапам продаж

Часто встречается ситуация, когда для продвижения, например, нового товара необходимо пообщаться по телефону с большим числом клиентов, чтобы хотя бы 1 % из них согласился познакомиться с товаром поближе. Если такую работу выполняет один сотрудник, то на проведение презентаций продукции у него будет уходить скорее всего не более 5 % времени, а значит, и качество проведения презентации вряд ли будет на высоте, так как фактически это не является основной работой данного сотрудника.

Более эффективно в таких случаях разбивать процесс продаж на две части:

• от поиска клиента до согласия клиента познакомиться с продукцией (телемаркетинг);
• от проведения презентации до оплаты и отгрузки (непосредственно продажи).

Рис . 5. Структура отдела продаж при специализации по группам клиентов с дополнительной специализацией по этапам продаж на сегменте коммерческих компаний

В итоге предыдущая структура отдела продаж может видоизмениться до, например, представленной на рис. 5. Также в качестве специализации могут быть выделены следующие этапы процесса продажи:

·                    поиск информации о клиентах и составление списков для первичных контактов;

·                    оформление необходимых документов (бэк-офис);

·                    проведение демонстрации продукта.

В табл. 5 представлены преимущества и недостатки специализации сотрудников по различным этапам продаж. Понятно, что критерием целесообразности подобной специализации во всех случаях должна стать экономическая эффективность такой деятельности. Наличие схемы организационной структуры и установленных для каждого направления работы (если их несколько) целей помогут вам определить необходимое количество сотрудников и требуемый уровень квалификации.




Список использованной литературы:

         1. Антикризисный менеджмент системы продаж страховой организации. И.Ф. Бородулина, "Организация продаж страховых продуктов", N 2, март-апрель 2009 г.

2. Адаптация персонала как часть стратегии компании. Ю.Ю. Лысенко, "Отдел кадров коммерческой организации", N 5, май 2009 г.

3. Активные методы отбора персонала: как сэкономить, получив лучших. Ю.Ю. Лысенко, "Отдел кадров", N 3, март 2009 г.

4. Бредемайер Карстен, Провокационные продажи , 2007

5. Е.А.Бойченко. Учебно-методические материалы по курсу: ;Товарная политика и управление продажами; - М, 2006.

6. Хиз Джозеф, Поттер Эндрю, Бунт на продажу , 2007