Если Вы планируете создать новую компанию, то перед началом ее деятельности Вам необходимо провести постановку бухгалтерского и налогового учета, чтобы разработать оптимальную схему налогообложения и выстроить четкую систему бухгалтерского учета. Эта услуга востребована также в тех случаях, когда компания расширяется, реорганизуется, или если Вы хотите создать ее обособленные подразделения, а так же тогда, когда Вы видите, что работа бухгалтерии организована неэффективно, налоговое планирование отсутствует и Ваша организация несет вследствие этого убытки.

Правильная постановка бухгалтерского и налогового учета является основой грамотного налогового планирования в Вашей компании, позволит Вам избежать непоправимых ошибок в будущем, и разработать систему эффективного ведения бухгалтерского и налогового учёта, с которой будет удобно работать.

Услуги компании по постановке бухгалтерского и налогового учета включают в себя:

·      Составление графика документооборота и порядка формирования архива;

·      Рекомендации по выбору программного продукта;<

·      Разработку учетной политики, включая рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, порядок проведения инвентаризаций, методы оценки объектов учета;

·      Подготовку должностных инструкций, штатного расписания;

·      Разработку и составление трудовых договоров;

·      Альбом форм первичной учетной документации, по которым не предусмотрены типовые формы;

·      Положения о проведении инвентаризации;

·     Договоры о материальной ответственности;

1.Составление графика документооборота и порядка формирования архива

Основные этапы документооборота:

     Составление и оформление документов;
    Чтобы документы могли служить достоверным основанием для  бухгалтерских

записей  и  иметь  юридическую  силу,   к   их   составлению   предъявляются

определенные  требования.  Прежде  всего,  необходимо,  чтобы  документ  был

составлен на бланке. Лишь при  отсутствии  бланков  допускается  составление

документа на чистом листе бумаги.

    Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на  бумаге  светлых

тонов формата А4 (210х297мм) и  А5  (148х210мм).  Допускается  использование

бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

    Размер полей бланка не менее мм:

    20 – левое;

    10 – правое;

    20 – верхнее;

    10 – нижнее.

     Написание документа производится чернилами, химическим карандашом,  на

пишущей машинке или средствами механизации.  Некоторые  документы,  например

чеки, кассовые ордера  и  т.п.,  должны  заполняться  только  чернилами.  Не

разрешается  заполнять  документы  простым  карандашом,  так  как  в   таких

документах  легко  стереть  написанное  и  заменить  его  другим.   Документ

составляется по определенной форме,  установленной  для  документов  данного

вида операций,  с  обязательным  заполнением  всех  необходимых  реквизитов.

Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать  правильное

отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и  цифры

документа требуется писать четко  и  разборчиво,  так,  чтобы  не  допускать

возможности различного их понимания и толкования.  В  документе  не  следует

допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих  сомнения  в  его

подлинности и правильности. Свободные строки и  графы  на  бланке  документа

необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть  что-либо

вписано или дописано впоследствии. В денежных  документах  (чеках,  кассовых

ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но  и  прописью,

т.е. словами. Документ должен быть  снабжен  всеми  подписями,  необходимыми

для оформления регистрируемой  операции  и  придания  документу  юридической

силы. Подписывать документ следует разборчиво,  чтобы  можно  было  прочесть

фамилию подписавшего. Перед каждой подписью  указывается  должность  дающего

подпись.

    Отсюда вытекает общее правило составления документов.

    Для правильного составления документа необходимо:

    1. Заполнять документ на бланке (а  при  отсутствии  бланка  на  чистом

листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

    2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

    3. Точно и ясно излагать содержание документа;

    4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

    5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

    6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

    7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво  сделанными  подписями  с

указанием должности подписавшего.

    Документы  необходимо  составлять  своевременно,  т.е.  одновременно  с

совершением  операции  либо  непосредственно  вслед   за   ее   совершением.

Своевременность   составления   документов   является   важнейшим   условием

правильности отражения операций в документах и своевременности записей их  в

учетных регистрах.

    Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с  копиями).

Это выполняется обычно автоматически одновременно с  составлением  документа

путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

    Копии документов используются для различных целей. Так,  при  акцептной

форме расчетов  за  отгруженную  продукцию  поставщик  выписывает  несколько

экземпляров счетов — платежных требований для  направления  их  в  различные

адреса (банку, покупателю).

    При составлении документов могут быть допущены ошибки.

    Ошибки  в  документах  исправляются   следующим   образом.   Подлежащие

исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются  аккуратно  тонкой

чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым  делается

правильная запись. При этом если в числе  (сумме)  неправильна  только  одна

цифра,  то  нельзя  ограничиться  исправлением  одной  этой  цифры,  а  надо

исправить все число. Например, вместо 127  написано  ошибочно  124.  В  этом

случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и  надписать  над  ней  цифру  7,  а

необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

    О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или  на

полях) делается оговорка,  например  "исправлено  127",  которая  заверяется

лицами, подписавшими документ.

    В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление  ошибок

не  допускается  вовсе.  Если  в  таком  документе   допущена   ошибка,   он

выписывается заново на другом бланке.

    Так как документы имеют большое значение не только в  учете,  но  и  во

всей  хозяйственной  деятельности,  то  в  отношении  качества   документов,

особенно  своевременности  и  правильности  их  составления  и   оформления,

существует строгий порядок.

    За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего,  те

лица, которые их  составляют  и  оформляют  своими  подписями.  Еще  большая

ответственность ложится на аппарат бухгалтерии,  получающий  эти  документы,

всесторонне проверяющий их  и  делающий  на  их  основании  учетные  записи.

Особая ответственность возлагается на главного или старшего  бухгалтера  как

руководителя учета. Старший  бухгалтер  несет  материальную,  дисциплинарную

или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное  составление  и

оформление документов, утерю или  порчу  их,  за  оформление  документов  на

отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.[1]

    В целях сокращения количества применяемых  в  деятельности  учреждений,

организаций  и  предприятий  документов,  типизации   их   формы,   снижения

трудовых, временных и материальных затрат  на  их  подготовку  и  обработку,

достижения информационной  совместимости  автоматизированных  Баз  данных  в

народном хозяйстве проводятся работы по  унификации  документов  и  созданию

унифицированных систем документации  (УСД)  -  совокупности  взаимоувязанных

унифицированных   форм    документов,    обеспечивающих    документированное

представление  данных  в  определенных  видах  хозяйственной   деятельности,

средств их ведения, нормативных и методических материалов по  их  разработке

и применению. В основе создания УСД лежит метод  унификации  -  установление

единообразия состава  и  форм  управленческих  документов,  создаваемых  при

решении   однотипных   управленческих   функций   и   задач.    Одновременно

разрабатываются   классификаторы    технико-экономической    и    социальной

информации,  обеспечивающие  интегрированную  автоматизированную   обработку

данных, содержащихся в УСД.

    Каждый  документ  состоит  из  отдельных  составляющих  его  элементов,

которые  называются  реквизитами  (подпись,  печать,  текст,  название  вида

документа  и  т.д.).  Совокупность  реквизитов,  расположенных  в  документе

определенным образом, составляет его формуляр.

    Формуляр-образец разрабатывается при создании системы  документирования

и представляет собой графическую модель или схему построения  документа.  Он

устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных  и  переменных

реквизитов.

    Государственный    стандарт    Российской    Федерации    Р     6.30-97

«Унифицированные    системы    документации,     Система     организационно-

распорядительной  документации»,  Система  ОРД  «Требования   к   оформлению

документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого  из

управленческих  документов  и  их  месторасположение  на  бумажном  носителе

информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так  как  некоторые  из  них

взаимоисключающие и часть  реквизитов  зависит  от  вида  документа,  то  на

конкретном документе их будет гораздо меньше.  Установлен  следующий  состав

реквизитов:

    Государственный герб Российской Федерации (01)  изображается  только  в

случаях,  предусмотренных  законодательством,  на  документах   министерств,

ведомств, а также органов власти.

    Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках  документов

в  соответствии  с  правовыми  актами  субъектов  Российской  Федерации.  На

бланках документов могут дополнительно воспроизводиться  также  утвержденные

в  установленном  порядке  изображения  (гербы)  территорий  или  населенных

пунктов.

    Эмблема организации ила товарный знак (03). Эмблема предприятия  —  это

символическое графическое изображение.  В  качестве  эмблемы,  как  правило,

используется товарный  знак. Изображение эмблемы облегчает поиск  документа,

но  заменить   наименование   предприятия   или   учреждения   эмблемой   не

допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на  уровне  названия

организации или на верхнем поле документа.

    Код организации (04). Код формы документа (5). Код  по  Общероссийскому

классификатору    организаций    и    предприятий    (ОКПО)    имеет     все

зарегистрированные   предприятия.   Он   может   быть   проставлен   заранее

типографским  способом.  Этот  код  является   своеобразным   подтверждением

правомочности  организации  –  автора  документа.  Код  по   Общероссийскому

классификатору управленческой  документации  (ОКУД)  должен  соответствовать

коду   унифицированной  формы  документа,  содержащемуся  в   классификаторе

управленческой документации. Этот  реквизит  впечатывается  при  составлении

конкретного вида документа.

    Наименование организации (06). Данный реквизит  указывает  в  документе

наименование  организации,   являющейся  автором   документа.   Оно   должно

соответствовать наименованию, закрепленному в ее  учредительных  документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное  наименование

вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.

    Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду

с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают  на

двух языках - русском и национальном.  Сокращенное наименование (в  скобках)

помещают ниже полного.

    Справочные данные об организации (07).

    Этот реквизит указывается  только  в  служебных  письмах.  Сюда   могут

входить:  индекс  предприятия  связи,  номер  телетайпа,  телефона,   факса,

телекса.  На  письмах,  относящихся  к  финансовым  вопросам,   может   быть

проставлен номер счета в банке.

    Наименование вида документа (08). Данный  реквизит  является  одним  из

важнейших,  поскольку  позволяет  судить  о  назначении  данного  документа,

определяет  состав,  реквизитов  и  структуру  текста.   Наименование   вида

документа   регламентируется   уставом   (положением   об   организации)   и

проставляется  на  всех  документах,  за  исключением  писем  и  факсов,   и

печатается прописными буквами.

    Дата (09).  Дата  является  одним  из  основных  реквизитов  документа,

которые обеспечивают его юридическую силу.  Датой  документа  является  дата

его подписания или утверждения, для протокола - дата  проведения  заседания.

Если авторами документа являются несколько организации, то  датой  документа

считается         наиболее         поздняя         дата          подписания.
    Даты  в   документе   оформляются   цифровым   способом   в   следующей

последовательности:  число,  месяц,  год.  Также  дату  можно  оформлять   в

соответствии с международным стандартом.

    Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют

регистрационный  номер  документа.  Регистрационный  номер  —  это  условное

обозначение документа,  под  которым  он  введен  в  информационно-поисковую

систему организации. Для  внутренних  документов  (например)  приказов,  это

обычно порядковый  №  дела  с  начала  года.  Для  исходящих  документов  он

складывается из нескольких  частей:  индекс  структурного  подразделения,  №

дела  по  номенклатуре,  где  будет  храниться  копия  документа  после  его

отправки, порядковый № документа.

    На  документах,  составленных  совместно   несколькими   организациями,

регистрационные номера проставляют через  косую  черту  в  порядке  указания

авторов на документе.

    Ссылка на регистрационный номер и дату документа  (11).  Этот  реквизит

проставляется  только  на  ответных  письмах.  Дата  и  номер   для   ссылки

переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим  способом:  на

№ 02-13/36 от 04.09.98.

    Место составления или издания (12).

    Гриф ограничения доступа к  документу  (13)  реквизит  проставляется  в

случае, если документ содержит текст   ограниченного  распространения,  т.е.

секретную  или  информацию.  В  первой  строке  данного  реквизита  ставятся

следующие  отметки:  «ДСП»   (Для   служебного   пользования),   «Секретно»,

«Совершенно секретно».

    Адресат (14).

    Гриф утверждения документа (15)

    Резолюция (16)

    Заголовок к тексту (17).

    Данный реквизит является обязательным для  всех  документов.  Заголовок

может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата  А5

(сопроводительные письма). Заголовок  должен  быть  максимально  коротким  и

точным. В заголовке  должно  отражаться  краткое  содержание  документа.  Он

необходим   для   эффективного   поиска,    регистрации    документов    без

предварительного прочтения всего текста.

    В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в  конце

заголовка не ставится.  Заголовок  должен  грамматически  согласовываться  с

названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

    Отметке в контроле (18).

    Данный реквизит проставляется на документах, исполнение  которых  взято

на особый контроль по поручению руководителя. Отметка  о  контроле  -  буква

«К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом,  фломастером

или специальным штампом «Контроль». Располагается  на  уровне  заголовка  на

левом поле документа.

    Текст документа (19).

    Текст  документа  составляют  на  русском  или  национальном  языке   в

соответствии  с   законодательством   Российском   Федерации   и   субъектов

Российской Федерации о государственных языках.

    Тексты документов пишут только на русском языке при  направлении  их  в

федеративные органы государственной власти,  органы  государственной  власти

субъектов  Российской  Федерации:   на  предприятия,  в  организации  и   их

объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской  Федерации

или расположенные  на  территории  других  субъектов  Российской  Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.

    Подпись (21),

    Подпись - это  один  из  основных  способов  удостоверения  документов.

Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на  документе  проставляет

лицо,  которое  несет  ответственность  за  содержание  данного   документа.

Подписывается, как правило, только  первый  экземпляр  документа.  В  состав

подписи входят: наименование должности лица,  подписывающего  документ,  его

личная подпись и расшифровка подписи (инициалы  и  фамилия)  без  кавычек  и

скобок.

    Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного  лица

с указанием его фактической должности и фамилии.

    Гриф согласования (22). Визы (23).

    Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов,  содержащихся

в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

    Внешнее согласование оформляется  грифом  согласования.  Он  имеет  два

варианта: согласование с  конкретным  должностным  лицом  и  согласование  с

коллегиальным  органом.   Гриф  согласования  располагают   ниже   реквизита

«Подпись»  или  на   отдельном   листе   согласования.   Лист   согласования

составляется, когда содержание  документа  затрагивает  интересы  нескольких

организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

    Но виза может быть оформлена и более кратко:  личная подпись и дата.

    На внутренних документах виза проставляется на последнем листе  первого

экземпляра. На исходящих -  на  последнем  листе  того  экземпляра,  который

будет оставлен в учреждении.

    Печать (24).

    Печать  ставят   на   наиболее   важных   документах,   предусмотренных

специальными нормативными  актами,  удостоверяющих  права  лиц,  фиксирующих

факты,  связанные  с   финансовыми   средствами,   подтверждая   подлинность

подписей.  Печать  должна  быть  хорошо  читаема  и  по  возможности  должна

захватывать часть наименования, должности.  Различаются  печати  гербовые  и

печати  организации.  В   коммерческих   структурах   гербовые   печати   не

используются.

    Отметка о заверении копии (25).

    Заверение копии документа  производится  для  придания  ей  юридической

силы.

    Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи  —  «Верно»,

наименования должности сотрудника, заверившего копию,  его  личной  подписи,

ее расшифровки и даты заверения.

    Отметка об исполнителе (26).

    Данный реквизит необходим для оперативной связи  с  тем,  кто  составил

документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

    Отметка об исполнителе включает фамилию (или  фамилию,  имя,  отчество)

исполнится  документа  и  номер  его  телефона.   Отметку   об   исполнителе

располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или  оборотной  стороне

последнего листа документа в левом нижнем  углу.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело  (27).  Данный

реквизит проставляется на  исполненных  документах,  подлежащих  списанию  в

дело  для  последующего  хранения  и  использования  в   справочных   целях.
    Отметка о поступлении документа в организацию (28).     По  возможности

ставится на  первом  листе  входящих  документов,  как  правило,  с  помощью

штампа.  Данный  реквизит   включает   в   себя:   наименование   получающей

организации,  дату  поступления  документа,  его  входящий   регистрационный

номер.

    Отметка для автоматического  поиска  документа  (29).  Данный  реквизит

может включать имя диска,   файла,  содержащего  данный  документ  и  другие

поисковые данные.
    1.2. Прием и регистрация документов;

    На предприятии различают три основных потока документации:

      . входящие документы, поступающие из других организаций;

      . исходящие документы, отправляемые в другие организации;

      . внутренние документы,  создаваемые  на  предприятии  и  используемые

        работниками предприятия в управленческом процессе.

    Все  документы,  поступающие   на   предприятие   проходят:   первичную

обработку,   предварительное   рассмотрение,    регистрацию,    рассмотрение

руководством, передачу на исполнение.

      Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может

быть  представлена   на   предприятии,   как   самостоятельным   структурным

подразделением, так и отдельным сотрудником, должна  принимать  к  обработке

только  правильно  оформленные  документы,  имеющие   юридическую   силу   и

присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В  противном  случае

присланные документы возвращаются автору с соответствующей  сопроводительной

запиской, где объясняется причина возврата.

      Конверты от поступающих документов оставляют в том  случае,  кода  по

конверту  можно  определить  адрес  отправителя,  время  отправки   и   дату

получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы  с

пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

      Предварительное рассмотрение документов проводится работником  службы

ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

      . направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

      .  направляемые  непосредственно  в  структурные   подразделения   или

        конкретным исполнителям.

      Без рассмотрения руководителем передаются  по  назначению  документы,

содержащие текущую оперативную  информацию  или  адресованные  в  конкретные

подразделения.  Это  позволяет  освободить   руководителя   предприятия   от

рассмотрения мелких текущих вопросов, решение  по  которым  могут  принимать

ответственные исполнители.

       На  рассмотрение  руководства  передаются  документы,   адресованные

руководителю предприятия и  документы,  содержащие  информацию  по  наиболее

важным вопросам деятельности предприятия.

      Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их

поступления  в   ДОУ.   Если   документ   должен   исполняться   несколькими

подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном  количестве

экземпляров.

       Документы,  подлежащие  отправке  в  другую  организацию  сортируют,

упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в  отделение  связи.

Перед  упаковкой   службы  ДОУ  обязана  проверить  правильность  оформления

документов,  наличие   приложений,   соответствие   количества   экземпляров

количеству адресатов. Неправильно оформленные  документы  подлежат  возврату

исполнителю на  доработку.  На  заказную  корреспонденцию  составляют  опись

рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

      Исходящие документы  должны  обрабатываться  и  отправляться  в  день

регистрации.

      Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку

в регистрационной форме.

      Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых

документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты  учета

документооборота   обобщаются   и   доводятся   до   сведения   руководителя

предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

    Регистрация  документов  -  важнейший  этап  работы  с  документами   и

определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной  форме,

фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

    Как  вытекает  из  определения,  регистрация,  прежде  всего,   придаёт

юридическую  силу  документу,  так  как  фиксирует  факт  его  создания  или

получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил  своего  номера,  он

не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление  и

т.п. Если полученный документ не  зарегистрирован,  учреждение  за  него  не

отвечает, так как факт получения не подтверждён.

    Регистрация преследует  три  цели:  учет  документов,  контроль  за  их

исполнением и справочная работа по документам.

    Регистрации  подлежат  все  документы,  требующие  специального  учета,

исполнения  и  использования  в  справочных  целях  независимо  от   способа

получения. Сам процесс регистрации -  это  снятие  с  документа  показателей

(реквизитов) и занесение их в определённую  регистрационную  форму  (журнал,

картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных  о  документах  учреждения.  Таким

образом, в процессе регистрации  создаётся  информационно-поисковая  система

по всем документам организации (фирмы).

    Каждый документ,  отнесённый  к  числу  регистрируемых,  получает  свой

регистрационный  номер.  Он  не  совпадает  и  существенно  меньше  учётного

порядкового номера, проставленного  в  отметке  о  поступлении  документа  в

организацию.

    Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении,  фирме  все

документы регистрирует  централизованно  секретарь.  В  учреждении,  имеющем

отделы, регистрация внутренних документов  проводится,  децентрализовано  по

группам: в бухгалтерии,  отделе  кадров,  канцелярии.  При  этом  внутренние

документы  должны  регистрироваться  в  день  подписания  или   утверждения,

входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

    Для входящих, исходящих  и  внутренних  документов  ведутся  раздельные

регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

    Из  документа  в   процессе   регистрации   в   регистрационную   форму

выписываются, как правило, следующие сведения:

    - дата получения;

    - входящий № (индекс);

    - дата документа;

    - индекс документа;

    - регистрационный номер документа;

    - автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

    - заголовок (о чем документ);

    - резолюция;

    - срок исполнения;

    - исполнитель (кто с ним работает);

   - ход исполнения;

    - № дела (куда документ помещен после исполнения)

    При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан,

внутренних и исходящих документов сведения,  вписываемые  в  регистрационные

формы,  частично  изменяются  и  дополняются.  Например,   при   регистрации

обращений граждан записывается их адрес.

    Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять  сведения  о

регистрируемом входящем документе. Например,  часто  учитывается  количество

листов, наличие приложений и т.д.

    Формы регистрации  могут  быть  трех  видов:  журнальная,  карточная  и

автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система  регистрации  нужна  только   тогда,   когда   учет

документов выступает на первое место,  предотвращает  претензии  со  стороны

граждан,  конфликтные  ситуации.  Например,   при   выдаче   документов   об

образовании,  трудовых  книжек,  пропусков.  Это,  как  правило,  Документы,

регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

    Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень

незначительное количество документов.

    Во всех остальных случаях  эта  форма  регистрации  устарела,  так  как

затрудняет ведение контроля за исполнением документов  и  справочную  работу

по ним.

    Более удобной является карточная система регистрации документов.  Форма

карточки (РКК регистрационно-контрольной  карточки)  и  расположение  в  ней

реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в  инструкцию

по делопроизводству.

    Для ведения карточной системы регистрации в  ручном  режиме  необходимо

иметь тираж карточек  на  год  и  как  минимум  два  картотечных  ящика  для

хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

    Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их  обычно

называют  регистрационно-контрольными   карточками   -   РКК)   определяется

учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

    Наиболее  рациональной  является  сегодня  регистрация  документов   на

компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма  карточки  (экранная

форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

    Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до  передачи

документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и  исполнителя.

После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е.  эти

сведения вносятся в нее.

    При четком взаимодействии  с  руководителем,  если  руководитель  утром

просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала  дать  документы  на

просмотр  руководителю,  а  затем,  уже,  имея  его   резолюцию,   заполнить

полностью регистрационную форму.

    Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую  в

информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

    При регистрации  на  ПЭВМ,  данные  о  документе,  заложенные  при  его

регистрации,  будут  использованы  в   программах   по   автоматизированному

контролю и справочной работе. При  этом  поиск  можно  вести  по  любому  из

введённых показателей.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
– документы налогового учета и отчетности;
– бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры

Бухгалтерские документы делятся на три группы:
– формы отчетности;
– регистры бухучета;
– первичные документы.
Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 5 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Если ошибка возникла в регистре бухучета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно быть обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены пунктом 3 статьи 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:
– график документооборота;
– номенклатуру дел.
График документооборота

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота должны быть описаны:
– этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
– сроки прохождения каждого из этапов;
– перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;

– перечень сотрудников, проверяющих документы;
– взаимосвязь ответственных лиц.
Номенклатура дел в бухгалтерии

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Организация документооборота
Документы с момента их составления или получения от других предприятий к передаче в архив на хранение проходят определенный путь. Известно, что первичные документы содержат информацию о фактах хозяйственной жизни, и эта информация надлежащим образом обрабатывается, обобщается и накапливается с целью получения итоговых данных в балансе и отчетности. Своевременный и качественный учет обеспечивается определенным порядком организации составления и обработки документов, или документооборотом.
Документооборотом называются порядок и пути движения документов с момента их составления или поступления до момента сдачи в архив.Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия решений.

При поступлении документов в бухгалтерии проводят их проверку:
• по форме (формальная проверка заполнения всех реквизитов, соответствия стандарту и форме документа, своевременности составления документа и представления в бухгалтерию).
• по содержанию (содержательная проверка правильности отражения хозяйственной операции, ее соответствие законодательным и нормативным требованиям, интересам собственника или предприятия).
• арифметическая (проверка правильности проставленных цен и тарифов, рассчитанных сумм и итогов).

Проверенные бухгалтерией документы проходят учетную регистрацию. Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей бухгалтерских документов включает три этапа: расценка (таксирование), группировки и бухгалтерская проводка (проводка).
Расценка (таксирование) документов заключается в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, то есть перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный осуществляется в самом документе путем умножения показателя на цену. Эта операция характерная для документов, которыми оформляют движение материальных ценностей (требования-накладные, лимитно-заборные карты и пр.), поскольку в момент их составления записывают только количественные показатели. Документы, в которых проставлены цену и сумму, не подлежат расценке. В результате расценки осуществляется оценка хозяйственной операции в денежном измерителе.
Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы с целью подготовки сводных данных (за складами, цехами, заказами, кассами и др.) и упрощения ведения первичного учета.

Документы, сгруппированы по определенным признакам однородности в накопительные и групувальни сведения, существенно сокращают дальнейшие регистрационные операции.
Бухгалтерская проводка (проводка) предусматривает указание в первичных или сгруппированных документах (ведомостях) бухгалтерской проводки (корреспонденции счетов бухгалтерского учета), которую в будущем будут отражены в регистрах бухгалтерского учета, а затем в отчетности. В основном первичные документы, накопительные и групувальни ведомости, мемориальные ордера содержат для указания корреспондирующих счетов специальные графы.
Оформленные бухгалтерскими корреспонденциями документы учета используют для дальнейшего отражения хозяйственных операций, которые в них содержатся, в регистрах синтетического и аналитического учета. На этом практически завершается учетная работа с первичными бухгалтерскими документами. Первичные документы, выполнив свою учетно-аналитическую функцию, подлежат передаче в архив.
Для хранения документов предназначены архивы. Различают текущие и постоянные архивы. Текущий архив организуют непосредственно в бухгалтерии для хранения документов отчетного года, поскольку в текущем году часто есть необходимость обращаться к нему за справками и информацией. Текущий архив содержится в специальных закрытых шкафах. Постоянный архив размещается в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетов, но и дел других подразделений и служб предприятия. Все принятые на хранение дела регистрируют в архивной книге, что облегчает поиск документов или дело в случае необходимости.

Бухгалтерский учет и отчетность сохраняются от 3 до 5 лет.
Так, для первичных документов, фиксирующих факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерских и налоговых записей, установлен срок хранения 3 года. расчетно-платежных ведомостей, актов документальных ревизий, налоговых и иных проверок - 5 лет. лицевых счетов рабочих и служащих, студентов - 75 лет. уставы и положения, бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные и ликвидационные балансы хранятся постоянно.

                        Общие положения

В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций (общие). К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.

Рекомендуемый формат форм указан в перечне форм первичной учетной документации.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.
6.Положения о проведении инвентаризации

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

По своему желанию организация может проводить инвентаризацию в любой момент. В обязательном порядке инвентаризация проводится в таких случаях:
– при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).

Такие требования содержатся в пункте 2 статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

В течение отчетного года организация может добровольно проводить инвентаризацию. Количество таких инвентаризаций, их сроки и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель организации. Такие правила следуют из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:
– график проведения инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
– даты проведения инвентаризаций;
– перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Такие правила следуют из ПБУ 1/2008.

Для проведения инвентаризации в организации нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель организации. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в организации есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Материально-ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязательное присутствие материально-ответственного лица при инвентаризации предусмотрено также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Перед проведением инвентаризации:
– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации составьте по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что является ее объектом (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (или акт инвентаризации) (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполните вручную или на компьютере. При заполнении любой инвентаризационной описи соблюдайте следующие правила:
– наименования и количество инвентаризуемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывайте прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправляя ошибки, зачеркивайте неправильные записи и проставляйте над зачеркнутыми правильные (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами);
– в описях не оставляйте незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивайте;
– на последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Заполненная опись должна быть подписана членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами). В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите сличительную ведомость. Сличительную ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Сличительные ведомости составляйте по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.




7.Договоры о полной материальной ответственности
Договоры о полной материальной ответственности заключаются:

l   в письменном виде.

l   с лицами, достигшими восемнадцатилетнего возраста.

l   только с теми работниками, которые непосредственно обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество.

l   одновременно с трудовым договором или в разное время, если выполнение обязанности по обслуживанию материальных ценностей возникло у работника в процессе выполнения трудовой обязанности.

Однако бывает и так, что занимаемая работником должность стала связанной с обслуживанием материальных ценностей, а работник отказался подписывать договор о полной материальной ответственности.

В этом случае работодатель обязан предложить ему другую работу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). А если ее не окажется или работник откажется от перевода, работодатель вправе прекратить трудовые отношения с работником на основании п. 7 ст. 77 "Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора" Трудового кодекса РФ.

Материальная ответственность работников бывает индивидуальной и коллективной.

Индивидуальная ответственность

Полная индивидуальная материальная ответственность применяется к конкретному работнику, которому:

- переданы материальные ценности и именно на него возложена функция обеспечить их сохранность;
- поручено хранить (перерабатывать, продавать и т.д.) переданные ценности и для этого ему предоставлено отдельное изолированное помещение и место для хранения ценностей (например, сейф);
- надлежит самостоятельно отчитываться перед бухгалтерией за принятые им под отчет ценности.

Коллективная ответственность

Полная коллективная (бригадная) материальная ответственность применяется к работникам, которые совместно выполняют отдельные виды работ, связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой и другими способами использования переданных им ценностей.

Договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности заключаются на проведение следующих работ:

Работы по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

Работы, связанные с осуществлением: депозитарной деятельности; экспертизы, проверки подлинности и иной проверки, а также уничтожения в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и / или Минфином России бланков; операций по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операций с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживанием клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операций по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторских функций и перевозкой (транспортировкой) денежных средств и иных ценностей.
Удержания за причиненный организации материальный ущерб

Определение размера ущерба

При хищении, недостаче, умышленном уничтожении или умышленной порче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба.

Исходя из ст. 246 ТК РФ работодатель вправе определить размер любого ущерба по рыночным ценам и взыскать его с работника, но не ниже стоимости утраченного или поврежденного имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан установить размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения. Для этого работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Установление причин возникновения ущерба обязательно, поскольку материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнением работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

Обязательно объяснение от работника в письменной форме для установления причины возникновения ущерба.

Работник также имеет право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, предусмотренном законодательством.

Если ущерб причинен по вине нескольких работников, то размер возмещаемого ущерба определяется для каждого из них с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности.

При определении размера ущерба по трудовому праву недополученные доходы (упущенная выгода) не учитываются и взысканию не подлежат.

Порядок возмещения ущерба

Порядок взыскания ущерба определяется ст. 248 ТК РФ.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Удержания за брак

Определение размера ущерба и порядок удержания за брак осуществляются аналогично порядку возмещения материального ущерба.

Причин, а, соответственно, и виновных в браке может быть несколько. Если виноват поставщик сырья или материалов, то претензия выставляется ему. Если виноват работник, то законодательство предусматривает следующий порядок возмещения:
1) если виновный работник согласен добровольно возместить причиненный ущерб, то по согласованию с администрацией допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа;
2) если работник не согласен добровольно возмещать сумму причиненного ущерба, то администрация может взыскать ее в бесспорном порядке лишь в случае, когда сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок работника. Приказ на удержание должен быть издан не позднее месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба. Если же сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, то взыскать ее можно только в судебном порядке.