Реферат Расчёты с персоналоп по прочим операциям
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
ВВЕДЕНИЕ
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. Один из самых сложных вопросов бухгалтерского учета - это учет расчетов по подотчетным суммам и прочим операциям. Настоящая работа посвящена вопросам организации и ведения бухгалтерского учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям
Актуальность темы заключается в том, что достаточно большая доля бухгалтерской работы на каждом предприятии приходится на организацию учета расчетов с персоналом. Поэтому организация грамотного учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в современных условиях является весьма актуальной проблемой для многих предприятий.
Ввиду постоянно изменяющейся законодательной базы в этой области, а также целого ряда особенностей расчетов с персоналом существуют различные трудности и проблемы в бухгалтерском учете расчетов с персоналом по прочим операциям.
В процессе хозяйственной деятельности организация производит различные виды расчетов со своими работниками помимо расчетов, связанных с начислением заработной платы:
выдает работникам займы; оплачивает работникам расходы по служебным командировкам;
взыскивает деньги за причиненный работниками материальный ущерб;
осуществляет расчеты за предоставляемые работникам и членам их семей путевки в санатории, дома отдыха, в том числе за счет средств Фонда социального страхования РФ и т.д.
В процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. В основном, это закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки
Операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций.
Правильность организации подобных расчетов имеет большое значение для точного формирования финансовых результатов деятельности организации. Правильное осуществление расчетов с работниками позволяет правильно сформировать себестоимость продукции и избежать конфликтов с персоналом, налоговыми органами, органами социального страхования и иными участниками хозяйственных отношений.
Цель работы – раскрыть особенности учета расчетов с подотчетными лицами и учета расчетов с персоналом по прочим операциям.
Исходя из цели, формируются задачи работы:
Рассмотреть теоретические основы изучения расчетов с подотчетными лицами и расчеты с персоналом по прочим операциям. Сказать об актуальности проблемы "Учет расчетов с персоналом по прочим операциям" в современных условиях;
2. Раскрыть особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и учет расчетов с персоналом по прочим операциям. . Обозначить тенденции развития данной темы. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.
Объект исследования – расчеты с персоналом по прочим операциям и подотчетными лицами.
При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.
Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список.
Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, охарактеризованы методы исследования и источники информации.
Глава первая раскрывает общие вопросы, раскрываются исторические аспекты проблемы "Учет расчетов с персоналом по прочим операциям"и «Учет расчетов с подотчетными лицами». Определяются основные понятия, обуславливается актуальность звучание вопросов "данной работы. В главе второй более подробно рассмотрены содержание и современные проблемы "Учет расчетов с персоналом по прочим операциям".и «Учет расчетов с подотчетными лицами».
Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития расчетов данной темы.
По результатам исследования был вскрыт ряд проблем, имеющих отношение к рассматриваемой теме, и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса.
Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы работы "Учет расчетов с персоналом по прочим операциям"и «Учет расчетов с подотчетными лицами», круг вопросов и логическую схему ее построения.
Теоретической и методологической основой проведения исследования явились законодательные акты, нормативные документы по теме работы. Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. Отсюда ещё одна цель работы – осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов.
В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы.
Что касается расчётов с персоналом по прочим операциям, то, так как счёт 73 редко используется предприятиями в своей финансово-хозяйственной деятельности, поэтому здесь постараемся дать лишь основную информацию по данным операциям.
Однако, как известно, в связи и с введением понятия «материальная выгода» суммы предоставленных займов стали попадать под всё более пристальное внимание налоговых органов.
В данной работе будут подробно рассмотрено понятие «материальная выгода» и приведены ее расчеты, а также правильность оформления выдачи работникам займов.
Источниками информации для написания работы по теме "Учет расчетов с персоналом по прочим операциям"и «Учет расчетов с подотчетными лицами» послужили базовая учебная литература а также использованы нормативные документы, работы ведущих авторов в области бухгалтерского учета , а также различные публикации, статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях, посвященных выбранной тематике , справочная литература, прочие актуальные источники информации
.
Заключение:
ЗАКЛЮЧЕНИЕ В данной курсовой работе, исходя из поставленных целей, рассматривались вопросы учета расчетов с персоналом по прочим операциям. В числе данных операций выделены два основных их вида: -; - расчёты по предоставленным займам; - расчёты по возмещению материального ущерба. Расчеты по возмещению материального ущерба получили распространение после перехода к рыночной экономике, поскольку владельцы частного бизнеса стремятся наиболее полно обезопасить себя от убытков, связанных с порчей ценностей фирмы. Значительно реже осуществляются расчеты по предоставлению займов сотрудникам. Данный вид расчета осуществляется после заключения специального договора с сотрудником и с письменного его заявления руководству. Чаще всего это бывают беспроцентные займы, а суммы займа ежемесячно удерживаются из заработной платы сотрудника. Продажа товара сотрудникам в кредит в настоящее время практически не осуществляется. Таковы основные черты и особенности расчетов с персоналом по прочим операциям, выделенные после изучения материала, изложенного в данной курсовой работе. В целом, поставленные задачи по выполнению курсовой работы можно считать выполненными.
Заключение
Перед данной работой была поставлена цель – осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств.
Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги
Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.
В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.
Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.
Заключение
В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.
А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.
Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.
Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ .
Дипломная работа Учет расчетов по подотчетным суммам и прочим операциям
Скачать файл
Оглавление 1. Введение 2. Учет расчетов с подотчетными лицами 3. Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу 4. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям 5. Учет расчетов за причиненный материальный ущерб 6. Практическая работа (Сквозная задача) 7. Список используемой литературы 1. Введение Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. Один из самых сложных вопросов бухгалтерского учета - это учет расчетов по подотчетным суммам и прочим операциям. Настоящая квалификационная работа посвящена вопросам организации и ведения бухгалтерского учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В квалификационной работе приведены: o учет расчетов с подотчетными лицами; o особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу; o учет расчетов с персоналом по прочим операциям; o расчеты по предоставленным займам; o расчеты по возмещению материального ущерба; o учет расчетов за причиненный материальный ущерб. 2. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетное лицо - работник организации, который согласно внутренним организационно-распорядительным документам имеет право получать целевые авансы (подотчетные суммы), т.е. денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Целевой аванс может быть выдан двумя способами: - наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно с расчетного счета в банке; - путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица. При выдаче и оформлении подотчетных сумм следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок). Согласно п. 11 Порядка предприятия имеют право выдавать под отчет наличные деньги: - на хозяйственно-операционные и командировочные расходы; - операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями; - расходы экспедиций геологоразведочных партий; - расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. Учтите, что срок отчета по целевым авансам на административно-хозяйственные и операционные расходы законодательством не установлен, он утверждается руководителем организации приказом или другим организационно-распорядительным документом. Основание для выдачи денежных средств под отчет членам трудового коллектива - утвержденный приказом (распоряжением) руководителя организации список лиц, имеющих право на получение указанных сумм, где в обязательном порядке оговариваются размер выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются. Именно по истечении этих сроков подотчетное лицо должно отчитаться в произведенных расходах. Их отсутствие позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм и отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (возврат их в кассу) проводятся в течение одного рабочего дня. Кроме того, в указанном документе могут быть также установлены требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, и порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. С включенными в указанный список работниками в целях сохранности выдаваемых им денежных средств необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Всем работникам выдаются доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) они действуют в интересах организации. Доверенность можно выписать по форме N М-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Однако некоторые специалисты считают, что она может быть выдана и в произвольной форме, но с обязательным указанием необходимых реквизитов: дата выдачи, подпись руководителя и печать фирмы (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Главное, чтобы указанные в документе сведения подтверждали право физического лица на получение товаров (Постановление ФАС Западно-сибирского округа от 21 января 2004 г. по делу N Ф04/353-1379/А70-2003). Для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление и получить на нем разрешающую резолюцию руководителя организации. Помните, что выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Выдача денежных средств под отчет оформляется в общеустановленном порядке расходными кассовыми ордерами Как уже указывалось, не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах. К отчету прикладываются оправдательные документы, подтверждающие их направленность и достоверность расходов. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и заполняется совместно подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Целесообразность произведенных расходов подтверждает должностное лицо, в подчинении которого находится представивший отчет сотрудник, проставлением своей подписи на бланке авансового отчета. Затем документ поступает в бухгалтерию, где проверяется работниками бухгалтерской службы организации, после чего утверждается руководителем организации. И только при наличии положительной резолюции руководителя авансовый отчет принимается к учету. Производить удержания из заработной платы работника работодатели могут для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного целевого аванса, если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм авансов (ст. 137 ТК РФ). Обратите внимание: работодатель вправе принять решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Такое решение должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом. При его отсутствии либо в случае отказа работника добровольно удовлетворить требования администрации удержания из заработной платы производятся в судебном порядке. При возбуждении уголовного дела в случаях хищений и недостач руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда. Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской задолженности возложен на главного бухгалтера (пп. "г" п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совмина СССР от 24 января 1980 г. N 59). Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций: · Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. · Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 руб.). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути. Единый социальный налог, пенсионные взносы, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суточных не взимаются. Суммы превышения фактически выплачиваемых суточных над их нормируемой величиной образуют постоянные разницы. Они должны отражаться на отдельном аналитическом счете учета командировочных расходов. С суммы постоянных разниц определяют постоянные налоговые обязательства (24% с суммы постоянных разниц). Налоговые обязательства отражают по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расходы по налогу на прибыль". Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71” Расчеты с подотчетными лицами”. Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса". Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче. Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников). Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы;новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода. При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам. 3. Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу Расчеты по загранкомандировкам регулируются Положением ЦБ РФ от 09.04.98 г. № 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием" (п.46). В соответствии с данным Положением юридические лица-резиденты могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в следующих случаях: а) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации; б) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации; в) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте; г) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства. При совершении операций, указанных в п. "а" и "б", в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц-резидентов в иностранной валюте. В случаях когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в п. "г", допускается списание средств со счетов юридических лиц-резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.
| Введение стр. Глава 1. Методология учета расчетов с подотчетными лицами: 1.1. Нормативно-правовое обеспечение бухгалтерского учета с подотчетными лицами стр. 1.2. Основные учетные операции с подотчетными лицами стр. 1.3. Материальная ответственность подотчетного лица стр. Глава 2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на материалах ФГУП «ЦЭНКИ»: 2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия ФГУП «ЦЭНКИ» стр. 2.2. Первичный и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами стр. 2.3. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами стр. 2.4. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами стр. Глава 3. Аудит расчетов с подотчетными лицами: 3.1. Хозяйственных расходов стр. 3.2. Командировочных расходов стр. 3.3. Представительских расходов стр. 3.4. Предложения по совершенствованию учета с подотчетными лицами на материалах проведенного аудита стр. Заключение стр. Используемая литература стр. |
| Введение |
| В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении. Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: 1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; 2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; 3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели. При выборе темы дипломной работы я остановилась на теме: "Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами" так как эта тема является актуальной. Практика показывает, что «расчеты с подотчетными лицами» - объект бухгалтерского учета, в котором допускается наибольшее количество нарушений и ошибок. Налоговые органы при проверках уделяют этому разделу учета пристальное внимание. Эта тема бухгалтерского учета очень широка и охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации. Целью выпускной квалификационной работы является: осветить как можно больше вопросов в отношении бухгалтерского учета и аудита с подотчетными лицами, дать подробные комментарии, а так же рекомендации по его оптимизации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1. изучить организацию учета расчетов с подотчетными лицами; 2. рассмотреть аналитический и синтетический учет; 3. выявить особенности приобретения товара через подотчетное лицо у юридических лиц; 4. провести анализ учета хозяйственных расходов на предприятии ФГУП «ЦЭНКИ»; 5. рассмотреть учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам; 6. рассмотреть особенности оформления и учёта представительских расходов; 7. провести аудит расчётов с подотчётными лицами. 8. рассмотреть предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами. Предмет исследования: учетные операции с подотчетными лицами. Объектом исследования является предприятие ФГУП «ЦЭНКИ». В первом разделе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами. Во втором разделе будет дана краткая характеристика ФГУП «ЦЭНКИ», структура предприятия, рассмотрены материалы по учету с подотчетными лицами, приведу примеры авансовых отчетов по командировкам (РФ и за ее приделами), по закупке товарно-материальных ценностей, представительских расходов, оплаты алиментов и др. В третьем разделе будут изучены этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Так же здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки, ознакомление с методиками проведения аудиторской проверки. Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В то же время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры просты. В третьем разделе также будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами. Так же будут даны рекомендации по исправлению ошибок и дальнейшему учету операций с подотчетными лицами. |
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами 5
1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами 5
1.2.Учет представительских расходов …………………...……………………..7
1.3.Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы…………………………………………………….....9
1.4.Учет операционно-хозяйственных расходов…………………………….13
2.Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО " мебель Комплект" 14
2.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами...............................14
2.2.Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………………………...19
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………..………………………………………………………24
Заключение…………………………………………………………………….28
Список использованной литературы……………………………………….29
Приложения
Введение
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы - изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.
Задачи работы:
· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
· проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;
· выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».
Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».
Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.
1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
· представительские расходы.
Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.
Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.
При выдаче денежных средств организация обязана:
· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.
1.1 .Учет представительских расходов.
Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.
Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.
К представительским расходам относят расходы на:
· официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
· проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах;
· транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
· буфетное обслуживание во время переговоров;
· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.
Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.
1.3.Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:
· цель командировки;
· кто направляется в командировку;
· место командировки;
· срок командировки;
· какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
· условия командировке за пределами России;
· порядок оформления командировки;
· порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.
Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:
· покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
· осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
· подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
· участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
· другими аналогичными нуждами.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.
Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:
· для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
· наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
· командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
· фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
· днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;
· перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
· организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
· по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.
Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.
1.4.учет операционно-хозяйственных расходов
Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.
Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.
2. Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО " мебель Комплект".
2.1.ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект» подразделяются на три вида:
1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.
К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.
Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.
Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.
2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).
Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:
· наименование организации-продавца;
· идентификационный номер (ИНН)
· заводской номер ККМ;
· порядковый номер чека;
· дата и время покупки;
· стоимость (цену) покупки;
· признак фискального режима.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:
· наименование документа;
· дату составления документа;
· наименование организации, от имени которой составлен документ;
· содержание хозяйственной операции
· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
В счёте-фактуре должны быть указаны:
· порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
· наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
· идентификационный номер продавца (ИНН);
· наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
· идентификационный номер покупателя (ИНН);
· наименование товара (работы, услуги);
· стоимость (цена) товара (работ, услуг);
· налоговая ставка;
· сумма налога на добавленную стоимость;
· страна происхождения товара;
Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.
3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.
После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).
Рис 1. Схема первичной документации
В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:
1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;
2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.
Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
2.2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ И СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Таблица
Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»
| | | |
| По дебету | По кредиту | |
| Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода | Сальдо начальное -- это остаток долга подотчетному лицу на начало периода | |
| Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу | Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица | |
| Сальдо дебетовое на конец периода -- это остаток долга подотчетного лица на конец периода | Сальдо кредитовое на конец периода -- это остаток долга подотчетному лицу на конец периода | |
| | | |
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 71 Кредит 50 "Касса"
- на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.
Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
- оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)
Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"
- отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 10 "Материалы" Кредит 71
- отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;
Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71
- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;
Дебет 20 "Основное производство Кредит 71
- приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71
- приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;
Дебет 50 "Касса" Кредит 71
- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71
- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71
- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;
Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71
- если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71
- если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71
- если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71
- если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71
- приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер-- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты -- на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера -- на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Ежемесячно итоги из журнала - ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.
У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.
Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".
Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.
Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.
Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).
Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.
Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.
Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.
Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.
Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?
Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.
Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.
Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно- вычислительных работ.
