Тема: Регистрация документов, ее организация и формы
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение……………………………………………………………………….…3

Регистрация документов и организация

справочно-информационного обслуживания…………………………………4

Организация и формы службы ДОУ…………………………………………..5

Организация документооборота…………………………………………….…8

Контроль за сроками исполнения документов………………………………..9

Организация делопроизводства по обращениям граждан…………………….11

Заключение……………………………………………………………………....14

Список используемой литературы…………………………………………….15
ВВЕДЕНИЕ
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

На сегодняшний день в управленческой практике преобразующим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако, ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаются обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, оно предписывается законами и актами государственного управления. Так, федеральный закон об информации, информации и защите информации (ст.5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительно рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

Результаты учета документов обобщается службой документационного обеспечения, и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно ГОСТ Р.6.30-97 учету подлежат полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки, при условии заверения каждой копии печатью организации.
Организация и формы службы ДОУ

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

• 
  управление делами;
  
• 
  общий отдел;
  
• 
  канцелярия;
  
• 
  секретариат.
  

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

• 
  организация работы;
  
• 
  руководство документационным потоком;
  
• 
  координация видов работ с документами;
  
• 
  контроль за последовательностью работы с документами;
  
• 
  организация работ по документационному обеспечению управления.
  

Задачи службы ДОУ:

• 
  совершенствование форм и методов работы с документами;
  
• 
  обеспечение единого порядка документирования;
  
• 
  обеспечение единого порядка работы с документами;
  
• 
  контроль за исполнением документов;
  
• 
  хранение документов;
  
• 
  унификация форм документов;
  
• 
  сокращение, по возможности, документооборота;
  
• 
  методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
  
• 
  внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
  

Функции службы ДОУ:

• 
  разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
  
• 
  обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
  
• 
  доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
  
• 
  контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
  
• 
  изготовление и размножение документов;
  
• 
  разработка номенклатуры дел, хранение дел;
  
• 
  контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
  
• 
  организация работы архива;
  
• 
  повышение квалификации работников службы ДОУ.
  

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1. 
   Централизованная форма.
   

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив – т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2. 
   Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.
   
3. 
   Смешанная форма организации работ с документами.
   

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.
Организация документооборота

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• 
  максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
  
• 
  исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.;
  
• 
  максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
  

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Учет документооборота позволяет:

• 
  определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
  
• 
  определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
  
• 
  разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
  
• 
  установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
  
• 
  рассчитать численность службы делопроизводства.
  

Контроль за сроками исполнения документов

Контроль за документами осуществляют:

• 
  служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);
  
• 
  руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);
  
• 
  исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).
  

Документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и на те, контроль которых необязателен. Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

• 
  документы вышестоящих органов;
  
• 
  распорядительные документы данной организации;
  
• 
  важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.
  

Снятие документов с контроля состоит из следующих этапов:

• 
  принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;
  
• 
  постановки отметки об исполнении в РКК (регистрационно-контрольной карточке) и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;
  
• 
  перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную карточку (раздел);
  
• 
  подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.
  

Документы считают выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливают с помощью законов РФ и других стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п. Некоторые сроки исполнения документов зафиксированы в Государственной системе документного обеспечения управления (ГСДОУ).

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции. Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.

Справочный аппарат представляет собой картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов.

Контрольная картотека делится на 33 ячейки. Из них 31 ячейка соответствует количеству дней в месяце, 32 ячейка предназначена для документа, сроки исполнения которого наступают в следующем месяце, а в 33 располагают карточки на неисполненные в срок документы. По ячейкам картотеки располагают РКК в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по структурным подразделениям или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение.
Организация делопроизводства по обращениям граждан

Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в день их поступления.

В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из номера по номенклатуре дел, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, который может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранность обращений.

Регистрация обращений граждан производится на регистрационно-контрольных карточках обращений граждан.

Если поступившее обращение сопровождается письмом или поручением, то в регистрационно-контрольную карточку вносятся его реквизиты.

Обращения граждан передаются на рассмотрение руководству в день их поступления и регистрации.

Переписка по обращениям граждан учитывается и хранится в отделе по работе с обращениями граждан, с соблюдением режима секретности и контроля, соответствующей службе подведомственной организации, отдельно от других документов. Обращения граждан, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.

Ответы заявителю дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения. Ответ может быть дан в устной или письменной форме. В случае устного ответа в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая запись.

Прием устных обращений граждан:

Прием устных обращений может быть осуществлен по телефону. Обращения от граждан, поступившие в диспетчерские службы, регистрируются в журнале и передаются в течение дня для исполнения в соответствующие службы по принадлежности.

Порядок приема граждан:

В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, проводящих прием граждан, прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

В случае если обращение заявителя не может быть решено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме. Дальнейший его учет, регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке, определенном для письменных обращений. На таких обращениях делается пометка: «С личного приема».

Граждане принимаются в назначенный для приема день в порядке очередности. При осуществлении приема граждан для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов могут привлекаться к их рассмотрению работники соответствующих подразделений.

Лицо, проводящее прием граждан, руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

• 
  дать устное разъяснение;
  
• 
  удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;
  
• 
  отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;
  
• 
  принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения.
  

В журнале учета приема граждан делается отметка о результатах рассмотрения, разрешения или движения обращения с последующим контролем его исполнения.

Если разрешение вопроса, с которым обратился посетитель, не входит в компетенцию организации, то должностное лицо, ведущее прием, разъясняет ему, в какую организацию следует обратиться, и по возможности оказывает содействие в этом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документа с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Быкова Т.А.,Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. М.,2005 67 с.

2. Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документы. Современные требования к оформлению. М.: РГГУ, 2003. 66 с.

3. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.

4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

5. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. №2. С. 21-25.

6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.