Содержание

1. 
   Сущность информационной логистики
   
2. 
   Методы управления информационными потоками на предприятии
   
3. 
   Организация информационных связей на примере предприятия
   

Введение

Организация внутренних и внешних информационных связей.


В течение последних лет бурно развиваются основанные на информатике новые логистические технологии, без которых сложно осуществлять деятельность любому предприятию.

Любое производственное предприятие является открытой системой, которая материальным и информационным потоками связана с поставщиками, потребителями, экспедиторами и транспортными организациями. Такие связи, определяют некоторые сбои в осуществлении деятельности каждым из участников в общей системе сотрудничества (партнерства). Поэтому информационное обеспечение логистического управления является одним из наиболее важных и актуальных направлений. Благодаря успешному управлению информационными потоками можно сократить складирование (лучшее управление запасами, согласованность действий поставщика и потребителя, замена складирования готовой продукции складированием полуфабрикатов или сырья), а так же за счет обмена информации удается также ускорить транспортировку (согласованность всех звеньев транспортной цепочки).

В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Необходимым условием согласованной работы всех звеньев логистической цепи является наличие информационных систем, которые подобно центральной нервной системе, в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент. Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (снабжение, производство, транспорт, складское хозяйство, распределение и т.д.) и управлять ею исходя из принципов единого целого.

1. 
   Сущность информационной логистики
   

Понятие и сущность информационной логистики

Информационная логистика организует поток данных, сопровождающий материальный поток, занимается созданием и управлением информационными системами, которые технически и программно обеспечивают передачу и обработку логистической нформации.

Предметом изучения информационной логистики являются особенности построения и функционирования информационных систем, обеспечивающих функционирование логистических систем. Целью информационной логистики является построение и эксплуатация информационных систем, обеспечивающих наличие:

1) нужной информации (для управления материальными потоками);

2) в нужном месте;

3) в нужное время;

4) необходимого содержания (для лица принимающего решение);

5) с минимальными затратами.

Информационная логистика является неотъемлемой частью всей логистической системы обеспечивающую функциональную область логистического менеджмента. Объектом изучения информационной логистики являются информационные потоки, отражающие движение материальных, финансовых и других потоков влияющих на производственный процесс. Основная цель – обеспечение логистических систем информацией в нужные сроки, в нужном объеме и в нужном месте.

Для эффективного обмена информацией в логистических системах широко используется электронная передача данных, которая представляет собой автоматизированное соединение информационных систем или разных организаций, или территориально удаленных друг от друга подразделений одного предприятия. Связь между ними обеспечивают коммуникационные системы при помощи средств техники связи. Эта деятельность обычно называется дистанционной передачей данных.

Дистанционная передача данных является предпосылкой для полной интеграции информационных систем не только в масштабе одной страны, но и в международном.

Информационная логистика – это часть логистики, которая является связующим звеном между снабжением, производством и сбытом предприятия и занимается организацией потока данных, который сопровождает материальный поток в процессе его перемещения.

Информационный поток – это совокупность сообщений, циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой, которые необходимы для управления и контроля за выполнением логистических операций.

Под логистическим информационным потоком понимается сложившееся или организованное в пределах логистической информационной системы движение информации в определенном направлении при условии, что у этих данных есть общий источник и общий приемник (например, совокупность сведений, передаваемых из одного звена логистической системы (отдел закупок) – источника в другое (производственный отдел) – адресат).

Материальный поток — это готовые изделия, полуфабрикаты и сырье, находящиеся в процессе движения от производителя к потребителю в определенном временном интервале и вовлеченные в различные логистические операции.

Каждому материальному потоку соответствует некоторый информационный поток.

Между материальным и информационным потоками не существует однозначного соответствия, именно синхронности во времени возникновения, направленности и др. То есть информационный поток может опережать материальный (например, проведение переговоров, заключение контрактов), либо отставать от него (информация о получении поставленного товара). Отсюда вытекают четыре ситуации, когда:

• 
  пережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
  
• 
  опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;
  
• 
  одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах МП;
  
• 
  вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
  

Возможным является наличие нескольких информационных потоков, сопровождающих материальный поток.
Классификация информационных потоков

Признак классификации	Вид ИП
Отношение к ЛС и ее звеньям	Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные
Вид носителей информации	На бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цифровые, электронные
Периодичность использования	Регулярные, периодические, оперативные
Назначение информации	Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные
Степень открытости	Открытые, закрытые, секретные
Способ передачи данных	Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям
Режим обмена информацией	"on-line", "off line"
Направленность относительно МП	В прямом направлении с МП, во встречном направлении с МП
Синхронность с МП	Опережающие, одновременные, последующие

Путь, по которому движется информационный поток, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Возрастание роли информационных потоков в современной логистике обусловлено следующими основными причинами. Во-первых, потребителю важна информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и др., она является необходимым элементом потребительского логистического сервиса. Во-вторых, наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности в спросе. И, наконец, в-третьих, информация повышает гибкость логистической системы с точки зрения того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкретных преимуществ.

Логистическая система предъявляет к определенной сети конкретные требования:

1. 
   Быстрый и надежный сбор данных транспортных средствах и средствах производства.
   
2. 
   Структурирование внутрипроизводственной информационной системы поддержки принятия решений, которая в каждый момент содержит актуальную информацию о ходе производственных процессов по каждому из участков.
   

Немаловажным в информационной логистике является контроль информационных потоков. Сложность контроля информационных потоков заключается в их характеристиках, рассмотрим их:

• 
  множественность подразделений (поставщики информации);
  
• 
  множественность подразделений (потребители информации);
  
• 
  трудная практическая обозримость маршрутов информационных потоков;
  
• 
  большое количество единиц документации по различным маршрутам;
  
• 
  выбор варианта из существующих для оптимизации информационных потоков.
  

Отсюда выявляется одна из проблем управления информационными потоками – недостаток своевременной информации, который вызывает накопление материала, поскольку неуверенность потребителя, как и неуверенность поставщика, обычно вызывает желание подстраховаться.

Оперативно и качественно управлять информационным потоком можно посредством следующих операций:

• 
  переадресация информационного потока;
  
• 
  ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
  
• 
  уменьшая или увеличивая объем информации на отдельных участках прохождения информации;
  
• 
  ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
  

Повышение экономической эффективности производства и сбыта, может быть достигнуто путем максимальной координации материальных и информационных потоков при их объединении. Инструментом объединения является информационное обеспечение процессов производства. Претворение в жизнь данной концепции способствует понимание, что информация на современном уровне развития общественного производства – это самостоятельный производственный фактор.

Логистические информационные системы

Логистическая система – это самоприспосабливающаяся система с обратной связью, которая выполняет логистические функции или операции, состоит из подсистем и имеет развитые связи с внешней средой.

Информационные системы
обеспечивают подготовку, ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных. Они отличаются иерархической структурой. Степень их автоматизации достаточна высока. Информационные системы бывают реализованы как сеть взаимосвязанных вычислительных машин разной величины и абонентских пунктов (терминалов). Их подсистемы выполняют функции на различных уровнях управления, как правило, используя общий банк данных. Информацию все более высокого уровня получают сжатием данных из детальной базы более низких уровней. Детальные данные передаются на более высокий уровень только в случае значительных отклонений от требуемого или ожидаемого состояния.

Логистические информационные системы представляют собой информационные сети, которые обычно разделяются на три группы:

Первая – информационные системы для принятия долгосрочных решений о структурах и стратегиях (так называемые плановые системы). Они служат главным образом для создания и оптимизации звеньев логистической цепочки. Для плановых систем характерна пакетная обработка задач. Среди решаемых задач могут быть следующие:

• 
  создание и оптимизация звеньев логистической цепи;
  

• 
  управление условно-постоянными, т. е. малоизменяющимися данными;
  
• 
  планирование производства;
  
• 
  общее управление запасами;
  
• 
  управление резервами и другие задачи.
  

Вторая – информационные системы для принятия решений на среднесрочную и краткосрочную перспективу (так называемые диспозитивные или диспетчерские системы). Они направлены на обеспечение отлаженной работы логистических систем. Речь идет, например, о распоряжении (диспозиции) внутризаводским транспортом, запасами готовой продукции, обеспечении материалами и подрядными поставками, запуске заказов в производство. Некоторые задачи могут быть обработаны в пакетном режиме, другие требуют интерактивной обработки (on-line) из-за необходимости использовать как можно более актуальные данные. Дипозитивная система подготавливает все исходные данные для принятия решений и фиксирует актуальное состояние системы в базе данных.

Третья – информационные системы для исполнения повседневных дел (так называемые исполнительные системы). Они используются главным образом на административном и оперативном уровнях управления, но иногда содержат также некоторые элементы краткосрочной диспозиции. Особенно важны для этих систем скорость обработки и фиксирование физического состояния без запаздывания (т.е. актуальность всех данных), поэтому они в большинстве случаев работают в режиме on-line. Речь идет, например, об управлении складами и учете запасов, подготовке отправки, оперативном управлении производством, управлении автоматизированным оборудованием. Управление процессами и оборудованием требует интеграции информационных систем коммерческого характера и систем управления автоматикой.

Создание информационных систем требует системного мышления. Роль регулятора при принятии решений оставляет за собой человек, а вычислительная техника предоставляет ему нужную информацию. Взаимная связь средств вычислительной техники на территории предприятия или между несколькими близко расположенными частями предприятия (например, в одном городе) реализуется, как правило, стационарной линией (сеть), предназначенной только для этой цели. Для передвижных средств и бортовых вычислительных машин используется беспроводная связь.

При проектировании информационных систем возникает опасность сохранения традиционных процессов, в то время как необходимо добиться коренных изменений в организации. Надо иметь в виду, что вычислительные системы не являются универсальным лекарством от плохо управляемых операций. Кроме того, при неконтролируемом использовании новых информационных технологий легко возникает разлив излишней информации и в результате возрастает стоимость обработки данных без заметного эффекта для предприятия. Недостаточная эффективность информационных систем может иметь и другие причины: например, организационные барьеры между подразделениями предприятия, низкое качество (по критериям "верность" и "актуальность") данных, неподготовленность подразделений предприятия к внедрению системы.

В соответствии с концепцией логистики информационные системы, относящиеся к различным группам, интегрируются в единую информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию. Вертикальной интеграцией
считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков, связывающих плановые, диспозитивные и исполнительные системы.

Горизонтальной интеграцией
считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

Принципы построения логистических информационных систем

В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип – последовательного продвижения по этапам издания системы – должен соблюдаться и при проектировании логистических информационных систем.

Используемое на малом предприятии информационное обеспечение можно разделить на первичные и вторичные.

К первичным функциям относятся:

• 
  организация массивов информации;
  
• 
  организация потоков информации;
  
• 
  организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.
  

При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.

Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенные единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Функции организации потоков информации предлагает выполнение следующих управленческих процедур:

• 
  определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;
  
• 
  определение состава информации, периодичности её циркуляции и форм представления;
  
• 
  разработку документооборота;
  
• 
  использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
  
• 
  установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
  
• 
  Организация процесса сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:
  
• 
  обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами;
  
• 
  распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места её возникновения до потребителя.
  

Вторичными функциями подсистемы информационного обеспечения является обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления.

Конечно, что подсистема информационного обеспечения для выполнения вышеперечисленных функций должна быть соответствующим образом организована. Специфика деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы организации. Таким образом, сразу возникает вопрос: какое место данная подсистема должна занимать в иерархии предприятия?

В настоящее время возможны три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях:

• 
  централизованный;
  
• 
  децентрализованный;
  
• 
  специализированный.
  

При централизованном способе организации вся деятельность по информационным технологиям сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании ответственному за информационные системы и технологии.

Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работы по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными системами каждый в своем направлении.

Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком – дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемам.

При специализированном способе организации отсутствует подразделение по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. Это характерно для небольших организаций, которые не могут иметь собственных специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов.

Преимуществом данного способа организации подсистемы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком – сложность учета всех специфических особенностей объекта.

Выбор того или иного способа организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов, и, прежде всего, размеров организации, системы управления, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Следует лишь отметить, что подсистема информационного обеспечения в настоящее время достигла такого уровня специализации, что требует пристального внимания к своей организации. Современные руководители понимают это, и любая даже самая маленькая организация имеет в своем составе информационные службы.

Информационные технологии в логистике

Использование компьютерной техники и современного программного обеспечения позволяет значительно улучшить скорость и качество управленческих решений. Современное состояние логистики и её развитие во многом сформировалось благодаря бурному развитию и внедрению во все сферы бизнеса информационно-компьютерных технологий. Реализация большинства логистических концепций (систем) таких как SDP, JIT, DDT, и других была бы невозможна без использования быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно-программного обеспечения.

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между элементами логистической системы, логистической системой и внешней средой, образуют своеобразную логистическую информационную систему, которая может быть определена как интерактивная структура, состоящая из персонала, оборудования и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

Если в информационной системе осуществляется автоматизированная обработка информации, то техническое обеспечение включает в себя компьютерную технику и средства связи между компьютерами.

Широкое проникновение логистики в сферу управления производством в существенной степени обязано компьютеризации управления материальными потоками. Компьютер стал повседневным орудием труда для работников самых разнообразных специальностей, с ним научились обращаться ему поверили. Программное обеспечение компьютеров позволяет на каждом рабочем месте решать сложные вопросы по обработке информации. Эта способность микропроцессорной техники дает возможность с системных позиций подходить к управлению материальными потоками, обеспечивая обработку и взаимный обмен большими объемами информации между различными участниками логистического процесса.

При реализации функций логистики на предприятии составляют основные направления программы работ:

• 
  определяются технические средства для выполнения программного задания;
  
• 
  составляются требования к качественным характеристикам и определяется необходимый объем финансовых и трудовых ресурсов;
  
• 
  определение базовых методов формирования программных заданий;
  
• 
  выбор организационной формы осуществления программных заданий;
  
• 
  составление сетевой модели выполнения этапов и работ;
  
• 
  разработка системы критериев оценки и мотиваций действий;
  
• 
  организация контроля, учета и оценки хода работ.
  

Логическая система на производстве эффективна только тогда, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания информационного базиса соответствующего данному виду производства и его объему и прочим характеристикам производственной структуры предприятий. Также к этому относятся "актуальные обзоры" фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания, простои, соблюдение сроков). Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает "датчиками и измерительными инструментами", которые контролируют объемы и сроки текущих процессов.

В настоящее время между партнерами широко распространяются технологии безбумажных обменов информацией. На транспорте вместо сопровождающих груз многочисленных документов (особенно в международном сообщении) по каналам связи (Интернет) синхронно с грузом передается информация, содержащая о каждой отправляемой единице все необходимые для нее характеристики товара и реквизиты. При такой системе на всех участках маршрута в любое время можно получить исчерпывающую информацию о грузе и на основе этого принимать управленческие решения. Логистическая система дает возможность грузоотправителю получать доступ к файлам, отражающим состояние транспортных услуг и загрузку транспорта.

Возможен автоматический документальный обмен между производителями товаров и крупными магазинами, включающий обмен накладными и транспортными конторами при прямой отправки товаров от производителя к покупателю. С помощью технологии безбумажных обменов информацией покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку.

Электронный обмен данными — процесс, который позволяет с помощью компьютеров наладить связь между компаниями, заключить сделку с помощью глобальных и локальных вычислительных сетей, которые непосредственно организуют взаимодействие между компьютерами различных компаний. Чтобы реализовать эти возможности, компании заключают стандартные протоколы обмена и заключают между собой договора.
В моем реферате вашему вниманию будет представлено такое понятие, как информационная логистика, раскрыто сущность и содержание информационной структуры логистики. В данном реферате я постараюсь наиболее полно раскрыть данную тему – показать ее основные преимущества и попытаться выявить недостатки.

Итак, информационная логистика представляет собой потоки информации, являются связующими нитями, которые связывают все элементы логической системы (снабжение, производство, сбыт).

Здесь также следует подчеркнуть оперативность получения информации, оказывающее значительное влияние на успешную деятельность фирмы во внешней среде. Вместе с тем, в современной экономике информация приобрела и новое качество: она все чаще генерирует возникновение и движение материальных потоков. Поэтому особую роль играет комплекс информационного обеспечения.

Поскольку качество планирования повышается вместе сростом полноты информации и скорости обработки данных, службы материального обеспечения производственных предприятий должны оснащаться современной вычислительной техникой, образующей единую сеть что несомненно значительно упростит процесс приема и обработки данных, как исходящих, так и входящих.

Благодаря деятельности информационной логистики при обмене снабженческими данными повышается эффективность управления запасами. Обмен снабженческими распространяется на ряд фирм – поставщиков и транспортных компаний, позволяет изготовителю уменьшить затраты, связанные с обеспечением деятельности полной логистической цепи. Повысив ее эффективность – фирма-изготовитель несомненно получает ощутимую экономию, которая делится в определенных пропорциях между тремя сторонами; изготовителем, поставщиком и транспортной компанией, компенсируя затраты на создание и содержание современных информационных систем, которые позволяют получать дополнительную прибыль от их использования.

Следует отметить, что для обеспечения информационного обслуживания всей структуры материально-технического снабжения должны присутствовать информационные элементы, для полноты изложения материала такие как:

1. тип предмета снабжения

2. количество или его объем

3. происхождение предмета снабжения

4. его месторасположения (размещение)

5. время прибытия в пункт размещения

6. время отправки из пункта размещения

7. система транспортировки

8. время транспортировки

9. резервирование

Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. С этой целью устанавливаются пункты считывания и передачи информации во всех местах размещения.

Для информационной поддержки сбытовой деятельности фирмы необходимо задействовать основные виды информации, хранимые в памяти автоматизированных информационных систем (локальных), перечислю их:

1. 
   История рынка сбыта (включая анализ по регионам), типы сбытовых операций;
   
2. 
   Прогнозы рынка и сбыта;
   
3. 
   Конкуренция; история, состояние, перспективы;
   
4. 
   Доля на рынке: история и анализ;
   
5. 
   Цены и цены образования;
   
6. 
   Расходы;
   
7. 
   Модели рынка (сбыта);
   
8. 
   Контроль деятельности персонала;
   
9. 
   Территориальное планирование, циклы деловых поездок, персональное распределение командировок;
   
10. 
    Источники запроса на новый продукт;
    
11. 
    Реестр покупателей; исходящая и получаемая информация;
    
12. 
    Печатание и отправка почты;
    
13. 
    Контроль ответов и анализ результатов рекламной деятельности;
    
14. 
    Обсчет сбытовой деятельности;
    
15. 
    Движение заказа, выставление счетов, составление смет и отчетов;
    
16. 
    Доступ к внутренней и внешней информации;
    

Информационная логистика охватывает управление всеми процессами движения и складирования реальной продукции на предприятии, позволяя обеспечить своевременное и эффективное ее движение из точки возникновения в точку потребления с минимальными затратами и оптимальным сервисом. Для этого систем подвергается общей иерархической структуризации.

Замечу, что логическая система на производстве эффективна только тогда, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания информационного базиса соответствующего данному виду производства и его объему и прочим характеристикам производственной структуры предприятий. Также к этому относятся «актуальные обзоры» фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания, простои, соблюдение сроков). Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает «датчиками и измерительными инструментами», которые контролируют объемы и сроки текущих процессов и передают эти сведения далее для интерпретации. Логическая система предъявляет к своей измерительной сети следующие требования:

Быстрый и надежный, предпочтительнее автоматизированный сбор информации и данных о транспортных средствах и средствах производства;

Структурирование внутрипроизводственной информационной системы поддержки принятия решений, которая в каждый момент содержит актуальную информацию о ходе производственных процессов по каждому участку предприятия.

В настоящее время широко распространяются технологии безбумажных обменов информацией. На транспорте вместо сопровождающих груз многочисленных документов (особенно в международном сообщении) по каналам связи синхронно с грузом передается информация, содержащая о каждой отправляемой единице все необходимые для нее характеристики товара и реквизиты. При такой системе на всех участках маршрута в любое время можно получить исчерпывающую информацию о грузе и на основе этого принимать управленческие решения. В ряде случаев грузоотправители получили доступ к файлам, отражающем состояние транспортных услуг и загрузку транспорта.

Возможен автоматический документальный обмен между производителями товаров и крупными магазинами для населения, включающий обмен накладными и транспортными конторами при прямой отправки товаров от производителя к покупателю. С помощью технологии безбумажных обменов информацией покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку.

Электронный обмен данными – процесс, который позволяет с помощью компьютеров наладить связь между и между компаниями заключать сделки по компьютеру с помощью глобальных и локальных вычислительных сетей, которые непосредственно организуют взаимодействие между компьютерами различных компаний. Чтобы реализовать эти возможности, компании заключают стандартные протоколы обмена и заключают между собой договоры.

В области распределения в США, например, действуют две системы стандартных протоколов – стандарты сетей обмена информацией между торговыми учреждениями и общий стандарт связи. Разработаны и применяются стандартные компьютерные протоколы оформления сделок при следующих операциях:

• 
  заказах на покупку;
  
• 
  заказах на отправку партий грузов;
  
• 
  получение консультаций для грузоотправителей;
  
• 
  заполнение фактурных счетов;
  
• 
  различных выплатах;
  
• 
  оформлении накладных;
  
• 
  получении информации о перевозимых товарах.
  

С помощью информационной логистики и совершенствования ее на базе методов планирования и управления в компаниях ведущих промышленных стран Запада происходит в настоящее время процесс, сутью которого является замена физических запасов надежной информацией о возможности быстрого получения необходимых ресурсов.

Еще в моем реферате я хотел бы остановится на функциях информационной логистической системы, которая должна выполнять множество специфический функций, в том числе функцию обслуживания потребителя, управления, планирования, функцию координирования.

Благодаря функционированию системы управления фирмой достигается выполнение целей определенного уровня. Принято выделять 4 уровня «лестницы целей» организации. Поэтому информационную систему организации целесообразно представить в виде четырехуровневой пирамиды. Главный принцип создания информационной системы состоит в том, что, во-первых, данные должны собираться на самом низком уровне агрегирования, и, во-вторых, они должны быть сопоставимы.

Информационная система с обратной связью существует там, где окружающая среда способствует принятию решения, которое оказывает влияние на эту среду, и следовательно на дальнейшие решения.

Здесь можно привести несколько примеров:

• 
  принятие решений относительно числа обслуживаемых потребителей зависит от числа заказов и объема складских запасов;
  
• 
  стремление конкурирующих фирм выпускать новые изделия увеличивает затраты на исследования и технические усовершенствования, что приводит к соответствующим изменениям в технологии производства и снижению производственных издержек соответственно.
  

В информационной системе с обратной связью существует строго определенный базис, на котором основывается практика решений, принимаемых руководителями предприятий. Замечу, что их решения окружающими обстоятельствами не являются выражениями «свободной воли», а являются строго обусловленными

Практика отечественных предприятий показывает, что поставка товаров потребителю в среднем занимает неделю, с момента получения заказа от клиента. Запаздывание бухгалтерских операций и закупок составляют в розничном звене в среднем 3 недели от момента продажи вплоть до ее отражения в заявках на выполнение заказа. Оптовику требуется 1 неделя для оформления заказа, а отправка товара розничному звену занимает еще неделю. Аналогичные запаздывания имеют место также между оптовым звеном и заводским складом.

У производителя уходит в среднем 6 недель с момента принятия решения об изменении темпа выпуска продукции до момента, когда производство достигает нового уровня. Однако в высокоорганизованных логистических системах, функционирующих в странах с развитым рыночным хозяйством, периоды запаздывания значительно сокращаются.

2. 
   Методы управления информационными потоками на предприятии
   

1. 
   Информационное обеспечение экономических систем: понятие и сущность
   

Основу принятия управленческих решений составляет управленческая информация.

Управленческая информация представляет собой перечень сведений, которые являются необходимыми и достаточными для выполнения определенных функций.

Требования к управленческой информации:

1.Полнота сведений

2. 
   Точность.
   
3. 
   Достоверность.
   

1. 
   Актуальность.
   
2. 
   Оперативность сведений.
   
3. 
   Доступность.
   

Массив информации, который необходим каждому конкретному лицу формируется с учетом его компетенции в управлении деятельностью определенной экономической системы и должностными обязанностями.

Информация, будучи своего рода ресурсом для принятия управленческого решения и его продуктом, допускает наличие источника информации и получателя (пользователя). Взаимодействие между ними определяется понятием информационного обеспечения.

Это понятие заключает в себя:

• 
  состав информации;
  
• 
  структуру информации и закономерности ее преобразования;
  
• 
  характеристики движения информации;
  
• 
  характеристики качества информации;
  
• 
  способы преобразования информации.
  

2.
Информационный поток: понятие и виды
Информационное обеспечение экономических систем осуществляется благодаря потокам информации.

Информационный поток представляет собой совокупность циркулирующих внутри экономической системы или между экономической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за экономическими процессами.

Информационные потоки классифицируются как по признакам, свойственным экономическим потокам в целом, так и по своим специфическим свойствам (табл. 1).
Таблица 1

Классификация информационных потоков

Классификационные признаки	Вид потока
Уровень часовой|временной| синхронизации	Опережающие Отстающие Синхронные
Направление движения	Встречные Однонаправленные Обратнонаправленые Разнонаправленные
Вид объединяемых потоком систем	Горизонтальный Вертикальный
Место прохождения	Внешние|наружный| Внутренние
Направление движения по отношению к экономической|экономичный| системе	Входящие Исходящие
Вид носителей информации	Бумажные Магнитные Электронные и др.
Источник|исток,родник| формирования	Директивные (управленческие) Нормативно справочные Мониторинговые Учетно-аналитические Вспомогательные
Уровень открытости	Открытые Закрытые (конфиденциальные) Обычные Заказные
Наполняемость и важность	Элементарные Комплексные Ключевые Базисные
Способ передачи|передача|	Курьерские, почтовые Телефонные, телеграфные Телетайпные Радио- и телекоммуникационные|телекоммуникационый,телекоммуникационный| Электронные, факсимильные

Взаимосвязь материального и информационного потоков является очевидной, однако соответствие одного потока другому является условной. Собственно говоря, содержание материального потока, как правило, отображают данные информационного потока, но повременным параметрам они могут не совпадать. На практике в экономических системах материальные и информационные потоки нередко опережают или опаздывают друг относительно друга. Векторная направленность материальных и информационных потоков также имеет специфическую особенность, которая заключается в том, что они могут быть как однонаправленные, так и разнонаправленные:

- опережающий информационный поток, который двигается навстречу, например, материальному потоку содержит, как правило, сведения о заказе;

- опережающий информационный поток в прямом направлении -это предварительные сообщения о будущем прибытии груза;

- одновременно и однонаправлено с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах материального потока (это синхронные потоки);

• 
  вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах принятия груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
  

Характеризуя связь направления движения информационных потоков с материальными и финансовыми, следует указать на двойственность этих потоков.

Направленность информационного потока совпадает с направлением движения материального потока, если информация о нем предоставлена раньше времени или синхронно. Вместе с тем направленность информационного потока может быть как встречной, так и обратной по отношению к другим потокам. Встречный характер потока касается, прежде всего движения встречного финансового потока, который обслуживает входящий или исходящий материалопоток. Обратная направленность информационных потоков проявляется при проведении мониторинга выполнения хозяйственных операций как внутри экономической системы, так и вне нее.

К элементам информационных потоков относятся:

• 
  телефонограммы и факсы;
  
• 
  накладные, поступающие с товаром;
  
• 
  информация о поступлении и размещении грузов на складе;
  
• 
  данные о транспортных тарифах и типах транспорта;
  
• 
  изменения в состоянии запасов;
  
• 
  нармативно-справочная производственная информация;
  
• 
  текущие сведения о производственных мощностях;
  
• 
  данные о финансовых потоках и т.д.
  

Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков необходимо соблюдать следующие принципы:

• 
  данные должны собираться максимально близко к тому месту производственно- сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником;
  
• 
  данные должна быть представлены в виде, пригодном для их преобразования и сопоставления.
  

Измеряется информационный поток количеством обработанной или переданной информации за единицу времени. Информационный поток основывается на перемещении бумажных или электронных документов. В зависимости от этого, он может измеряться

• 
  количеством обработанных и переданных единиц бумажных документов;
  
• 
  или суммарным количеством документострок в этих документах;
  
• 
  или количеством информации (бит), которая содержится в том или другом сообщении.
  

Информационный поток характеризуется такими параметрами:

• 
  источник возникновения;
  
• 
  направление движения потока;
  
• 
  периодичность;
  
• 
  вид существования;
  

• 
  скорость передачи и приема;
  
• 
  интенсивность потока и др.
  

Информационные потоки имеют следующие характеристики:

• 
  неоднородность;
  
• 
  множественность подразделений – поставщиков информации;
  
• 
  множественность подразделений – потребителей информации;
  
• 
  сложность и трудности практической видимости информационных маршрутов;
  
• 
  множество передач единиц документации по каждому маршруту;
  
• 
  многовариантность оптимизации информационных потоков.
  

3
. Характеристика процесса информационного обеспечения экономических систем
Процесс информационного обеспечения предусматривает выполнение следующих операций:

• 
  сбор данных;
  
• 
  обработка данных и формирование информационных банков пользователей;
  
• 
  хранение информации;
  
• 
  поиск информации;
  
• 
  превращение информации;
  
• 
  передача информации.
  

Осуществление их в указанной последовательности, обусловливает движение информационных потоков.

4. 
   Системы управленческой информации
   

Организационно оформленная совокупность информационных потоков – документов, каналов связи, технологий преобразования и передачи информации, обеспечивающих процесс управления, представляет собой систему управленческой информации.

Системы управленческой информации, которые создаются на предприятии, можно объединить в следующие группы:

1. 
   По степени централизации:
   

• 
  централизованные системы, которые обеспечивают процесс управления по всем видам функциональной деятельности предприятия;
  
• 
  децентрализованные системы, которые обеспечивают отдельные виды функциональной деятельности.
  

2. 
   По степени охвата информационным обеспечением отдельных функций управления:
   

• 
  комплексные информационные системы, которые обеспечивают выполнение всего спектра функций управления – организацию, планирование, учет, контроль, регулирование;
  
• 
  локальные информационные системы, которые предназначены для выполнения определенных функций.
  

3. 
   По степени автоматизации процесса управления:
   

• 
  информационно-справочные системы;
  
• 
  информационно-рекомендательные системы;
  
• 
  самонастраиваемые системы;
  
• 
  информационно управленческие системы .
  

Современные системы коммерческой, экономической информации строятся как децентрализованные комплексные системы, которые интегрируются в централизованные системы управленческой информации предприятия с помощью локальных информационных сетей.

Основу интеграции составляют соответствующие информационные технологии, наиболее распространенной среди которых является Интранет - технологии Интернет, которые разработаны для внутрифирменных целей.

Интранет считается средством, которое может повлиять на всю систему управления предприятием. Он способствует коллегиальности и исключает дублирование в работе.

Следует обратить внимание, что с точки зрения пользователя, процедура обращения до Интранет не является сложной. Однако, как предупреждают специалисты, Интранет нельзя рассматривать как абсолютное средство, которое разрешает все информационные проблемы предприятия. Он не замещает сложные специальные системы, такие, как “Лотус ноутс” (Ай-Би-Эм) или Р/3 (Ес-ай-пи), особенно в тех случаях, когда необходимо обеспечить строгую конфиденциальность информации.

5. Специальные средства информационного обеспечения экономических систем
Специальным средством информационного обеспечения деятельности экономических систем выступают ЕДИ – технологии. Одним из направлений их развития является технология электронного обмена деловой документацией по стандарту ООН – ЕДИФАКТ (“Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport” - “Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте”). Он представляет собой набор принципов обмена деловыми данными между разными экономическими системами (участниками хозяйственных связей) – производственными предприятиями, торгово-посредническими организациями, банками, страховыми кампаниями и тому подобное.

ЕДИФАКТ – это особенный структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности.

ЕДИФАКТ включает:

• 
  универсальный язык для формализированного описания коммерческих документов;
  
• 
  набор классификаторов содержания основных реквизитов в коммерческих документах, например, наименований: грузов, условий доставки, стран, городов и тому подобное;
  
• 
  набор стандартных форм документов, например, контракта, коносамента, грузовой таможенной декларации.
  

Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информационных сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой практике документа, сформировать его электронную версию и транслировать в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной коммерческой информации.

4. 
   Организация информационных связей на примере предприятия