Адаптация персонала

Целью системы адаптации является в основном снижение издержек организации за счет следующих факторов:

1.      Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:

• Достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки
• Уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей

2.      Сокращение уровня текучести кадров:

• Снижение кол-ва сотрудников, не прошедших испытательный срок
• Уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы

Выгодами, получаемыми сотрудником после прохождения адаптации являются:

• Получение полной информации, требуемой для эффективной работы;
• Снижение уровня неопределенности и беспокойства;
• Повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;
• Освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения;
• Выстраивание системы взаимодействия с коллегами;
• Получение эффективной обратной связи от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока;

Выгодами, получаемыми компанией с выстроенной системой адаптации, являются:

• Создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
• Выявление недостатков существующей в компании системы подбора;
• Развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей;
• Обоснование кадровых решений в отношении как новичка, так и наставников после окончания адаптационного периода;
• Повышение лояльности сотрудника компании как работодателю.

Аспекты адаптации

 1.    Корпоративная адаптация

Для того чтобы начать работать эффективно, человеку необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности компании, например:

• Какое место занимает компания на рынке? Как идут дела? К чему стремится?
• Каковы стратегические цели и приоритеты компании?
• Кто является ключевыми клиентами? Кто основными конкурентами?
• Как осуществляется управление компанией? Кто принимает решения?
• Какова структура компании? Где какие подразделения расположены?
• Какова периодичность и технология планирования и отчетности?
• Какие действуют процедуры, регламенты?
• Кто и в каком порядке подписывает документы?
• и т.д.

2.    Социальная адаптация

Приходя на работу, человек принимает те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами.
На этом этапе он знакомится с «атмосферой компании» – корпоративной культурой. Сотруднику необходимо получить ответы на следующие вопросы:

• Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой, богемный, комеди-клаб и т.п.)?
• Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню / должности, подчиненным, руководителям?
• Есть ли в компании какие-то группы, «лагеря», территории? Какие между ними взаимоотношения?
• С кем обедать? С кем курить?
• У кого дети такого же возраста? У кого кошки/собаки/рыбки/птички? У кого похожие хобби, увлечения?
• Что можно / нельзя обсуждать в курилке, за обедом?
• К кому можно / нельзя обращаться за помощью, советом?
• и т.д.

3.    Организационная адаптация.

Обычно мы проводим на работе большую часть светового дня. Разумеется, это время должно быть как-то организовано в бытовом плане. Существует масса организационных моментов, с которыми предстоит разобраться новичку в первые дни / месяцы работы. Например:

• Где находится туалет? Где можно курить? Где находится столовая?
• Где можно разместить свои вещи?
• Как оформить постоянный пропуск?
• Кто настроит компьютер?
• Когда и где выдают зарплату?
• Как здесь пьют чай / кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?
• Можно ли повесить над рабочим столом плакат любимой рок-группы? Семейное фото? Календарь с видами природы?
• Как заказать канцелярию, курьера, машину, переговорную комнату?  
• К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?
• Где взять положенный корпоративный мобильный? Мед.страховку?
• Как принято справлять дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?
• Во сколько принято уходить домой? Можно ли утром опаздывать?
• Когда будет отпуск?
• и т.д.

4.    Техническая (технологическая) адаптация

В каждой компании используется свой набор техники и программного обеспечения. Новому сотруднику в период адаптации придется:

• Запомнить новый пароль, привыкнуть к новой клавиатуре, настроить почтовую программу, обзавестись привычными закладками в «Избранном», занести нужные контакты в «Адресную книгу».
• Освоить новую модель телефона, факса, копира, брошюровщика и пр.
• Разобраться в внутрифирменной системе хранения информации, где что лежит, как называются нужные папки.
• Освоить специфическое производственное (складское, IT и т.п) оборудование
• Освоить специфическое программное обеспечение (БД).
• и т.д.

5.    Профессиональная адаптация

Данный аспект адаптации связан непосредственно с профессиональной стороной деятельности сотрудника в организации. Хватает ли ему знаний, умений и навыков или требуется дообучение? Есть ли перспективы у данного работника? Эти вопросы интересуют менеджеров по персоналу и руководителя подразделения. А самому сотруднику необходимо освоить следующие профессиональные аспекты работы:

• Используемые в компании технологии и техники;
• Стандарты работы; Документация;
• Нормы, нормативы, технические требования;
• Перспективы профессионального и карьерного роста;
• Возможности обучения, повышения квалификации;
• Параметры оценки качества работы;
• и т.д.

6.    Психофизиологическая адаптация

Данный аспект в первую очередь  включает приспособление к определенному, часто отличному от привычного, режиму труда и отдыха. Особое внимание психофизиологической адаптации нужно уделить в следующих ситуациях:

• Сменный график работы. Если человек никогда не работал по ночам, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе, к примеру с 8 часов на 12.
• График работы сдвинут. В некоторых компаниях предлагается график работы с 7:00 до 16:00, в других – с 11:00 до 20:00. Резко переключиться с одного режима работы на другой нередко бывает довольно сложно.
• Ненормированный рабочий день. К ненормированной работе сложно привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным. Необходимость сверхурочной работы нужно обговаривать на собеседовании.
• Длительные командировки. Для ряда сотрудников длительные разъезды могут стать дополнительным стрессом.
• Проектная работа. В случае проектной работы сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта.

Программа адаптации

Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте имеет следующие качества: она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.

Мы предлагаем вам описание последовательности действий, которые необходимо выполнить в ходе создания и реализации программы адаптации. Вам остается только выполнить все эти действия, предварительно определив исполнителей и сроки.

1. Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.
2. Опишите результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.
3. Классифицируйте новых работников по группам. Определите требования к программам адаптации для каждой группы.
4. Составьте список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
5. Составьте список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.
6. Разработайте программу первого дня сотрудника.
7. Спланируйте экскурсии по организации, их содержание, время. Назначьте ответственного за их проведение.
8. Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (нипишете) о новичке.
9. Подготовьте комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:
• Миссия компании, история компании;
• Корпоративная культура,
• Положение о персонале, внутрифирменные отношения;
• Организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;
• Технологии работы, техника безопасности;
• Список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;
• Список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений;
10. Определите необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.
11. Определите критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
12. Определите форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).
13. Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.

Не правда ли, довольно внушительный список действий. Но как бы ни было тяжело, эти действия необходимо выполнить для повышения эффективности работы компании.