РЕФЕРАТ
по курсу «Менеджмент»
по теме: «Информационные технологии в управлении»

1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности
Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.
Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.
Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:
1) ручная ИТ;
2) механическая ИТ;
3) электрическая ИТ;
4) электронная:
4.1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;
4.2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.
Особенность современных ИТ:
1) Распределённая компьютерная техника;
2) Дружественное программное обеспечение;
3) Развитые коммуникации;
4) Развитие сети Internet.
Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
Современное делопроизводство включает:
·                    обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
·                    организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:
·         организационная;
·         распорядительная;
·         организационная;
·         информационно-справочная;
·         по личному составу;
·         плановая.
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
1) в области обработки документов:
·         обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
·         создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
·         создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
·         обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
·         исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
·         обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
·         обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
·         сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
3) в области организации доступа к информации:
·         обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
·         Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.
В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:
1.                Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Основные функции документов:
-          сканирование документов;
-          запись на сервер;
-          классификация документов;
-          передача изображений на рабочую станцию;
-          поиск изображений по отдельным элементам;
-          рассылка и печать.
2.                Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
Основные функции:
-          сканирование;
-          распознавание текста;
-          форматирование в текстовый файл.
2 вида систем распознавания символов:
-          обучаемые (FineReader);
-          интеллектуальные (Cunei Form).
3.                Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
Основные функции:
-          индексирование документов
-          полнотекстовый поиск по ключевым словам;
-          ассемблирование документов;
-          организация доступа к документу независимо от места его хранения;
-          защита данных;
-          организация выдачи и возврата документа;
-          контроль версии документа;
-          рассылка документа.
Пример: Documentum.
4.                Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
Основные функции:
-          электронная почта;
-          поддержка видеоконференций;
-          управление изображениями;
-          совместное использование документов;
-          маршрутизация;
-          календарное планирование.
Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело
5.                Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.
Основные функции:
-          описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
-          организация хранения документов и возможность их просмотра;
-          организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
-          ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
-          установка прав на работу с документами;
-          контроль исполнения документа;
-          поддержка коллективной работы с документом.
Пример: Staff Ware.
3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности
Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.
Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.
Комплекс технических средств составляют:
·        компьютеры любых моделей;
·        устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
·        устройства передачи данных и линий связи;
·        оргтехника и устройства автоматического съема информации;
·        эксплуатационные материалы и др.
Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.
Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:
·          построить распределенные хранилища информации (базы данных);
·          расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
·          повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
·          создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
·          снизить стоимость обработки информации.
Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.
В распределенных системах используются три интегрированные технологии.
1.                Технология «клиент – сервер».
2.                Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
3.                Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.
4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов
Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.
Существует несколько сотен редакторов текстов – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).
Основные функции текстовых процессоров:
1.           Ввод и форматирование текста
2.           Хранение и воспроизведение
3.           Разметка
4.           Редактирование
5.           Верстка
6.           Печать
7.           Орфография
8.           Деловая графика
Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:
1.     Мастер создания писем.
2.     Фоновая проверка грамматики.
3.     Средства рисования таблиц.
4.     Решение для Internet-Intronet:
·        гипертекстовые ссылки
·        создание HTML страниц
5.     Инструментарий для коллективной работы.
6.     Электронная почта, списки-ссылки.
Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).
Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).
Новые функции Excel-2000
1.     Автокоррекция при вводе формул
2.     Настраиваемые ячейки
3.     Новые показатели
4.     Наглядная печать
5.     Многоступенчатая отмена
6.     Решение для Internet-Intronet
7.     Web-запросы
8.     Многопользовательский режим работы
9.     Импорт из HTML формата
5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)
Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.
Типы структур БД:
                        Линейные списки.
                        Цепной список.
                        Инвертированный файл.
                        Индексный файл.
Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.
Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).
Безопасность СУБД – защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.
Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:
1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).
2. Управление доступом информации:
·        идентификация пользователя;
·        авторизация (проверка полномочий);
·        регистрация обращения к защищенным ресурсам;
·        реагирование системы при попытках несанкционированных действий.
3. Механизм шифрования.
4. Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.
5. Принуждение – метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.
6. Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития.
6. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации
Основные отличия ГВС и ЛВС:
ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).
ГВС – общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС – специальные каналы связи.
INTERNET – новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику.
Имеется два типа доступа в INTERNET.
1. Режим Shell.
К интерфейсу подключается только ПК провайдера.
Основные черты:
– пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).
– К Internet подключен только ПК провайдера.
2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)
– ПК пользователя становится частью Internet.
– провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet
Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.

Список литературы
1. Борзов К.Л. Менджмент. – М.: Юристъ, 2003.
2. Волков В.И. Информация и менеджмент. М., 2005
3. Менеджмент: Конспект лекций. – М., 200674. Информационные системы в экономике (под редакцией В.Д. Камаева). М., 2006.
4. Информационное обеспечение в управлении предприятием. Учебник (под редакцией А.С. Буханцева). М., 2007.