Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40. Рассмотрим особенности учета подотчетных сумм.

Порядок учета подотчетных сумм


Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

При этом организация может выдать под отчет любую сумму, но необходимо иметь в виду, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 №1843-У). Несоблюдение установленного лимита влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:

• 
  выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  
• 
  
  
• 
  лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
  
• 
  подотчетное лицо не вправе передавать полученные под отчет денежные средства другому работнику;
  
• 
  выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
  

В каждой организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

• 
  перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
  
• 
  срок, на который выдаются подотчетные суммы;
  
• 
  порядок представления и утверждения авансовых отчетов.
  

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под подпись.

Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из статьи 243 Трудового кодекса (ТК), согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть отражен в учетной политике.

Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств.

При проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

• 
  даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо, согласно представленным документам, приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;
  
• 
  в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);
  
• 
  товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование ("хозяйственные товары", "канцелярские товары"), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано 
  
• 
  обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью подотчетного лица.
  

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Весьма часто работнику выдали под отчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу. Тогда работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету согласно статье 137 ТК. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

• 
  работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженности не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;
  
• 
  общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы;
  
• 
  работник не оспаривает оснований и размеров удержания (необходимо наличие письменного заявления работника о том, что он не против удержания суммы из заработной платы).
  

Бухгалтерский учет


В бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса".

Выдача денежных средств под отчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет, это корпоративная банковская карта, которая оформлена на юридическое лицо. При использовании сотрудником при расчетах корпоративной карты возникает комиссия банка за ведение карточного счета. Ее также можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 25 п. 1 статьи 264 НК).

В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Д 55 "Специальные счета в банках" – К 51 "Расчетные счета" (52 "Валютные счета"): перечислены денежные средства с расчетного (или валютного) счета на банковский карточный счет;
Д 91 "Прочие доходы и расходы" – К 55 "Специальные счета в банках": оплачены услуги банка за обслуживание специального карточного счета.

Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов:
Д 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – К 50, субсчет 3 "Денежные документы": выдана под отчет работнику организации расчетная карта по номинальной стоимости;
Д 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – К 57 "Переводы в пути": получены наличные денежные средства. Квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица;
Д 50, субсчет 3 "Денежные документы" – К 71 "Расчеты с подотчетными лицами": 

возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом.