Реферат Компьютерные технологии в товароведении и экспертизе товаров
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
КУРС ЛЕКЦИЙ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ:
«КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ТОВАРОВЕДЕНИИ
И экспертизЕ товаров»
Специальность: 080401.65 – Товароведение и экспертиза товаров
(по областям применения)
Специализация: Товароведение и экспертиза товаров в сфере
торгово-закупочной деятельности
Товароведение и экспертиза товаров в сфере стандартизации, сертификации и управления качеством
Товароведение и экспертиза товаров в сфере таможенной деятельности
Тема 1. Компьютерные информационные технологии в профессиональной деятельности товароведа
Вопрос 1. Предмет и задачи дисциплины, ее место в учебном плане подготовки студентов по специализации.
Вопрос 2. Сущность компьютерных технологий. Современный рынок программного обеспечения финансово-экономического назначения
Вопрос 3. Средства компьютерных технологий информационного обслуживания в профессиональной деятельности товароведа.
Вопрос 4. Автоматизированное рабочее место, его состав и назначение.
Вопрос 5. Понятие электронного офиса.
Вопрос 1. Предмет и задачи дисциплины, ее место в учебном плане подготовки студентов по специализации.
Товароведное исследование – любая исследовательская деятельность, направленная на удовлетворение информационно-аналитических потребностей товароведа.
Предметом товароведного исследования являются массовые процессы и явления, определяющие конкретную рыночную ситуацию и поддающиеся количественному выражению и качественной оценке.
Общая задача товароведного исследования – полное, своевременное и объективное отражение процессов товарного обращения предметов потребления, исследование тенденций и закономерностей, проявляющихся в этих процессах.
Цель товароведного исследования состоит в том, чтобы охарактеризовать процесс удовлетворения спроса населения на продукты питания и промышленные товары, а также обеспечить получение информации необходимой для изучения и прогнозирования покупательского спроса, изучения торговой конъюнктуры, состояния и развития рынка товаров.
Задачами товароведного исследования являются: Поиск клиентов, заказчиков и партнеров, Анализ поставщиков товаров, Оценка затрат на осуществление процесса закупки, Анализ товарных запасов предприятия, Оптимизация размера поставки товара, Изучение динамики и прогнозирования покупательского спроса, Анализ затрат цен и предложений конкурентов, Оценка конкурентоспособности продукции. Все эти задачи в той или иной мере могут быть компьютеризированы. Именно поэтому одним из требований при приеме на работу в настоящее время является умение работать на компьютере. Пока, правда, требуются знания только простейшие, в основном программного обеспечения «электронного офиса», но с каждым годом планка требований поднимается все выше и выше, так как компьютер ныне - основной инструмент профессионала любой специализации: финансиста, бухгалтера, плановика, аналитика, менеджера, товароведа и т.д. Не случайно в круг этих программ начинают входить и программы комплекса «1С».
Автоматизированные технологии позволяют специалистам эффективно использовать компьютер в управлении экономическими процессами. Современные компьютерные технологии дают возможность оперативно и оптимальным образом управлять предприятием, устанавливать информационные коммуникации.
Включение курса компьютерных технологий в учебные планы товароведных специальностей государственных вузов говорит о безусловной значимости компьютерной технологии в деятельности специалиста данного профиля.
Учитывая предварительную подготовку студента в рамках дисциплины «Информатика», обеспечивающую усвоение знаний на физическом уровне, когда рассматриваются технические средства информатики: компьютеры с их базовым программным обеспечением и средства передачи данных - средства связи, логический уровень, предусматривающий формализацию информаци-онных процессов, позволяющую их объединить в информационную технологию, и прикладной, охватывающий вопросы практического применения теории информационной технологии в конкретных областях человеческой деятельности, в частности в товароведении, изучаются студентами старших курсов, когда ими уже усвоены теоретические основы профилирующих дисциплин и осмыслить прикладной аспект базовой и конкретных информационных технологий.
Вопрос 2. Сущность компьютерных технологий. Современный рынок программного обеспечения финансово-экономического назначения
Компьютерная технология – это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей-непрофессионалов в области программирования в информационном процессе, высоком уровне дружеского пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и программного назначения, доступа пользователя к удаленным базам данных и программам, благодаря вычислительным сетям ЭВМ.
В настоящее время чаще используется понятие информационной технологии, которое является и более обширным. Информационная (компьютерная) технология имеет свои цели, методы и средства реализации. Кратко их содержание состоит в следующем.
Целью информационной технологии является создание из информационного ресурса качественного информационного продукта, удовлетворяющего требованиям пользователя. Методами информационной технологии являются методы обработки и передачи данных. Средства информационной технологии - это математические, программные, информационные, технические и др. При таком определении целей, методов и средств под информационной (компьютерной) технологией будем понимать целостную техническую систему, обеспечивающую целенаправленной создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (данных, идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где данная технология развивается.
Практическое приложение методов и средств обработки данных может быть различным, поэтому целесообразно выделить глобальную, базовые и конкретные информационные технологии.
Глобальная информационная технология включает модели, методы и средства, формализующие и позволяющие использовать информационные ресурсы общества.
Базовая информационная технология предназначена для определенной области применения (производство, научные исследования, обучение и т.д.).
Конкретные информационные технологии реализуют обработку данных при решении функциональных задач пользователей (например, задачи учета, планирования, анализа).
Будущее общества и информационных технологий невозможно без сетевого мира. И как показывает литературный анализ в области информационных технологий, наиболее революционные изменения использование информационной технологии внесло и будет вносить, прежде всего в области общественного производства знаний, товаров, услуг, их распространения, а также в обслуживающие их отрасли: банки, биржи, средства массовой информации и др. Во многих отраслях действуют и будут стремительно расширяться корпоративные и внутрифирменные сети, которые широко будут использовать глобальные сети как для решения своих производственных задач, так и для распространения товаров и услуг. Образовательные услуги населению и обслуживание государственной потребности в образованных и обученных специалистах, а также обслуживание предприятий различных форм собственности и отраслей в специалистах высшей квалификации, требует сохранения и развития банка профессиональных, научных и технологических знаний. В настоящее время основным хранилищем знаний являются библиотеки, а в последнее время стали развиваться и имеют большую перспективу электронные библиотеки (e-lib).
Для применения в научных исследованиях наиболее интересны программы промышленной статистики: Experimental Design, Process Analysis, Quality Control Charts, Statistica Industrial System, Statistica Enterprise SPS System и программы статистической обработки данных и реализации нейронных методов: Statistica Neural Networks, Statistica Connectiviti Kit, Statistica русская версия, а также программы для научных, технических, финансовых расчетов, моделирования и исследования сигналов фирм "MathSoft", "MathWorks" "Waterloo Maple", "WolframReseach", "Lab Vew".
Не смотря на то, что рынок делового программного обеспечения начал зарождаться довольно давно, его инфраструктура, какой она сохраняется до настоящего времени наиболее активно формировалась в 1991 - 1992 гг, когда и возникло большинство известных сегодня фирм-разработчиков.
Согласно исследованиям, первая пятерка крупнейших фирм в области финансово-экономических систем на рынке СНГ выглядит так: "
Наибольшее количество разработок в этой области приходится на бухгалтерские и торгово-производственные программы. Также большую долю имеет область складских программ. Этот факт, напрямую связан с двумя первыми лидерами и показывает, что склад является ступенью любого торгово-производственного цикла, где сосредоточены материальные ресурсы, отражающиеся в бухгалтерских балансах.
Данные фирмы предлагают на российском рынке такие продукты как:
- "Фолио WinСклад" - программа складского учета, предоставляет возможности по приходу, расходу и оплате товаров; по контролю, управлению и анализу складской деятельности.
- "Фолио POS Магазин" – комплект программ, предназначенных для быстрой розничной торговли.
- «1С:Предприятие » - комплекс, содержащий различные программы для предприятий, например программа «1С:Торговля и Склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.
- «ФРЕГАТ-РОЗНИЦА» – универсальная система комплексной автоматизации предприятий розничной, оптовой и мелкооптовой торговли. С помощью данной системы можно автоматизировать работу торговых предприятий различного уровня.
- «ФРЕГАТ-СКЛАД» позволяет вести учет и контроль товаров, материалов, услуг, денежных средств и пр., поддерживает предусмотренный законодательством документооборот, обеспечивает возможность оперативно производить детальный и обобщенный анализ результатов деятельности предприятия.
- Система «ПАРУС-Предприятие» дает возможность автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет.
В целом, следует отметить, что программы финансово-экономического назначения предприниматели закупают с готовностью. Однако в торговых фирмах кроме необходимости оценки экономической деятельности возникает потребность в автоматизированной обработке данных по ассортименту и экспертизе качества реализуемых товаров, поскольку проведение таких расчетов вручную сопряжено с потерей полезного рабочего времени. Однако на рынке программы, которые могли бы применяться на торговых предприятиях для таких «узких целей», распространения не получили. Это может быть объяснено несколькими причинами. Во-первых, специфика работы товароведа в этом направлении определяется целями, преследуемыми руководством фирмы. Иными словами, проведение анализа ассортимента и оценки качества может проводиться с получением результатов разной степени конкретности. Более того, в настоящее время далеко не на всех предприятиях анализируется структура ассортимента, а оценка качества часто проводится формально. Те предприятия, которые осуществляют эти процедуры в полном объеме, обращаются за реализацией своих потребностей к разработчику программного обеспечения в частном порядке. В результате чего, эти программные продукты становятся собственностью торговой фирмы-заказчика, а сущность разработок - нераскрытой для других специалистов в этой области. Вторая причина подразумевает, что аналитические операции по анализу ассортимента и экспертизе качества товароведом производятся на достаточно «поверхностном» уровне. Здесь имеется в виду то, что детально, например, с привлечением статистических методов, с ассортиментом работают такие специалисты торговых предприятий, как менеджеры. Для них рынок программного обеспечения предлагает не только широкий спектр платных аналитических продуктов, но и бесплатные программы. В этом отношении интерес представляет продукция компании КонСи, которая в ряде случаев может быть использована и для решения товароведных задач.
Следует отметить, что маркетинговые программы компании КонСи находят применение в многочисленных сферах деятельности и бизнеса. Программы и технологии, разработанные специалистами этой компании известны среди маркетологов легкостью адаптации к реальных практическим ситуациям, с которыми сталкиваются аналитики при проведении собственных маркетинговых исследований.
Продукты КонСи являются аналитическими программами, поддерживающими классические методы проведения маркетинговых исследований, в которых применяются математические методы экономики и математической статистики. К числу программных решений КонСи относится: анкетирование и опросы при формировании ассортимента, сегментирование рынка и управление ассортиментом, позиционирование ассортимента, прогнозирование при формировании ассортимента, анализ структуры ассортимента и товарного ассортимента конкурентов, бенчмаркинг ассортимента, ситуационный анализ и стратегическое планирование ассортимента, анализ эффективности товарного ассортимента, ABC анализ и оптимизация ассортимента товаров.
Для сходных товароведению задач, связанных с оценкой качества товаров, которые возникают на предприятиях-производителях, разработчиками активно предлагаются специальные программы, способствующие созданию продукции с высокими показателями качества и конкурентоспособности. И хотя товаровед должен опираться на методики, приведенные в ГОСТах, тем не менее, появившиеся методы и программное обеспечение научно-производственного характера представляют интерес, поскольку позволяют проанализировать, какие программы наиболее часто используются разработчиками в качестве базы для создания узкоспециализированного программного обеспечения.
Рассмотрим несколько примеров. Так, для измерения показателей опорной поверхности тканых полотен используется алгоритм компьютерного измерения этих показателей, который заключается в формировании пробы материала, ее сканирования и обработки цифрового изображения с помощью специально разработанной программы в оболочке Matlab. Эта программа обрабатывает изображение с помощью построения гистограммы яркости, а различия между гистограммами отражают динамику изменения показателей опорной поверхности ткани. Для оценки степени белизны текстильного полотна используется компьютерная программа, с помощи которой имеется возможность получить значение белизны в системе координат CIE Lab. С помощью этой же программы можно определять оптическую неравномерность полотна, которая в свою очередь влияет на качество заключительной отделки. Для оценки устойчивости окраски полотна к сухому и мокрому трению используется программа MathCAD, в которой проводятся необходимые расчеты, а для наглядного представления используют составленные графики в MS Excel. При выполнении научных исследований на предприятиях, связанных с прогнозированием условий изготовления тканей заданных параметров и свойств, используют программу MS Excel, в которой имеется широкий выбор функций, позволяющих наиболее адекватно аппроксимировать полученные данные и возможно получение не только графического представления отдельных параметров, но и уравнений регрессии, устанавливающих взаимосвязь между технологическими параметрами, свойствами и параметрами строения тканей.
Программа Excel получила распространение на предприятиях легкой промышленности и в антропометрических исследованиях. С помощью табличного редактора проводится обработка полученных данных с целью выявления интересующих статистических закономерностей. Результаты исследования сводятся в электронную таблицу, которая является моделью ситуации. В процессе обработки полученных данных используются такие статистические методы анализа, как:
а) метод группировки таблиц и построения гистограммы, описывающих распределение признака в рамках изученной выборки.
б) расчет выборочных статистических характеристик признака (выборочное среднее, стандартное отклонение).
в) метод корреляционных таблиц для оценки тесноты связи между антропометрическими признаками.
Приведенный метод исследования с использованием табличного редактора Excel позволяет экстраполировать на другие экономические ситуации, что экономит время на обработку данных и уменьшает количество ошибок при расчете.
Следует отметить, что рынок программ, используемых в товароведно-технологической деятельности, не ограничивается разработками, основанными на программах общего назначения, а расширяется за счёт создания новых специализированных программ.
Например, таким продуктом является программа 3-х мерного компьютерного моделирования «Wise Tex», предназначенная для прогнозирования характеристик тканей и создающая 3-х мерную компьютерную визуализацию образца проектируемой ткани, который можно исследовать как реальный: удалять отдельные нити, получать визуализации его сечения, растягивать образец и т. д. В результате исследования может быть установлено, к каким видам по ткацкой классификации относятся полученные переплетения. Или, программа для определения сорта овчинно-шубного полуфабриката, алгоритм которой составлен на языке Бейсик. После того, как браковщица определяет вид, размеры, количество дефектов шкуры и вводит данные о шкуре и дефектах в компьютер, программа выведет на экран сорт шкуры. В случае наличия на овчине различных дефектов выбирается наиболее низкий сорт из выведенных на экран вариантов. Применение программы определения сорта шкур на этапе подготовки овчины шубной к раскрою позволяет сократить время на операцию приема овчин по качеству почти в два раза.
Естественно, что заказ на приобретение вышеописанных программ в силу из высокой стоимости могут позволить себе только крупные производственные комплексы. Тем не менее упоминание на использование для решения отдельных задач, в большей части – накопления данных и их обработки - программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, – Microsoft Ехсе1, Microsoft Access.
Как программа информационной поддержки деятельности товароведа популярен продукт фирмы «Консультант Плюс», а как программа учета – «1С:Торговля и склад».
Вопрос 3. Средства компьютерных технологий информационного обслуживания в профессиональной деятельности товароведа
К средствам информационного обслуживания относятся программы правовой поддержки «Консультант – плюс», «Гарант», а также к таким средствам необходимо отнести ресурсы Государственной публичной научно-технической библиотеки (ГПНТБ) России как центра ON-LINE И CD-ROM обслуживания.
В настоящее время Государственная публичная научно-техническая библиотека России является крупнейшим комплексным библиотечно-информационным и научно-исследовательским учреждением, включающим информационно-вычислительный центр и репрографическое предприятие, а также ведущей организацией по развитию общероссийских автоматизированных систем библиографического информирования и созданию автоматизированной библиотечной телекоммуникационной сети.
Все большее значение в последние годы приобретает использование, наряду с традиционными видами носителей информации, баз данных на компактных оптических дисках и дискетах, успешно развиваются телекоммуникационные и сетевые технологии, совершенствуется используемый справочный аппарат библиотеки. Сводный каталог России и стран СНГ содержит информацию о фондах отечественной и иностранной литературы по науке, технике, сельскому хозяйству и медицине более чем 1000 библиотек.
Совместно с крупнейшими библиотеками страны ГПНТБ России готовит общероссийские сводные печатные каталоги по наиболее спрашиваемым видам литературы - зарубежным книгам и периодическим изданиям в области естественных наук, техники, сельского хозяйства и медицины.
Научными подразделениями ГПНТБ России разрабатываются и совершенствуются следующие направления информационно-библиотечных технологий:
· Объединенный автоматизированный адресно-справочный и библиографический банк данных зарубежной и отечественной литературы по науке, технике, сельскому хозяйству и медицине;
· Система российских сводных каталогов;
· Автоматизированная технология электронного каталога ГПНТБ России;
· Телекоммуникационные технологии доступа к БД ГПНТБ России и межбиблиотечный обмен информацией;
· Специализированные базы данных и технологии;
· Комплекс проблемно-ориентированных баз данных, специализированные БД на CD-ROM для обслуживания в локальном и удаленном доступе.
В соответствии с Государственной научно-технической программой "Федеральный информационный фонд по науке и технике" ГПНТБ осуществляет разработку 6 основных проектов.
ГПНТБ также осуществляет комплекс научных и прикладных исследований и разработок, направленный на создание единого информационного пространства. Это такие перспективные проекты, как Создание российского центра доставки документов Международной сети STN, создание технологии функционирования на базе ГПНТБ России Федерального центра по обеспечению документами в области НТЛ с целью реализации Международной Программы всеобщей доступности публикаций, ведение оперативной сводной базы данных в области перспективных направлений компьютерных наук и технологий, разработка и внедрение в эксплуатацию сетевой технологии автоматизированной системы словарного и лингвистического обеспечения АИС ГПНТБ России (АССО/ЛС).
Основные результаты научных исследований публикуются в сборнике научных трудов ГПНТБ России "Современные издательские технологии в библиотечно-информационной деятельности".
На основе созданного электронного сводного регионального каталога ГПНТБ России совместно с Научно-техническим центром "Нанотроника" издает ежемесячный реферативный журнал "Компьютерный вестник", который распространяется в печатной форме и на дискетах на коммерческой основе (по подписке). В "КомВест" входит до 2500 записей в год. Ценным дополнением к изданию является возможность получения копий первоисточников всех материалов сборника.
В настоящее время в ГПНТБ начала функционировать интегрированная библиотечно-информационная система ИБИС, предназначенная для автоматизации традиционных библиотечно-информационных технологий в библиотеках и ориентированная на работу в локальной сети (ЛВС). ИБИС представляет собой совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ) 4-х типов: АРМ "Каталогизатор", АРМ "Читатель", АРМ "Книговыдача", АРМ "Администратор".
Характеризуя сложившийся в ГПНТБ России многоуровневый комплекс взаимосвязанных автоматизированных систем, необходимо отметить, что он явился результатом исследований и разработок ГПНТБ в области автоматизации библиотечно-информационных процессов с целью создания высокоэффективной библиотечной технологии, основанной на использовании современных средств вычислительной техники. Эта система включает общероссийский автоматизированный банк данных, электронный каталог, специализированные базы данных и базы данных на CD-ROM.
Совместно с крупнейшими библиотеками и НИИ ГПНТБ России приступила к работам по проекту "Формирование Автоматизированного банка данных научно-технической литературы распределенного фонда сети НТБ России", который предусматривает продолжение работ по развитию интернационального информационного ресурса в виде Сводного каталога с учетом изменения инфраструктуры российских библиотек, а также для сохранения информационных связей с бывшими республиками СССР.
Постоянно совершенствуется система Российских сводных каталогов и автоматизированная технология электронного каталога ГПНТБ России, а также телекоммуникационные технологии доступа к БД ГПНТБ России и межбиблиотечный обмен информацией, специализированные базы данных и технологии, а также комплекс проблемно-ориентированных и специализированных баз данных (в том числе на компактных оптических дисках) для обслуживания в локальном и удаленном доступе. В настоящее время ГПНТБ закуплено оборудование и готовится к выходу издание электронного каталога на CD-ROM.
ГПНТБ России ведет работы по организации телекоммуникационного доступа к своим информационным ресурсам с
В качестве первого этапа была избрана схема однопользовательского теледоступа в режиме удаленного управления. Затем были последовательно реализованы схемы с отдельно стоящим хостом теледоступа и с хостом на базе рабочей станции ЛВС. Для удобства использования основного пакета прикладных программ CDS/ISIS/M был разработан специальный дружественный интерфейс пользователя, позволивший предоставить приемлемый уровень сервиса.
С января
В настоящее время принято решение вести дальнейшее развитие системы в направлении многопользовательского режима с использованием надежных и скоростных сетей передачи данных, работающих по протоколам X.25 и TCP/IP. В ЛВС в настоящее время объединены 70 PC.
Кроме того, в национальном докладе "Автоматизированные и информационные ресурсы России. Состояние и тенденции развития" ГПНТБ России названа в числе других крупнейших генераторов баз данных.
Среди 30 ПОБД, генерируемых в ГПНТБ России, наибольшим спросом пользуются БД "Искусственный интеллект", "Вычислительные сети", "Базы и банки данных", "Экология". Особый интерес представляет база данных "grey literature".
При создании проблемно-ориентированных баз данных основными этапами технологии являются экспертный анализ отечественной и зарубежной литературы по данной тематике, ввод и редактирование библиографических описаний с рефератами и ключевыми словами, а также индексирование на основе имеющихся и специально разрабатываемых классификационных схем.
Большим спросом пользуются библиографические, реферативные, а также полнотекстовые базы данных на оптических дисках. В библиотеке создан CD-ROM центр, включающий дисплейный и компьютерный залы, целью которого является обслуживание информационными продуктами на оптических дисках, а также информирование пользователей о существующих базах данных и их производителях.
Значительный интерес к данным продуктам обусловлен не только удобством работы, большими объемами доступной информации и высокой скоростью ее получения. Одной из существенных причин является нехватка литературы в библиотеках России и трудность получения информации по конкретному вопросу.
Для удобства обслуживания пользователей в настоящее время разрабатывается система автоматизированного обслуживания пользователей дисками CD-ROM. Эта система содержит информацию о дисках, имеющихся в библиотеке: наименование диска, название организации - поставщика информации, тип базы данных, количество выпускаемых дисков, периодичность поставки, количество записей и частота обновления, краткое содержание на русском языке. Система обеспечивает представление информации в удобной форме в рамках простой информационно-поисковой системы. Существенно упрощается процесс обслуживания пользователей, т.к. автоматически загружается соответствующая поисковая система для выбранного CD-ROM диска.
Более 20 БД на дисках CD-ROM имеется в ГПНТБ в полном объеме. Они пользуются большим спросом у читателей. Это такие БД, как PolTox (загрязнение и охрана окружающей среды), AQUALINE, ASFA (Aquatic sciences and Fisheries Abstracts), Waterlit (гидрология, использование водных ресурсов и рыболовства), Life Sciences Collection (различные аспекты медико-биологических исследований), Medline (медицина), Drug Information Source (сведения о лекарствах) и многие другие.
В настоящее время ГПНТБ при активном сотрудничестве с OCLC предоставляет пользователям право доступа в режиме on-line к базам данных OCLC.
Вопрос 4. Автоматизированное рабочее место, его состав и назначение.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) – совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающих конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. При этом предполагается, что операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода.
Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание, присущее любому АРМ. В зависимости от назначения АРМ могут включать экранные формы документов, расчетные алгоритмы, обеспечивающие обработку информации и отображение результатов, текстовые системы и т.д.
АРМ, созданные на базе ПК – наиболее простой и распространенный вариант, обеспечивающий:
- простоту и удобство пользования;
- простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;
- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;
- простая организация технического обслуживания.
Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети, когда необходимо распределить информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.
Более сложные системы АРМ предполагают подключение нескольких ПК по каналам связи к главной ЭВМ или через специальное оборудование – к различным информационным службам и системам общего назначения (библиотечным системам, базам данных, информационно-поисковым системам и т.д.).
Работа пользователя с программным обеспечением АРМ реализуется, как правило, через меню. Минимальная аппаратная конфигурация для АРМ – ПК и принтер.
Вопрос 5. Понятие электронного офиса.
Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области.
Основу пакета составляют текстовый редактор, электронные таблицы и СУБД. Отличительной чертой программ пакета является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета. Документ, созданный в одном приложении можно вставить в другое и при необходимости изменить его.
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Offict for Windows фирмы Novell, Smart Suite фирмы Lotus Development, Microsoft Office фирмы Microsoft, самым популярным из которых является последний. Известны также Star Office и Corel Word Perfect Office.
В настоящее время в пакет Microsoft Office входит программа презентационной графики Power Point. Имеется ряд программных элементов, например, Office Binger, позволяющий в одной папке собрать несколько разнородных документов, относящихся к одной теме, печатать входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией и т.п.
Тема 2. Информационные технологии документационного обеспечения профессиональной деятельности товароведа
Вопрос 1. Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации.
Вопрос 2. Организация электронного документооборота. Средства создания электронного документооборота. Компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Компьютерные технологии подготовки иллюстраций деловой графики. Виды компьютерной графики. Средства работы с растровой и векторной графикой. Подготовка печатной продукции на компьютере. Особенности технологий подготовки текстовых документов на основе использования настольных издательских систем. Программы распознавания текстов.
Вопрос 1. Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин "делопроизводство" – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
· документирование деятельности;
· организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Оформление документации предполагает не только внешние аспекты, но и наполнение документа. Требования к оформлению проектной документации, которая может при определенных задачах относиться к товароведной, в этой части можно разделить на требования к общей структуре документа и требования к структуре тела документа
Требования к общей структуре документа в общем случае предполагают, что документ объёмом более 2-х страниц должен содержать следующие разделы:
1. Общая часть документа:
1. Титульный лист
2. Оглавление
3. Содержание (для документов более 30 страниц)
4. Аудитория документа
5. Назначение документа
6. Аннотация (краткое изложение содержания)
7. Сведения об авторах
8. Список использованных материалов
9. Словарь терминов (глоссарий) (или ссылка на отдельный документ-глоссарий)
10. Словарь сокращений (или ссылка на отдельный словарь акронимов)
11. Список изменений (для версионных документов)
2. Тело документа
3. Приложения
Порядок следования разделов — ориентировочный.
Требования к структуре тела документа предполагают, что основное тело документа должно представлять собой набор разделов разного уровня вложенности. Каждый раздел должен иметь номер в десятичной системе Дьюи, позволяющий быстро и эффективно ссылаться на них в рецензиях и любых обсуждениях, затрагивающих документ. Если документ представляется в виде WordDoc, PDF, DjVu и подобных форматах, ориентированных на последующую печать, то страницы документа должен иметь сквозную нумерацию.
Собственно требования к оформлению графических документов основываются на следующих нормативных ссылках:
ГОСТ 2.102 - 68. ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов.
ГОСТ 2.103 - 68. ЕСКД. Стадии разработки.
ГОСТ 2.104 - 68. ЕСКД. Основные надписи.
ГОСТ 2.105 - 95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
ГОСТ 2.106 - 95. ЕСКД. Текстовые документы.
ГОСТ 2.109 - 73. ЕСКД. Основные требования к чертежам.
ГОСТ 2.111 - 68. ЕСКД. Нормоконтроль.
ГОСТ 2.118 - 73. ЕСКД. Техническое предложение.
ГОСТ 2.119 - 73. ЕСКД. Эскизный проект.
ГОСТ 2.120 - 73. ЕСКД. Технический проект.
ГОСТ 2.301 - 68. ЕСКД. Форматы.
ГОСТ 2.302 - 68. ЕСКД. Масштабы.
ГОСТ 2.303 - 68. ЕСКД. Линии.
ГОСТ 2.304 - 81. ЕСКД. Шрифты чертежные.
ГОСТ 2.305 - 68. ЕСКД. Изображения-виды, разрезы, сечения.
ГОСТ 2.306 - 68. ЕСКД. Обозначения графических материалов и правила их нанесения на чертеж.
ГОСТ 2.307 - 68. ЕСКД. Нанесение размеров и предельных отклонений.
ГОСТ 2.309 - 73. ЕСКД. Обозначения шероховатости поверхностей.
ГОСТ 2.310 - 68. ЕСКД. Нанесения на чертежах обозначений покрытий, термической и других видов обработки.
ГОСТ 2.311 - 68. ЕСКД. Изображение резьбы.
ГОСТ 2.312 - 72. ЕСКД. Условные изображения и обозначения швов сварных соединений.
ГОСТ 2.313 - 82. ЕСКД. Условные изображения и обозначения неразъемных соединений.
ГОСТ 2.316 - 68. ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц.
ГОСТ 2.701 - 84. ЕСКД. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению.
ГОСТ 21.101 - 97. СПДС. Основные требования к проектной рабочей документации.
ГОСТ 21.110 - 95. СПДС. Правила выполнения спецификаций оборудования, изделий и материалов.
ГОСТ 21.401 - 88. СПДС. Технология производства. Основные требования к рабочим чертежам.
ГОСТ 21.404 - 85. СПДС. Автоматизация технологических процессов. Обозначения условные приборов и средств автоматизации в схемах,
Часть этих ссылок может указывать на работу с конкретной группой товаров, например, изделий из древесины:
ГОСТ 6449.1 - 82. Изделия из древесины и древесных материалов. Поля допусков для линейных размеров и посадки.
ГОСТ 6449.5 - 82. Изделия из древесины и древесных материалов. Неуказанные предельные отклонения и допуски.
ГОСТ 7016 - 82. Древесина. Параметры шероховатости поверхности.
ГОСТ 7307 - 75. Детали из древесины и древесных материалов. Припуски на механическую обработку.
ГОСТ 9330 - 76. Основные соединения деталей из древесины и древесных материалов. Типы и размеры.
Говоря о существующих требованиях к бланкам документов, необходимо отметить, что бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
20 мм — нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, реквизиты которых варьируются в зависимости от учредительных документов организации.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Различают способы: центрированный (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) и
флаговый (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под отдельные реквизиты оставляют трафаретные места.
Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.
Для внутренних документов часть реквизитов может не воспроизводиться.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом отдельные реквизиты печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.
ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).
Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря
Для изготовления бланков предприятия применяется плотная бумага светлых тонов — плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а белизна — не менее 90%. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.
Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для основного текста на бланке может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).
Изготовление и использование бланков предприятия с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) предприятия должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.
Бланки предприятия подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров.
Тема 3. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных данных (на примере табличного редактора Ехсе1)
Вопрос 1. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров. Рабочее окно табличного процессора и его элементы.
Вопрос 2. Типовая технология подготовки табличного документа на основе табличного процессора.
Вопрос 1. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров. Рабочее окно табличного процессора и его элементы.
Назначение процессоров электронных таблиц – обработка и наглядное отображение данных, представленных в табличной форме. В целом, табличные процессоры обеспечивают:
- ввод, хранение, редактирование, сортировку, отображение и печать данных;
- построение графиков и диаграмм по данным таблицы и вывод их на печать.
- обработку данных с помощью встроенных (стандартных) математических, логических и иных функций;
- поиск в одной или нескольких таблицах данных, удовлетворяющих заданным критериям, в т.ч. выполнение функций баз данных, создание сводных таблиц, консолидация данных;
- моделирование – для оптимального решения поставленной задачи (Подбор параметра, Таблица подстановки);
- программирование (встроенный язык VBA) для задания процесса автоматической обработки данных в соответствии с требованиями пользователя (программирование макрокоманд).
Табличные процессоры предоставляют:
- справочную систему и контекстную подсказку;
- средства для оформления и модификации экрана и таблиц, которые могут быть определены в соответствии с требованиями пользователя (разбиение экрана на несколько окон, фиксирование заголовков строк, столбцов таблицы, ее форматирование);
- различные шаблоны для создания бланков и прочих документов.
Перед непосредственным освоением приемов работы с табличным процессором Ехсе1 необходимо усвоить ряд терминов.
§ Рабочая книга (или просто книга) – предназначенный для обработки и хранения данных файл с произвольным именем и расширением .xls, включающий набор листов, к которым могут относиться: рабочие листы, диаграммы, слайды, макросы, диалоговые листы или модули Visual Basic, позволяющие использовать язык Visual Basic при разработке макросов для Excel. По умолчанию рабочая книга содержит 3 рабочих листа, но это число можно изменять. Количество листов в рабочей книге ограничено доступной памятью.
§ Рабочий лист (или просто лист) - основная электронная таблица.
§ Активная ячейка – ячейка, к которой применяются все выполняемые в данный момент действия. Активизация ячейки производится щелчком левой клавиши мыши, после чего ее контур выделяется черной рамкой. Ее адрес и содержимое отображаются в Строке формул.
§ Указатель ячейки – адрес ячейки, состоящий из названия (индекса) столбца и номера строки. Например, ячейка В4 находится на пересечении столбца В и строки 4.
§ Поле имени – область, отображающая адрес активной ячейки.
§ Строка формул – это отличительный элемент окна программы Excel (устанавливается при использовании пункта меню Вид→Строка формул), назначение которого состоит в:
- отображении содержимого выделенной ячейки полностью;
- просмотре формулы, установленной в ячейке (т.к. в ячейке на листе выводится результат вычислений по этой формуле);
- редактировании записанной в ячейке информации.
Как любая программа операционной системы Windows, Excel выполняет-ся в своем собственном окне, которое открывается после ее запуска.
Окно Excel содержит следующие элементы: строку заголовка, строку меню, панели инструментов, строку формул, рабочую область, ярлыки листов, строку состояния и полосы прокрутки.
Рабочая область окна Excel — это электронный эквивалент разграфленного на строки и столбцы листа бумаги. В верхней и левой части электронной таблицы находятся области, содержащие заголовки строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, заданное буквами латинского алфавита: А, В, … Z, АА, АВ, … ZZ, а каждая строка – номер: 1, 2, 3,…65536. Разбиение рабочей области на ячейки является максимально возможным, т.е. разбить ячейку на более мелкие нельзя. Поэтому при формировании структуры таблицы используют только объединение ячеек исходя из положений минимальной ячейки.
В рабочей области окна указатель мыши может принимать различную форму:
внутри ячейки - большой знак "плюс", показывающий на возможность выделения диапазона ячеек;
в нижнем правом углу текущей ячейки - черный крестик, так называемый «маркер автозаполнения», который используется для ввода различных списков, последовательностей и копирования формул;
на границе текущей ячейки - стрелка влево - для перемещения содержимого выделенного диапазона ячеек.
Чтобы просматривать достаточно большие таблицы, используются горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки.
В нижней части окна расположены инструменты для управления рабочей книгой: кнопки для смены листов и ярлычки листов. Ярлычок активного листа отображается как выделенный. По листам рабочей книги можно передвигаться по щелчку левой кнопки мыши или с помощью клавиатуры: комбинация клавиш Ctrl + Page Down - перейти на следующий лист, Ctrl + Page Up - к предыдущему листу.
Находящаяся в нижней части экрана строка состояния содержит информацию о том, что в данный момент исполняется программой. Например, состояние Готово означает, что Excel выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких, как Caps Lock и Num Lock, если эти клавиши используются. Кроме того, здесь может отображаться результат вычисления суммы, среднего, максимума и др. функций, применяемых к любым выделенным числам.
Вопрос 2. Типовая технология подготовки табличного документа на основе табличного процессора.
Операции над рабочими книгами и листами Excel
Приемы работы с файлом книги Excel (создать, открыть, сохранить) выполняются аналогично Word.
Над рабочими листами можно выполнять операции удаления, добавления, скрытия, копирования, изменения названия листа и цвета его ярлычка (для удобства работы). Для этого следует выполнить следующие действия:
1. Выделить ярлык листа или группы листов (удерживая клавишу Ctrl для несмежных листов или Shift - для смежных).
2. Вызвать один из пунктов меню (в зависимости от операции)
§ Правка
®
Удалить (Переместить / Скопировать).
§ Вставка
®
Лист.
§ Формат
®
Лист
®
Переименовать; Скрыть или Цвет ярлычка.
Или выполнить нужную команду, вызвав контекстное меню ярлычка листа.
При работе с большими таблицами бывает сложно определить, к какой строке и к какому столбцу относится информация, так как их названия отображаются лишь в начале таблицы. Воспользовавшись командой Окно → Разделить рабочий лист, можно разделить лист на два или четыре подокна с полосами прокрутки и зафиксировать в одном из них (либо в обоих) часть таблицы с заголовками строк или столбцов. Благодаря этому при просмотре любой области таблицы будет легко определить, к каким строкам или столбцам относятся данные в подокнах. Для этого перед вызовом команды активизируется ячейка, левее которой будет проходить вертикальная линия разбивки и выше – горизонтальная. При разбивке рабочего листа разделяются также полосы прокрутки. Разместив линии разбивки должным образом, их местоположение нужно зафиксировать, воспользовавшись командой Окно → Закрепить области.
Для изменения позиции зафиксированной линии разбивки следует активизировать команду Окно→ Снять закрепление областей и переместить линию с помощью мыши в другую позицию. Удалить линию можно посредством двойного щелчка на ней. Для того, чтобы удалить все линии разбивки сразу, нужно вызвать команду Окно→Снять разделение.
Ввод/удаление, копирование, редактирование данных.
Ячейки рабочего листа могут содержать значения (числа, тексты, даты, время, логические значения и значения ошибок), формулы и форматы (т.е. представление, в котором данное значение должно отображаться). При вводе значения в ячейку Excel устанавливает способ его форматирования и отображает введенное значение в клетке таблицы согласно установленного формата. Значения без установленного формата, введенные в ячейку пользователем, отображаются в строке формул.
Прежде чем произвести ввод данных в ячейку необходимо осуществить перемещение курсора к нужной ячейке. Для ускорения этой операции служат клавиши клавиатуры (изучается на практическом занятии).
Чтобы произвести ввод данных требуется произвести активизацию или выделение ячейки или блока ячеек. Такими блоками могут считаться также ячейки строки или столбца. Применяются следующие способы выделения ячеек:
- всего столбца: щелчок кнопки мыши на названии столбца в строке заголовка столбцов;
- всей строки: щелчок мыши на номере строки в столбце номера строк;
- всего листа: кнопка таблицы Exсel (самая верхняя левая);
- одной ячейки: щелкнуть по ней указателем мыши;
- нескольких отдельных (несмежных) ячеек: выделяются щелчком левой клавиши мыши при удерживаемой клавише Ctrl;
- блока ячеек: выделить верхнюю ячейку и, не отпуская указатель мыши, перетащить его на расстояние нужного блока. Смежные ячейки могут быть также выделены щелчками левой клавиши мыши в ячейках крайних позиций диапазона (по диагонали) при удерживаемой клавише Shift. Аналогично клавише Shift работает клавиша F8.
- ячеек, отвечающих определенному критерию: выделить диапазон, в котором будет осуществляться поиск, вызвать команду меню Правка ®
Перейти и в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Выделить. В диалоговом окне Выделение группы ячеек активизировать переключатель, задающий критерий выбора ячеек (примечания, константы, формулы, пустые ячейки, отличия по строкам/столбцам, предусматривающие, что будут выделены строки, содержимое которых отличается от содержимого активной ячейки и т.д.), нажать ОК.
Ввод данных состоит из трех этапов.
1. Активизировать нужную ячейку.
2. Ввести данные. Все, что будет вводиться, отобразится одновременно в активной ячейке и в строке формул. В момент начала ввода в строке формул появляются две кнопки: Ввод и Отмена, а в строке состояния отображается слово Ввод. Значения также могут быть введены непосредственно в строку формул.
3. Завершить ввод: нажатием клавиш Enter, Tab или одной из клавиш управления курсором. Для окончания ввода в строку формул использовать клавишу Enter.
Замена содержимого ячейки производится автоматически при введении в ячейку новых данных.
Удаление данных в описанных ниже случаях может производиться следующими способами:
при очищении содержимого ячейки использование клавиши Dе1еtе.
- при удалении данных вместе с ячейкой производится выбором команды Удалить из контекстного меню или использованием пункта меню Правка, при этом происходит смещение смежных данных таблицы на освободившееся место.
- при удалении заполненных/пустых строк или столбцов производится выделение левой клавишей мыши номера (для строки) или названия (для столбца) и выбор команды Удалить из контекстного меню или пункта меню Правка.
Перед выбором команд для удаления следует активизировать соответствующие ячейки.
В Excel имеется несколько приемов, ускоряющих ввод наборов данных.
Если на рабочем листе используется повторяющаяся информация, то можно ввести эту информацию с клавиатуры один раз, а в дальнейшем при повторном вводе первых символов ячейки, автоввод внесет остальные символы самостоятельно. Если предложенный автовводом вариант не устраивает, необходимо продолжить ввод нужного варианта с клавиатуры, при этом символы, предложенные автовводом, исчезнут.
Выделив несколько рабочих листов, можно вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого нужно выделить группу рабочих листов и ввести данные в один из них.
Если создаются метки для генерации последовательностей (чисел, месяцев в году и т.п.) нужно ввести первые два значения последовательности и воспользоваться средством заполнения Excel, которое автоматически выполнит ввод следующих значений. Если ввести 110 и 120, то последовательность продолжится 130, 140 и т.д. После выделения первой пары меток, следует найти на ячейке, с которой будет продолжен ввод значений последовательности маркер автозаполнения и перетащить его в нужном направлении. В процессе перетаскивания каждая ячейка, в образовавшемся диапазоне очерчивается слабо выделенной рамкой и появляется экранная подсказка, сообщающая, что будет введено в текущую ячейку. Excel автоматически дополнит список, когда будет отпущена кнопка мыши.
Известные последовательности, которые могут быть воспроизведены подобным образом, можно узнать через пункт меню Сервис®
Параметры
®
Закладки
®
Списки.
Если требуется заполнить блок ячеек одним и тем же словом или числом, входящим в список автозаполнения, то при перемещении маркера заполнения нужно удерживать кнопку клавиатуры Ctrl.
Способы копирования данных в Excel:
А) с помощью буфера временного хранения информации:
- выделить ячейку или диапазон ячеек, содержащих данные;
- Правка
®
Копировать или соответствующая команда контекстного меню или кнопка Копировать на панели инструментов Стандартная;
- выделить ячейку, правее и ниже которой будет осуществляться вставка;
- Правка
®
Вставить или соответствующая команда контекстного меню или кнопка Вставить на панели инструментов Стандартная.
Б) с помощью маркера заполнения (удобно для копирования форматов или формул):
- выделить копируемую ячейку и перетащить маркер заполнения таким образом, чтобы заключить все заполняемые ячейки в широкую серую рамку. После того, как кнопка мыши будет отпущена, диапазон заполнится скопированными данными, причем, если копировалась формула в ячейках, то будет отображаться результат вычислений по этим формулам, а адреса ячеек будут изменяться от типа ссылок, используемых в исходных формулах.
В) вставка форматов, значений и преобразованных данных (удобно при копировании и вставке части атрибутов ячеек таких, как формат или значения, замене формул их значениями, т.е. «замораживание» результатов):
- выделить ячейку или диапазон ячеек;
- поместить их в буфер обмена (Правка®
Копировать);
- выделить ячейку в верхнем углу той области, в которую следует скопировать данные;
- выполнить команду: Правка®
Специальная вставка; в диалоговом окне выбрать нужную операцию:
| Параметры | Функции |
| Все | Копирование всего исходного содержимого и характеристик |
| Формулы | Копирование только формул |
| Значения | Копирование только значений и результатов формул |
| Форматы | Копирование только форматов ячеек |
| Без рамки | Копируется все, кроме любых рамок, выделенных в диапазоне |
| Сложить | Сложение данных в ячейках назначения с копируемыми |
| Вычесть | Вычетание из данных в ячейках назначения копируемых данных |
| Умножить | Умножение данных в ячейках назначения копируемых данных |
| Разделить | Деление данных в ячейках назначения на копируемые данные |
| Нет | Замена данных в ячейках назначения на копируемые данные |
| Транспонировать | Диапазон ячеек строки заменяется столбцами |
В ячейке данные можно редактировать двумя способами:
1. выделить ячейку и, щелкнув на строке формул, отредактировать данные в строке формул (удобно, когда в ячейке находится текст или длинная формула);
2. редактировать данные прямо в ячейке – для этого дважды щелкнуть на ней, а затем, щелкнув, поместить текстовый курсор на место, куда вносятся изменения, при этом можно внести как новую информацию, так и удалить лишнее.
Оформление таблицы
Для оформления (форматирования) EXCEL располагает средствами, которые представляют результаты работы в удобном виде для чтения и понимания, придают документу четкость и выразительность. Таким образом, возможным является: изменение ширины столбцов, выбор стандартных форматов чисел и дат, включая создание собственных форматов, изменение высоты строк, атрибутов шрифтов, размера, цвета и начертания символов, регулирование размещения текста внутри ячеек, скрытие столбцов, строк и линий сетки, затенение, окрашивание и обрамление диапазонов, создание для листа подложки. Для упрощения задач форматирования могут быть использованы различные стили.
Для установки формата шрифтов в выделенном диапазоне следует воспользоваться пунктом меню: Формат, Ячейки..., вкладка Шрифт или использовать поля Шрифт и Размер шрифта на панели инструментов Форматирование.
Информация, внесенная в ячейку, располагается в ней по умолчанию в одну строку. Чтобы отобразить всю информацию, занесенную в ячейку необходимо произвести одно из следующих действий:
А) уменьшить размер шрифта;
Б) увеличить размер ячейки, что может быть осуществлено несколькими способами:
1. двойным щелчком левой клавиши мыши на правой границе названия столбца или при удерживании нажатой левой клавиши мыши и перемещении границы столбца, причем в обоих случаях указатель мыши должен иметь следующий вид
2. при использовании пункта меню Формат→Столбец, если в нужном столбце предварительно выделена ячейка. При этом ширина столбца устанавливается из расчета среднего количества символов, умещаемого в ячейке, при стандартном шрифте 0-9.
В) установить в ячейке режим переноса по словам (Формат, Ячейки..., вкладка Выравнивание), чтобы расположить текст в пределах одной ячейки в несколько строк, при этом для вставки принудительного перехода к новой строке в пределах одной ячейки используется сочетание клавиш <Shift + Enter>.
Для изменения высоты строк используются идентичные действия.
Чтобы автоматически изменить размер ячейки, чтобы текст отображался целиком, используется пункт Автоподбор высоты строки или Автоподбор ширины столбца меню Формат→Строка/Столбец или путь Формат→Ячейки→Выравнивание, где может быть отмечена и опция переносить по словам.
В неформатированных ячейках текст выравнивается по левому краю столбца, а числа по правому краю. Для улучшения вида рабочего листа можно:
• выравнивать значения или результаты вычисления формул по левому, или правому краю или по центру ячеек;
• выравнивать названия в выделенном диапазоне ячеек (например, размещать заголовок по центру таблицы);
• менять ориентацию текста внутри ячейки;
• переносить слова внутри ячейки, так чтобы внутри ячейки помещался удобочитаемый абзац;
• объединять ячейки.
Большинство из этих характеристик настраивается с использованием пункта меню: Формат, Ячейки..., вкладка Выравнивание или команд контекстного меню.
Excel располагает множеством стандартных форматов данных:
§ общий - отображает фактическое значение ячейки (например, 1200000,1);
§ числовой - позволяет задать число знаков после запятой, для отображаемого числа (например, 1200000,10);
§ денежный – вводит денежные единицы ( 1 200 000,10р.);
§ экспоненциальный – для отображения очень больших или малых чисел (1,20Е+06);
§ процентный – вводит после знака числа % (1200000,10%);
§ время (например, 2:24:00);
§ дата (например, 26 июн) и др.
В пользовательские (собственные) форматы можно включить символы и знаки, любой из 16 цветов, устанавливать число знаков после запятой. Таким образом, например, может быть установлено изменение форматов и цветов в зависимости от значений в ячейке.
Так, # ##0,00; [Красный] - # ##0,00 означает, что отрицательные значения будут выделены красным цветом, при этом число в ячейке будет с дробной частью и с разделителем тысяч.
Формат отображения чисел устанавливается с использованием пункта меню: Формат, Ячейки..., вкладка Число. Действие, производимое над данным числом в случае установки того или иного формата можно прочитать в нижней части диалогового окна, а образец отображения - в правой части.
Также Exсel позволяет производить форматирование ячейки с учетом содержащихся в ней данных, имеющее название «условное», поскольку оно выполняется на основании проверки определенных условий, таких как значение в ячейке больше или меньше определенного числа или соответствует ли содержимое ячейки определенному слову. Таким образом, могут варьироваться атрибуты шрифта, границ и заливки ячеек.
Чтобы применить условное форматирование к выделенным ячейкам, нужно выбрать команду Формат → Условное форматирование. После того как откроется диалоговое окно Условное форматирование в первом его списке указывается способ условного форматирования — значение или формула.
Если при форматировании должно учитываться значение ячейки (число, текст или дата), в первом списке выбирается пункт значение. В том случае если для формирования условия в окне Условное форматирование нужно использовать формулу, возвращающую значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, в первом списке окна слева требуется выбрать пункт формула.
Во втором раскрывающемся списке можно выбрать один из условных операторов: между, вне, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно. Могут быть заданы два условия, чтобы разные данные имели отличающееся форматирование. Для этого после формирования первого условия, необходимо щелкнуть на кнопке «а также» и ввести второе условие. В оставшихся текстовых полях вводятся константы или формулы. После щелчка на кнопке Формат на экране появляется вариант диалогового окна Формат ячеек, где присутствуют только три вкладки: Шрифт, Граница и Вид для указания нужного шрифта, границ, параметров затенения и цветового оформления, которые должны быть применены в случае, если условие будет выполнено.
Если в качестве условия используется формула, например, в случае, когда необходимо выяснить, в какие месяцы наблюдался рост продаж данного товара, а именно, если необходимо выделить в одном столбце ячейки, где содержатся значения, которые отличаются в ту или иную сторону от значений из другого столбца. Для этого нужно выделить форматируемый столбец, выбрать в первом списке диалогового окна Условное форматирование пункт формула, во втором поле окна выбрать условный оператор больше или равно, а затем в третьем поле ввести формулу, например, =А1*1,15, что означает: в данном столбце будут определенным образом форматированы ячейки, превышающие значения столбца А на 15%.
Если необходимо, чтобы ячейка, например Е8, выделялась цветом, если содержащееся в ней значение принадлежит диапазону, необходимо ввести такое условие: =И (Е8>120; Е8<160).
Следует обратить внимание на то, что лист рабочей книги Exсel представляет собой электронную таблицу, но разбиение листа на строки и столбцы не отображается при выводе документа на печать, а служит только для упорядочивания информации и удобного проведения расчета.
Чтобы при печати листа информация выводилась в виде таблицы необходимо задать линию сетки, для этого нужно выделить данные, выбрать пункт меню Формат ячейки→Граница и в появившемся диалоговом окне установить тип линии, ширину, цвет, диапазон границ (внутренние, внешние, верхние).
Для создания на рабочем листе подложки – изображения (переведенного в формат рисунка), тиражируемого на каждой странице в пределах данного листа необходимо выбрать команду Формат →Лист→Подложка, после чего в появившемся диалоговом окне указать нужный рисунок.
Кроме поэтапной работы с оформлением ячеек таблицы Ехсе1 предоставляет возможность автоматического форматирования таблиц, т.е. применение предустановленных форматов к выделенным диапазонам-таблицам. Предлагаются шестнадцать различных вариантов формата, которые применимы для таблиц, в которых названия расположены в левом столбце и в верхних строках, а итоговые значения вычислений помещаются в нижней строке или правом столбце. Предустановленные форматы включают такие элементы, как форматы чисел, обрамления, шрифты, узоры, выравнивание, ширина столбцов и высота строк. Чтобы включить режим автоматического форматирования, нужно сначала выделить ячейку, принадлежащую форматируемому диапазону, а затем выбрать команду Автоформат (меню Формат). Для выбора отдельных элементов форматирования команды используют кнопку Параметры. По умолчанию форматирование производится по всем элементам формата.
Пользователь может произвести копирование формата. Оно осуществляется при использовании команды Специальная вставка, в диалоговом окне которой отмечается соответствующая опция, или производится автоматически вместе с копированием данных через буфер обмена или если используется маркер автозаполнения. Копирование данных может быть также осуществлено при использовании кнопки панели инструментов Копирование по образцу: один щелчок указателем мыши по ней позволяет произвести одно копирование, двойной щелчок – многократное копирование. Для отмены копирования по образцу используется клавиша клавиатуры Esc или повторный щелчок по кнопке.
Проведение вычислений
Для проведения вычислений Ехсе1 предлагается ряд возможностей:
А. Авто вычисление (АВЧ) - используется для быстрого анализа числовых данных и наиболее удобно, если промежуточные результаты не нужно располагать на имеющемся листе. Для использования АВЧ нужно выделить первую ячейку диапазона и перетащить указатель мыши к его последней ячейке. В строке состояния отобразится результат расчета. Выбор действий, производимых с данными, выбирается из контекстного меню строки состояния:
- среднее (выводит среднее значение диапазона);
- количество значений (показывает количество заполненных ячеек диапазона, содержащих текст или число);
- количество чисел (считает количество ячеек диапазона, содержащих числа);
- MAX, MIN;
- сумма ячеек диапазона.
Б. Авто сумма – быстрый способ получения суммы чисел для диапазона ячеек: выбрать ячейку, в которой будет отображаться сумма, нажать на кнопку панели инструментов S (сумма), после чего Excel самостоятельно определяет в каком диапазоне нужно выполнить суммирование и показывает его в движущейся рамке и, если выделен нужный диапазон, нажать Enter, в противном случае необходимо выделить анализируемый диапазон самостоятельно и нажать Enter.
В. Формулы. При создании формулы ее выражение следует начинать со знака “равно” или щелчка на кнопке “=” в строке формул. В качестве аргумента формулы записывается не значение ячеек, а их адреса. Адрес ячейки формулы можно ввести с клавиатуры (латинские буквы) или щелкнув мышью на нужной ячейке или выделив их диапазон. Знаки арифметических действий вводятся с клавиатуры. Например, = А1+В2-С3. Написанные формулы заканчиваются нажатием кнопки Enter. В формулах могут быть использованы комбинации встроенных функций и арифметических действий.
Г. Встроенные функции. Список функций Excel достаточно велик и является мощным инструментом для разного рода вычислений. Обращение к функциям осуществляется с помощью пункта меню Вставка→Функции. В диалоговом окне Функции содержится 2 поля: в одном выводится классификация имеющихся функций по типам: математический, финансовый, статистический и т.д., включая последние использовавшиеся, в другом - список функций, соответствующих типу выбранной функции. Предлагается также заполнить поле для поиска нужной функции по описанию. Ввод адресов ячеек в диалоговом окне выбранной функции можно осуществлять с клавиатуры или выделять мышью. Если в качестве аргумента формулы используется блок ячеек, то заполняется адрес первой и последней ячейки блока, в качестве разделителя используется двоеточие, например, А1:В10. В диалоговом окне функции диапазон 1 означает первую ячейку или блок смежных ячеек, диапазон 2 – несмежную ячейку или блок ячеек к диапазону 1. В диалоговом окне приводится описание функции, аргумента, вводимого в поле (в котором установлен курсор), результат вычисления.
При проведении вычислений важно учитывать как будет происходить копирование формул и функций, поскольку при копировании адреса ячеек заменяются в зависимости от типа используемой ссылки, в результате чего выражение формулы может превратиться в некорректное. В Excel можно указать положение ячейки с помощью абсолютной, смешанной или относительной ссылок. Относительные ссылки (A1 или B1) используются в качестве имени ячейки по умолчанию и изменяются при копировании формул в другое место на шаг копирования от положения исходной ячейки. Чтобы избежать ссылок при копировании формул используют абсолютную адресацию (абсолютные ссылки). Абсолютные ссылки обозначаются “$” перед одной из составляющих адреса ячейки, например, $В$5, и используются для тех ячеек, которые должны оставаться неизменными. Иногда бывает нужно, чтобы при копировании менялась только строка или только столбец. В этом случае используют смешанную ссылку, которая содержит как абсолютные, так и относительные ссылки (например, $A6 или B$6). Установить “$” можно после окончания ввода формулы в ячейку, при этом в строке формул можно поочередно установить курсор перед каждой координатой ячейки и ввести этот знак с клавиатуры, а можно использовать клавишу F4, нажатие на которую приводит к смене типа ссылки (курсор при этом должен находиться непосредственно перед адресом абсолютируемой ячейки).
В формулах можно использовать ссылки на другие листы рабочей книги, например, чтобы сослаться на ячейку А1 листа 4 нужно включить формулу ссылки: ЛИСТ 4! А1. Если в имени листа содержатся пробелы, то ссылка на лист заключается в кавычки. Для ссылки на листы другой книги – указывается следующее: [имя_книги.xls] имя_листа!$А$1
Если при вводе формулы в ней обнаружена ошибка и Excel может предложить способ ее исправления, на экран выводится окно, в котором описано, как это сделать. Пользователь должен принять или отвергнуть предложение программы. Подобным образом можно исправлять ошибки, возникшие, например, из-за ввода лишней скобки или символа операции. Кроме того, в верхнем левом углу ячейки, где могут содержаться ошибки, появляется зеленый треугольник. Если данную ячейку выделить, то рядом с ней отобразится кнопка источник ошибки. Когда на нее помещается указатель мыши, рядом с кнопкой появляется описание предполагаемой ошибки, а также стрелка, которая служит для открытия меню действий кнопки. После щелчка на этой стрелке открывается список команд, предназначенных для проверки и исправления ошибок. Набор команд, предлагаемых в списке, зависит от типа ошибки. Следует отметить, что ячейки таблицы, указанные в формуле, при редактировании формулы выделяются одинаковым цветом как в выражении формулы, так и в самой таблице, что облегчает поиск соответствующей ячейки в таблице.
Значение ошибки зависит от типа ошибки, допущенной в формуле. Первым символом значения ошибки является диез (#), за ним следует текст. Этот текст может завершаться восклицательным знаком или знаком вопроса. Ниже приведено описание значений ошибок:
1. ###### -это значение ошибки выводится в тех случаях, когда ширина столбца недостаточна для размещения результатов вычисления формулы и когда полученные значения даты или времени являются отрицательными числами. Для устранения ошибки необходимо увеличить ширину ячейки или установить числовой формат, позволяющий поместить значение в ячейку начальной ширины. Если полученные в результате вычисления формулы значения даты и времени являются отрицательными, следует проверить правильность формулы и либо исправить ее, либо назначить для представления итогового значения другой формат.
2. «ССЫЛКА! - такое значение ошибки свидетельствует о том, что формула содержит ссылку на несуществующие (например, удаленные) ячейки. Подобные ошибки часто возникают после создания внешних ссылок или ссылок на другой лист рабочей книги, а также после копирования формул, когда при попытке изменить относительную ссылку программа создает ссылку на несуществующую ячейку. Следует проверить, правильно ли указан путь к документу и введено его имя, не был ли переименован или удален лист, на который имеется внешняя ссылка.
3. #ДЕЛ/О! - это значение ошибки появляется при делении на 0 (например, когда после создания ссылки удаляется содержимое ячейки, адрес которой указан в знаменателе). Необходимо внести исправления, заменив нулевое значение, или ввести значение в ячейку, если в ней не хранится никакое значение.
4. #ЧИСЛО! -такое значение ошибки появляется в случае нарушения правил, принятых в математике, или при некорректном определении аргументов функции (например, если в качестве аргумента функции, вычисляющей квадратный корень, указано отрицательное значение). Причиной появления ошибки может послужить то обстоятельство, что результат вычислений выходит за допустимый для Excel диапазон значений или функция не может рассчитать результат. Следует уточнить с помощью справочной подсистемы, каким требованиям должны отвечать аргументы функции, и проверить, соответствуют ли значения в зависимых ячейках этим требованиям.
5. #ИМЯ? - данное значение ошибки указывает на то, что при вводе имени ячейки (используется вместо адреса) допущена ошибка, и программа не может найти нужное имя ни среди имен функций, ни среди имен диапазонов. Сообщение об ошибке появляется и в том случае, если текстовое значение в формуле не заключено в кавычки или в ссылке на диапазон отсутствует символ двоеточия. Необходимо проверить правильность написания имени функции или ввести функцию заново с помощью панели формул.
6. #ПУСТО! - это значение ошибки программа выдает при неверном указании пересечения диапазонов, то есть если эти диапазоны не имеют общих ячеек. В этом случае нужно проверить правильность указания диапазонов ячеек.
7. #Н/Д - такое значение ошибки появляется, когда не заданы один или несколько аргументов функции и когда происходит обращение к недоступной пользовательской функции. Пользователь может специально ввести во влияющую ячейку значение #Н/Д, которое отобразится в итоговой ячейке. Оно свидетельствует о том, что в таблицу еще будут вводиться данные. Необходимо проверить содержимое ячеек, адреса которых используются как аргументы, а также пользовательские функции и макросы.
8. #ЗНАЧ! – выводится в случае ввода аргумента или операнда недопустимого типа, следует проверить, являются ли операнды и аргументы используемого типа допустимыми.
При создании формул возможны также ошибки, заключающиеся в возникновении циклической ссылки, т.е. такой последовательности ссылок, при которой формула в ячейке через другие ссылки или напрямую ссылается сама на себя. При наличии циклической ссылки программа не может выполнить расчеты и отображает окно с предупреждением.
Для работы с циклическими ссылками в Excel предусмотрена специальная панель Циклические ссылки. Для того чтобы ее отобразить, нужно выбрать команду Сервис → Настройка и на вкладке Панели инструментов установить флажок, расположенный слева от названия данной панели. Исправление циклических ссылок производится следующим образом: на панели инструментов Циклические ссылки отметить в списке Найти циклическую ссылку первую ячейку, затем проверить формулу, которая находится в этой ячейке, и если не она послужила причиной возникновения ошибки, выбрать в списке следующую ячейку. Проверка и правка формул должны продолжаться до тех пор, пока в строке состояния отображается слово Цикл.
Для поиска ошибок Excel предоставляет вспомогательную функцию, с помощью которой можно графически представить связи между влияющими и зависимыми ячейками. Влияющими называют ячейки, данные которых оказывают влияние на значение текущей ячейки. Зависимой является ячейка с формулой, результат вычисления которой зависит от данных, находящихся в других ячейках.
Команды для отслеживания таких зависимостей вызываются из подменю Зависимости формул меню Сервис, а также с помощью кнопок панели инструментов Зависимости. Для того чтобы открыть данную панель, следует воспользоваться командой Сервис → Зависимости формул → Панель зависимостей. Функция отслеживания зависимостей позволяет графически обозначить связи между влияющими и зависимыми ячейками, расположенными как на одном, так и на разных листах. Если ячейка, зависимая от активной ячейки, находится на другом листе или в другой книге, она обозначается маленьким изображением таблицы. В результате двойного щелчка на линии связи открывается диалоговое окно Переход, в котором содержится ссылка на зависимую ячейку. Если необходимо отредактировать содержимое зависимой ячейки, следует выделить в данном диалоговом окне соответствующую ей ссылку и щелкнуть на кнопке ОК, вследствие чего произойдет переход в зависимую ячейку.
Для отображения формулы, содержащейся в ячейке, нужно использовать команду меню Сервис - Параметры, где на вкладке Вид диалогового окна установить флажок Формулы. Чтобы пересчет формул осуществлялся автоматически после изменения данных на вкладке Вычисления отметить опцию Автоматически. Иначе должна быть отмечена опция Вручную, а пересчет будет осуществляться для конкретного листа при нажатии кнопки F9. Данная возможность может быть использована, когда автоматическое вычисление замедляет работу компьютера.
Установка параметров печати документа
Для установки параметров страницы выбирается соответствующая команда в меню Файл. В появляющемся диалоговом окне содержатся четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист. На каждой вкладке доступны три кнопки: Печать, Просмотр(для возможности просмотра документа в том виде, как он будет выведен на печать) и Свойства.
На вкладке Страница задается ориентация листа (книжная или альбомная), масштаб относительно оригинала (т.е. не только в натуральную величину, но и в уменьшенном или в увеличенном виде), формат бумаги и разрешение в точках на дюйм. Здесь же выбором переключателя Разместить не более чем на можно указать, как и на каком количестве страниц должен быть расположен документ. Содержимое поля Номер первой страницы в значении «Авто» позволяет Excel автоматически выполнять нумерацию страниц, которые выводятся на печать. Однако страницы будут пронумерованы только в том случае, когда их номера включены в колонтитулы. Набрав в этом поле число, можно определить номер страницы, с которого будет начинаться нумерация.
Вкладка Поля позволяет задать размеры полей страницы и выровнять печатаемый документ по центру. Следует отметить, что поля страницы можно задавать сразу для нескольких листов рабочей книги Excel, если они были предварительно выделены. Для того чтобы выровнять документ по центру страницы, нужно установить флажки горизонтально и вертикально в области Центрировать на странице.
Вкладка Лист предназначена для определения сквозных строк и столбцов, используемых в качестве заголовков (для этого нужно щелкнуть на значке в правой части поля или на самом поле Сквозные строки/столбцы, затем выбрать нужные строки/столбцы в таблице), указания порядка вывода страниц на печать (вниз, затем вправо или вправо, затем вниз). Здесь также можно задать печать сетки, черно-белую или черновую печать, ввести комментарии. Если на этой вкладке установить флажок Заголовки строк и столбцов, то на печать будут выведены номера строк и названия столбцов. Кроме того, на этой вкладке может быть задана область печати.
На вкладке Колонтитулы можно выбрать стандартный колонтитул или создать новый. Для создания нового колонтитула предоставляется большой набор шрифтов и изображений.
Колонтитулы применяют с целью снабдить каждый лист информацией общего и специального назначения (название всего документа или его рубрик, имя автора, дата создания и т. д.). Колонтитулы позволяют пользователю легко ориентироваться в напечатанном документе. По умолчанию при выводе на печать в Excel колонтитулы отсутствуют, однако в случае необходимости их можно добавить на страницу.
Параметры колонтитулов задаются на вкладке Колонтитулы, которая содержит поля списков Верхний колонтитул и Нижний колонтитул, в которых можно выбрать один из встроенных колонтитулов (или выбрать команду Вид → Колонтитулы)
Чтобы создать новый колонтитул, щелкните на кнопке Создать верхний/ нижний колонтитул в результате чего откроется окно, предназначенное для создания колонтитула, в котором имеются поля Слева, В центре и Справа. Содержимое колонтитула, введенное в левое поле, выравнивается по левому краю, в среднее – по центру, а в правое - по правому краю.
Текст колонтитула вводится и редактируется как в обычном текстовом редакторе; графические изображения и коды полей добавляются с помощью кнопок, расположенных в центре диалогового окна (номер страницы, всего страниц, дата, время, путь и имя файла и др.).
Коды полей представляют собой специальные символы, которые при печати документа заменяются определенными значениями. Например, код &[Файл] заменяется именем файла, код &[Дата] — текущей датой.
При необходимости отформатировать текст колонтитула, содержащего коды, нужно выделить нужный фрагмент текста, щелкнуть на кнопке Шрифт и установить требуемые параметры в одноименном диалоговом окне. Завершив форматирование колонтитула, щелкнуть на кнопке ОК, после чего на вкладке в области колонтитула появится его содержимое.
Если в колонтитул нужно вставить рисунок, нужно щелкнуть на кнопке Вставить рисунок и выбрать подходящий в открывшемся диалоговом окне. Дважды щелкнув на рисунке, он появится в текущем разделе колонтитула. Следует отметить, что в одно поле колонтитула можно поместить только один рисунок. Кнопка Формат рисунка позволяет производить форматирование вставленного рисунка.
Отдельно следует остановиться на возможности указания параметров печати через другие команды. Так, для того чтобы вывести на печать диапазон ячеек, нужно предварительно выделить его мышью, а затем вызвать команду Файл→ Область печати → Задать. Или чтобы задать область печати — щелкнуть на кнопке в правой части поля Выводить на печать диапазон вкладки Лист, а затем выделить мышью требуемый диапазон на рабочем листе. Отмеченный диапазон печати можно будет просмотреть, щелкнув на кнопке Просмотр.
Диапазон печати можно быстро выбрать и непосредственно перед печатью. Такой способ выбора имеет самый высокий приоритет, поэтому при его использовании все предыдущие установки будут отменены. Чтобы произвести данную операцию, нужно отметить требуемый диапазон, затем вызовать с помощью меню Файл диалоговое окно Печать и установить флажок Выделенный диапазон.
Нужно отметить, что по умолчанию в Excel выводимый на печать текст разбивается таким образом, чтобы полностью заполнить страницу. Компоновку печатаемых страниц, выполненную указанным способом, часто требуется изменить. Обычно это вызвано тем, что автоматическая разбивка страниц с точки зрения представления информации может быть сделана некорректно (например, имена полей будут оторваны от значений). Необходимо, чтобы распечатываемый документ был компактным и читабельным, а для этого он должен удовлетворять трем достаточно противоречивым условиям. Во-первых, логически связанные данные следует располагать рядом, а не на разных страницах. Во-вторых, при размещении информации на одной странице документ должен оставаться удобным для чтения и наглядным. В-третьих, нужно, чтобы все страницы документа по возможности были одинаково заполнены.
Для достижения такой цели можно устанавливать линии разрыва вручную: сначала выделить строку или столбец, сверху от которой или слева от которого требуется поместить линию разрыва,затем щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Добавить разрыв страницы. Переместив разрывы страниц за пределы области печати, можно изменить диапазон печати. При необходимости разместить на текущей странице дополнительные строки или столбцы следует перетащить горизонтальный или вертикальный разрыв страницы, в результате чего данные будут автоматически сжаты и поместятся на одной странице. Затем можно еще раз выполнить предварительный просмотр и проверить, не стал ли размер шрифта слишком маленьким. Чтобы указать, в каком месте должна заканчиваться одна страница и начинаться другая, следует установить дополнительный — принудительный разрыв страницы.
Чтобы получить представление о заполненности листа Ехсе1 и его разбиении на страницы (в т.ч. автоматическом) нужно установить режим разметки страниц (Вид→
Разметка страницы или щелчок на кнопке Разметка страницы в окне Предварительный просмотр) В этом режиме выводимые на печать данные отображаются на белом фоне, а внутри каждого печатаемого диапазона, выделенного пунктиром (таким образом обозначаются разрывы страниц), указывается номер страницы, что позволяет контролировать не только размещение данных на печатаемых страницах, но и порядок вывода страниц на принтер.
Если же для указания количества страниц на котором должен быть выведен распечатываемый документ используется переключатель Разместить не более чем на вкладки Страница диалогового окна команды Параметры страницы, то Excel подбирает масштаб документа автоматически. Для обеспечения компактности и наглядности документа Excel предоставляет такие возможности, как размещение выделенного диапазона или всего листа на одной странице либо размещение листа на заданном количестве страниц с его разбивкой по горизонтали и вертикали. Следует отметить, что программа автоматически разбивает таблицу на несколько прямоугольных диапазонов ячеек для вывода на печать на отдельных листах бумаги таким образом, чтобы каждый диапазон полностью помещался на листе. По умолчанию Excel выводит на печать прямоугольный диапазон от начальной ячейки (А1) до последней ячейки рабочего листа, содержащей текст или числовое значение. Несмежные диапазоны выводятся на отдельных страницах.
Экспорт данных из электронной таблицы в текстовый процессор
Word
.
Любой объект, созданный в электронной таблице (таблица или диаграмма) могут быть экспортированы в текстовый процессор. Для этого существуют две возможности: внедрение объекта и связывание. Первая предусматривает копирование объекта в буфер обмена, переход в текстовый процессор, установление курсора в место, на котором будет находиться внедряемый объект, и извлечение объекта из буфера посредством команды Вставить. Связывание объекта можно обеспечить, если в текстовом процессоре вместо команды Вставить использовать команду Специальная вставка, в диалоговом окне которой из предлагаемого списка выбирается нужный объект (таблица или диаграмма) и отмечается опция Связать. В этом случае изменения, вносимые в текстовом процессоре в объект, будут отражаться и объекте, находящемся в исходном файле Ехсе1. Для того, чтобы эта возможность была доступна, необходимо обеспечить присутствие на носителе данных обоих файлов – исходного и в котором находится связанный объект.
Тема 4. Прогнозирование и анализ экономических процессов.
Вопрос 1. Понятие ряда динамики, их разновидности и расчет элементарных показателей динамики.
Вопрос 2. Графическое представление информации
Вопрос 3. Способы прогнозирования рядов динамики.
Вопрос 4. Статистический анализ
Вопрос 1 Понятие ряда динамики, их разновидности и расчет элементарных показателей динамики.
Числовые данные, характеризующие экономические явления образуют ряды динамики. В каждом ряду имеются два основынх элемента: показатель времени и соответствующий ему уровень развития изучаемого явления.
Уровень развития может выражаться абсолютными, относительными или средними величинами.
Различают:
- дискретные ряды динамики – их получают путем регистрации данных через определенные промежутки времени;
- непрерывные – получают в том случае, когда непрерывно регистрируют явления с помощью механических и электронных устройств.
Дискретные ряды различают:
- простые:
- моментные - характеризуют размеры изучаемого явления в определенные моменты времени и даты;
- интервальные - за определенные промежутки времени;
- сложные:
- ряды средних величин – характеризуют изменение уровней явления во времени;
- ряды относительных величин.
К показателям, рассчитываемым при анализе рядов динамики, относят:
- уровень ряда – каждый член ряда динамики;
- абсолютный прирост – разница между данным членом ряда и первым (базисный) или предыдущим (цепной).
- средний уровень ряда;
- темп прироста – отношение абсолютного прироста к первому члену ряда (базисный) или предыдущему (цепной);
- тренд – тенденция развития явления. На явление оказывает влияние ряд факторов. Постоянно действующие факторы оказывают определяющее воздействие, формируя тренд. Воздействие других факторов проявляется периодически, что вызывает повторяемые во времени колебания уровней рядов динамики. Действия разовых факторов отображается случайными изменениями уровней ряда;
- автокорреляция – связь между уровнями ряда динамики, характеризуется коэффициентом корреляции. Чем ближе коэффициент к единице, тем сильнее влияние одного уровня ряда на другой. Знак коэффициента корреляции указывает тип зависимости – прямую или обратную. Для определения этого показателя в Ехсе1 служит функция КОРРЕЛ.
Вопрос 2 Графическое представление информации. Типы диаграмм, предлагаемые Ехсе1 и использование диаграмм для прогноза.
Диаграммы позволяют более наглядно выявить различные соотношения между данными.
При построении диаграммы значения каждой строки по умолчанию образуют ряд данных, а значения столбца – категорию. Значения каждой ячейки на диаграмме отображаются в виде маркера. В качестве имен категорий или рядов программа часто использует заголовки столбцов или строк данных. В легенде приводится описание рядов данных, что облегчает их идентификацию. Каждый ряд на диаграмме имеет определенный цвет или узор.
Всего имеется 14 стандартных типов диаграмм, в каждом из которых выделяют виды, а также нестандартные типы, содержащие дополнительные диаграммы с различными упрощениями.
Из стандартных типов в товароведно-экспертной области деятельности целесообразно использовать:
- гистограммы и линейчатые диаграммы (позволяют представить данные в виде столбцов);
- круговые и кольцевые диаграммы (первые могут отражать только один ряд данных, но те и другие отображают доли или процентное соотношение частей);
- графики и точечные диаграммы (удобны для статистических исследований и изучения временных рядов).
Диаграмма как объект имеет ряд элементов: название диаграммы, Область диаграммы, Область построения диаграммы, Оси и названия осей: Х (категорий) и Y (значений), Маркеры данных, Легенду.
Для создания диаграммы необходимо выделить диапазон, содержащий требуемые данные. Для выделения несмежных ячеек или несмежных диапазонов - использовать клавишу Ctrl. Если нужно включить в диаграмму название строк и столбцов, то их нужно включить их при выделении диапазона (в таком случае в соответствии с наименованиями, указанными в заголовках, на оси Х могут автоматически отразиться наименования категорий, а в легенде - соответствующие наименования рядов). Команда Вставка→Диаграмма (или кнопка Мастер диаграмм стандартной панели инструментов) открывает многошаговое диалоговое окно. Для перехода по шагам построения диаграммы выбирается кнопка Далее или Назад в соответствующем окне шага. Для того, чтобы применить диаграмму выбирают клавишу Готово.
ШАГ 1: Выбор типа и вида диаграммы. После выбора в списке, расположенном в левой части диалогового окна, типа диаграммы, необходимо определить, какой ее вид наиболее предпочтителен. Виды различают в зависимости, объемным или необъемным будет изображение, как будут отражать данные – с накоплением (прибавлять предыдущее значение) или будут нормированы, т.е. отражать долю каждой категории в общей сумме. Интерес представляют также виды круговой диаграммы, в котором значения одного из секторов могут быть вынесены в гистограмму. Информация о выбранном виде диаграммы выводится справа в нижней части окна. Выбрав кнопку Просмотр результата (внизу слева) можно увидеть эскиз диаграммы, построенной на основе выделенных данных.
ШАГ 2: Определение источника данных диаграммы. В диалоговом окне Мастер диаграмм выделенный диапазон данных отображается в поле диапазон данных. При необходимости его можно изменить, а также варьировать направление рядов данных (в строках или в столбцах).
Вкладка ряд – отображает ряды данных в выделенном диапазоне. Чтобы удалить его из поля списка (когда выделяется вся таблица, т.е. включаются ненужные ряды) нужно его выделить и нажать кнопку удалить. В данном окне также можно задать или изменить имя ряда (для имени можно указать ячейку с нужным содержанием или ввести имя в поле вручную) и подписи оси X, указав соответствующий диапазон ячеек (эти действия не являются обязательными, поскольку диаграмма может автоматически определять соответствующие подписи; однако если этого не происходит, после построения диаграммы можно вернуться к данному этапу работы с диаграммой и внести необходимые изменения).
ШАГ 3: Установление параметров диаграммы. В диалоговом окне:
- Заполняются поля для подписей названий осей и всей диаграммы.
- Осуществляется выбор осей и устанавливается режим отображения меток на оси X. По умолчанию отображаются все метки. В качестве меток оси Х можно использовать как имена категорий, так и временные значения. В последнем случае цена деления оси будет равна определенному промежутку времени (например, месяцу). Такой тип меток применяется автоматически, если значения, на основе которых строится диаграмма, отформатированы как даты. При этом если в качестве меток оси Х выступают заголовки столбцов (ориентация задается пользователем на втором шаге построения диаграмм), то названия строк будут присутствовать в легенде. И наоборот.
- Производится выбор линий сетки (основных и более частых–промежуточных) или их отключение.
- Указывается, будут ли на маркеры данных нанесены надписи: имена рядов, категории или значения, а при работе с круговыми или кольцевыми диаграммами – доли, т.е. процентное соотношение данного значения и суммы всех значений. При этом в поле Разделитель можно выбрать способ разделения содержимого подписей данных.
- Устанавливается наличие и размещение легенды и таблицы данных. Использование таблицы данных удобно, если диаграмма будет размещена на отдельном листе, а также если для ее создания используются данные из разных таблиц или только часть данных из одной таблицы. Таким образом, в таблице будут собраны нужные данные. При установлении флажка Ключ легенд на вкладке Таблица данных в таблицу к диаграмме будет добавлен значок, цвет которого соответствует цвету этого ряда на диаграмме.
ШАГ 4: Выбор местоположения диаграммы. Позволяет указать размещение диаграммы: на имеющемся листе (на котором находится таблица с данными) или на отдельном (диаграмма займет весь лист).
После построения диаграммы в нее могут быть внесены изменения. При обращении к разным объектам в контекстном меню становятся доступны те или иные команды. Так, при щелчке в области диаграммы и области построения диаграммы к таким командам относятся: Тип диаграммы, Исходные данные, Параметры диаграммы, Размещение, Формат области диаграммы или области построения диаграммы. При щелчке по маркерам рядов данных - это команды Тип диаграммы, Исходные данные, Формат рядов данных и Добавить линию тренда. Для остальных объектов диаграммы доступна команда Формат, например, формат оси или формат линий сетки.
Таким образом, не изменяя исходных данных при неудачном выборе типа диаграммы можно его изменить. При неправильно указанном диапазоне - определить новый, а также изменить ориентацию данных (ряды в строках или столбцах), удалить ненужные ряды, внести уточнения в названия листов, дать наименование оси Х, если этого не произошло автоматически.
В целом, следует отметить, что в команде Формат… можно настроить параметры шрифта, линий, заливки их цвет, цвет заливки и т. д. Для отдельных объектов имеются специфические вкладки диалогового окна данной команды. Так, для команды Формат оси будет присутствовать вкладка Шкала с указанием минимального и максимального значений по оси, цены ее основных и промежуточных делений, в каком значении будут пересекаться оси и др., а также вкладка Число для установления формата данных и Выравнивание – для изменения ориентации подписей относительно горизонтали. Для команды Формат ряда – это может быть Порядок рядов, Параметры, где указывается Ширина перекрытий (рядами друг друга), Зазора между рядами, для круговой диаграммы – определение угла поворота для просмотра частей и установление или отмена флажка Дольки разного цвета, а в объемном виде гистограммы – еще и вкладка Фигура для указания формы фигуры: пирамида, цилиндр и др.
Следует отметить, что если диаграмма трехмерная – то для нее доступна команда Объемный вид (Трехмерная проекция), в диалоговом окне которой можно указать возвышение, поворот, перспективу и другие параметры.
Возможность вносить изменения в диаграмму после ее построения может быть использовано при создании подобной по форматированию диаграммы на основе новых данных. Для этого имеющуюся диаграмму необходимо скопировать, выделив ее щелчком в области диаграммы. А для скопированной диаграммы внести изменения, используя команду Исходные данные.
Изменение размера диаграмм производится аналогично изменению рисунков, при этом как отдельный элемент может быть также увеличена область построения диаграммы. В целом при увеличении размера диаграммы производится пропорциональное увеличение размера шрифта подписей осей и др. объектов, в связи с чем необходимо дальнейшее ее редактирование.
Вопрос 3. Способы прогнозирования рядов динамики.
Одной из наиболее важных проблем экономического анализа является прогнозирование динамики показателей для будущих периодов. Процесс прогнозирования строится на том, что определяется численное значение рассматриваемого признака на основе аппроксимации его фактического поведения за предыдущие периоды и предпосылки о стабильности условий в его развитии. В зависимости от задач, решаемых исследователем, требуются прогнозы различной степени детализации, что позволяет применять различные методы их построения с использованием средств электронных таблиц. Чем больше значений прошедшего периода используется для построения прогноза, тем точнее определяется основная тенденция развития и более точным будет прогноз, при сохранении существующих тенденций (то есть при отсутствии революционных скачков).
В процессе прогнозирования требуется выделить несколько этапов: построение таблицы исходных данных, экстраполяция их на следующие периоды и оценка точности и достоверности полученного прогноза.
Методы экстраполяции исходной информации зависят от степени детализации прогноза, средств его построения и способов оценки достоверности. Исходя из этого, рассмотрение задач данного класса следует осуществлять от простого к сложному. При этом постепенно детализируется процесс прогнозирования и расширяется сфера используемых математических зависимостей, которые необходимо проанализировать для более точной аппроксимации поведения экономического показателя.
К способам получения прогноза относятся:
1.Использование маркера заполнения.
Данный способ позволяет только получить расчетное значение прогноза на будущий период времени. При использовании данного инструмента нельзя получить информацию о конкретном виде математической модели, нет теоретических значений показателя за прошедший период и, соответственно, невозможно оценить точность и достоверность прогноза. Однако, уже на этом этапе может быть получена некая конкретная числовая величина изучаемого признака на будущие периоды времени, и такого прогноза бывает достаточно для констатации того или иного факта.
Данный способ реализуется следующим образом:
а) выделить в таблице все имеющиеся значения экономического показателя за прошедшие периоды времени;
б) установить курсор в нижний правый угол, превратив его в маркер заполнения и при нажатой правой клавише мыши протащить маркер по нужному диапазону клеток, в которых предполагается вычислить прогноз (действие аналогично перемещению содержимого ячейки);
г) из предложенного меню выбрать один из математических методов прогнозирования: экспоненциальная модель или линейное прогнозирование.
При линейной модели используется усредненное (среднее) значение между рядом стоящими данными. В экспоненциальной модели – более сложная зависимость.
2. Использование надстроек Пакета анализа.
Надстройки для прогнозирования Скользящее среднее, Экспоненциальное сглаживание, идентичные методам, используемым в первом способе, можно найти в диалоговом окне одноименной команды в меню Сервис (подробно в курсе лабораторных работ). В этом случае в таблице в диапазоне вывода данных можно получить конкретные значения точек сглаживающей линии. Для первых значений данного диапазона характерна нехватка данных для расчета прогнозируемого значения, т.к. определено количество значений, между которыми происходит сглаживание, и если это два значения, то для первого прогнозируемого не хватает одного, а если 3 – то уже двух значений. Поэтому первые значения в диапазоне вывода данных обозначаются как ошибка Н/Д.
3. Использование специальных функций.
Использование встроенных статистических функций ТЕНДЕНЦИЯ (для линейного сглаживания) и РОСТ (для экспоненциального) позволяет расширить процесс прогнозирования, получая расчетные значения признака, как за прошлые, так и будущие периоды времени. Наличие этих значений позволяет при некоторых дополнительных усилиях дать оценку точности прогноза, но явный вид функции ещё не просматривается.
Формат функции ТЕНДЕНЦИЯ имеет следующий вид:
ТЕНДЕНЦИЯ (интервал значений показателя У; интервал значений показателя Х, новые значения Х, константа).
Для выполнения расчетов требуется:
1. установить курсор в клетку таблицы, где должно быть получено первое прогнозируемое значение;
2. обратиться к функции ТЕНДЕНЦИЯ и задать значение показателя У (зависимой переменной) и показателя Х (новые значения Х можно опустить, в таком случае будет предполагаться, что они совпадают с известными значениями Х; константу также можно не задавать).
3. скопировать формулу на весь интервал.
Получение прогноза возможно также и другим способом: в функции ТЕНДЕНЦИЯ можно указать дополнительную переменную в виде адреса клетки, где требуется задать нужный период для прогноза (новое значение Х). В этом случае в клетке, где содержалась формула, использующая данную функцию от 3-х переменных, высветится величина прогноза.
Функция РОСТ в отличие от функции тенденция, которая основывается на линейной зависимости, использует экспоненциальную зависимость, т.е. формирует нелинейную функцию. Порядок работы с ней аналогичен.
4. Использование диаграммы.
При организации процесса прогнозирования первоначально предлагается построить по фактическому временному ряду диаграмму-график. Затем, обратившись к значениям функции на диаграмме, построить тренд с выводом коэффициента аппроксимации и уравнение, на основании которого проводятся расчеты теоретических значений признака. Т.о. может быть получена математическая зависимость в явном виде.
Применение этого способа позволяет расширить круг используемых математических зависимостей за счет полиномиальных, степенных и логарифмических функций. Наличие большого количества нелинейных функций дает возможность выбрать вид наиболее удачной аппроксимирующей функции для экстраполяции изучаемого признака. Для этого лучше использовать диаграмму типа «График» или «Точечная», щёлкнуть правой клавишей мыши на линии графика или маркерах, в появившемся меню выбрать команду Добавить линию тренда и затем в открывшемся окне на вкладке Тип установить тип линии (линейная, степенная, полиномиальная, экспоненциальная, логарифмическая зависимости), на вкладке параметры установить флажки в позициях выводить на экран линию тренда и выводить на экран R^2. Коэффициент R2 показывает уровень надёжности. Чем ближе его значение к единице, тем более верно описываются функции тенденции развития рассматриваемого показателя (ниже 0,5 – моделью пользоваться нельзя, выше 0,5 – можно, выше 0,7 – модель очень хорошая). Появившуюся на диаграмме функцию ввести в таблицу как формулу и путем копирования с использованием относительной адресации (можно при использовании маркера заполнения) получить теоретические значения данного показателя. Чтобы получить прогноз в функцию вместо переменной x поставить нужное значение и подсчитать результирующий показатель y. Или на этапе выбора типа линии тренда на вкладке Параметры указать количество единиц прогноза вперед и/или назад. В этом случае прогноз будет показан на графике.
5. Применение регрессионного анализа.
Этот способ также может рассматриваться как средство для получения прогнозов, поскольку итоговые таблицы позволяют сделать выводы о конкретном виде математической зависимости, а также дать оценку значимости полученной функции и её коэффициентов. Соотношения между количественными показателями множественного коэффициента корреляции, квадрата этого коэффициента и его нормированного значения дают возможность сделать вывод о наличии линейной или нелинейной связи. О приемах его проведения – в следующем вопросе темы.
Вопрос 5. Статистический анализ.
В данном вопросе рассматривается ряд статистических функций, с помощью которых можно описать и подытожить значения в наборе данных.
Под термином переменная понимают одну характеристику объекта или события. Поэтому при статистическом анализе каждый столбец созданной таблицы должен являться одной переменной, т.е. относиться к одной характеристике, например, содержать наименование товара или количество реализованных изделий.
Переменные могут быть количественными или качественными. Количественные переменные должны иметь конкретные числовые значения, например штуки, вес единицы товара или его цена. Количественные переменные могут быть дискретными или непрерывными. Дискретная переменная может принимать только целые значения, например такие единицы измерения, как штуки (1, 2, 3 и т.д.). Непрерывная переменная может иметь значения в широком диапазоне величин. Например, вес товара может выражаться дробным, а не обязательно целочисленным значением: 185, 185,5 или
Качественные или категориальные переменные относятся к другому типу переменных, которые характеризуют качества или свойства объекта, например цвет или имя продукта. Качественные переменные обычно, но не всегда, выражаются с помощью текстовых строк. Иногда для них используются специализированные числовые коды, к которым не имеет смысла применять арифметические действия.
Специфика деятельности товароведов-экспертов определяет как наболее характерные - исследования, в которых участвуют непрерывные количественные переменные.
Следует отметить, что необходимые статистические функции, которые могут отсутствовать в модуле Пакет анализа (Сервис→Надстройки, после выполнения этой операции в меню Сервис появится команда Анализ данных) можно найти в модуле StatPlus.
Прежде всего в приведенном наборе данных интерес для специалиста представляет анализ распределения значений. Распределение — это способ расположения наблюдений в допустимом диапазоне значений. Например, таким образом можно определить количество положительных ответов на вопрос в рамках проведения экспертизы качества социологическим методом или выявить процентную долю изделий с ценой менее 1000 руб. и т.д.
Для получения распределения значений нужно создать таблицу частот (frequency table) для анализируемых данных. Это таблица, в которой собраны сведения о том, сколько раз встречаются данные с определенной величиной. Команда для создания таблицы частот предусмотрена в подключаемом к Excel модуле StatPlus. Для создания таблицы частот необходимо выбрать команду меню StatPlus ® Описательная статистика (Descriptive Statistics) ® Таблицы частот (Frequency Tables), в появившемся диалоговом окне Создание таблицы частот (Create Frequency Table) щелкнуть на кнопке Значения данных (Data Values), затем в диалоговом окне Параметры ввода (Input Options) выбрать переключатель Использовать имена диапазонов (Use Range Names), после чего в списке диапазонов выбрать переключатель, соответствующий нужному наименованию столбца, и щелкнуть на кнопке ОК.
Важным этапом анализа данных является выявление центральных мер распределения значений (среднее, медиана). Вычисление значения каждой из них будет характеризовать весь набор данных. Это значение часто называется типичным или наиболее представительным. Медиана (median) представляет собой середину распределения, т.е. одна половина заданного набора данных имеет меньшие значения, а другая — большие значения. Точный подсчет медианы зависит от количества наблюдений в наборе данных. При нечетном количестве значений медианой является промежуточное значение, а при четном — полусумма двух центральных значений.
Еще одной распространенной характеристикой является среднее значение (average или mean), которое равно сумме значений, деленной на их количество. Одним из недостатков среднего значения является то, что оно существенно зависит от экстремальных значений. Медиана в большей степени представляет "типичную" величину характеристики, поскольку игнорирует величину экстремальных значений.
Функциями, позволяющими вычислить перечисленные центральные меры распределения, являются: СРЗНАЧ (массив) и МЕДИАНА (массив).
Следует отметить, что среднее и медиана не полностью характеризуют распределение, так как не учитывают изменчивость данных. Изменчивость характеризует различия между данными или их разброс от центра.
Простейшей мерой изменчивости является диапазон, т.е. разница между максимальным и минимальным значениями распределения. Более высокой изменчивости обычно соответствует более широкий диапазон значений. Однако диапазон значений не совсем точно характеризует изменчивость распределения, поскольку два распределения могут иметь одинаковый диапазон, но с разной изменчивостью.
Наиболее распространенной мерой изменчивости является отклонение di значения наблюдения хi, от среднего х. Одни отклонения могут иметь отрицательные значения (для наблюдений, значения которых меньше среднего), а другие — положительные (для наблюдений, значения которых больше среднего). Простое суммирование отклонений ничего не дает, поскольку они могут взаимно компенсировать друг друга, т.е. среднее отклонение всегда равно нулю. Поэтому каждое отклонение возводят в квадрат, суммируют и делят на количество наблюдений минус 1. Данная мера изменчивости называется дисперсией (variance) и обозначается s2.
Вычисление дисперсии производится при помощи функции ДИСП(массив). Чем больше ее величина, тем соответственно больше разброс значений вокруг среднего.
Для измерения изменчивости также вычисляется стандартное отклонение, обозначаемое символом s и равное квадратному корню из дисперсии, для вычисления которого используется функция СТАНДОТКЛОН. Эта характеристика представляет «типичное» отклонение значений от среднего, более высокое значение которой свидетельствует о более высокой степени изменчивости данных. При выборе функций для вычисления стандартного отклонения нужно обращать внимание на их описание, поскольку предлагаются функции как для генеральной совокупности, так и для выборки данных, а также с учетом или без учета текстовых и логических значений.
В ряде случаев возникает необходимость определения диапазона значений, в который попадает средняя величина исследуемой характеристики при заданной вероятности. Для этого используется функция ДОВЕРИТ, при вычислении которой должны быть указаны следующие данные: уровень значимости альфа, используемый для вычисления уровня надежности (уровень надежности равняется 100*(1 - альфа) процентам, т.е. альфа равное 0,05 означает 95-процентный уровень надежности), размер выборки – число наблюдений и предварительно рассчитанное стандартное отклонение.
В целом, следует отметить, что Ехсе1 предоставляет большое количество функций для проведения статистического анализа. В данном разделе рассмотрены функции, которые находят наиболее частое применение при анализе данных, проводимых товароведами-экспертами.
В случае отсутствия необходимых функций, можно произвести расчет требуемых показателей путем создания формулы.
Рассмотрим процедуру проведения корреляционного анализа. Величина наклона в уравнении регрессии зависит от единицы измерения данных. При использовании другой шкалы наклон изменится. Поэтому иногда бывает удобнее выражать взаимосвязь между одной переменной и другой в безразмерном виде, для чего и предназначена корреляция, выражающая силу взаимосвязи по безразмерной шкале ( -1; 1).
Положительная корреляция означает сильную положительную взаимосвязь, т.е. увеличение одной переменной вызывает увеличение другой переменной. Например, такая корреляция наблюдается между содержанием золота в сплаве и ценой на изделие, изготовленное из этого сплава. Отрицательная корреляция означает сильную отрицательную взаимосвязь, т.е. увеличение одной переменной вызывает уменьшение другой переменной например, увеличение цены товара может сопровождаться уменьшением объема продаж.
Близкая к нулю корреляция означает, что между двумя переменными нет никакой взаимосвязи. Если между переменными существует нелинейная взаимосвязь, она будет характеризоваться нулевой корреляцией.
Чаще всего для измерения корреляции используется коэффициент корреляции Пирсона, который обычно обозначается символом r.
При нулевой корреляции наклон равен нулю, а знак наклона всегда соответствует знаку корреляции. Наклон может выражаться любым действительным числом, но корреляция всегда должна быть в промежутке от - 1 до +1. Корреляция +1 означает, что все точки данных падают точно на одну линию с положительным наклоном. В таком случае все остатки равны
нулю, а подогнанная линия регрессии точно проходит через все точки.
Корреляция означает взаимосвязь между двумя переменными без предположения о том, что изменение одной переменной вызывает изменения другой, поэтому следует крайне осторожно интерпретировать полученные результаты и не путать корреляцию с причинно-следственной связью.
Для вычисления коэффициента корреляции служит функция КОРРЕЛ(х, у).
Для применения этого инструмента необходимо построить таблицу, как это требуется при регрессионном анализе. После установления курсора внутри таблицы следует обратиться к меню Сервис→Анализ данных для определения матрицы коэффициентов корреляции. В появившемся окне отметить опцию Корреляция. В следующем диалоговом окне ввести в указанных строках диапазон для переменной Х и У. Нажатием ОК будут произведены расчеты. При этом на листе появится матрица, элементами которой будут являться коэффициенты корреляции между всеми выбранными показателями.
Рассмотрим основы регрессионного анализа.
При отображении на диаграмме зависимости двух переменных друг от друга полученные значения обычно не укладываются точно на прямую линию. Выполняя анализ линейной регрессии, пытаются найти такую линию, которая наилучшим образом оценивает взаимосвязь между двумя переменными (зависимой переменной у и независимой переменной х). Такая линия называется подогнанной линией регрессии, а описывающее ее уравнение — уравнением регрессии.
В Excel предусмотрена подгонка линии регрессии с помощью уравнения у= а +
b
х, где у — зависимая переменная, значения которой нужно предсказать; х — независимая переменная, или предиктор, на основе которой нужно сделать предсказание; а и b
— коэффициенты.
Короткие вертикальные отрезки между подогнанной линией и точками представляют собой ошибки или остатки. Остаток — это разность между наблюдаемыми и предсказываемыми значениями. Поскольку а является значением переменной у в месте пересечения вертикальной оси и подогнанной линии регрессии, этот коэффициент иногда называют пересечением или постоянным членом. Поскольку b
характеризует наклон подогнанной линии регрессии, этот коэффициент называют наклоном. Коэффициент b
выражает отношение вертикального и горизонтального приращений вдоль линии. Например, если переменная у возрастает от 10 до 30, а переменная х при этом увеличивается от 0 до 10, то наклон подогнанной линии регрессии выражается формулой, в числителе которой будет разница (30-10), в знаменателе – (10-0). Отсюда b = 2.
Предположим, что переменная х обозначает крутку текстильных нитей, а переменная у — их прочность. В таком случае пересечение регрессии (т.е. значение переменной у при х = 0) обозначает прочность нитей без крутки. Кроме того, наклон регрессии обозначает приращение прочности нитей при увеличении крутки на определенную величину, которая определяется шагом измерений, например, десять витков.
У нитей с прочностью выше подогнанной линии регрессии наблюдается положительный остаток, а у нитей с прочностью ниже подогнанной линии регрессии — отрицательный остаток.
Если линия направлена вниз так, что при возрастании значений переменной х уменьшаются значения переменной у, то линия регрессии имеет отрицательный наклон. Например, если переменная х обозначает срок эксплуатации компьютера в годах, а переменная у — его цену, то в таком случае наклон обозначает ежегодное снижение цены. В этом примере пересечение регрессии обозначает цену нового компьютера.
При подгонке линии к данным используются такие а и b
, для которых сумма квадратов остатков принимает наименьшее значение. Эта процедура называется методом наименьших квадратов. Для определения этих членов служат функции ОТРЕЗОК (у,х) и НАКЛОН (у,х).
Для применения инструмента Регрессия необходимо построить таблицу, указав в ней значения анализируемых показателей. Результирующим показателем должен быть только один, а в качестве объясняющих переменных может быть использовано несколько показателей.
Для активизации инструмента обращаются к меню Сервис→Пакет анализа→Регрессия.
В появившемся окне указываются следующие параметры:
- диапазон для У (результативного показателя);
- диапазон для Х (объясняющих показателей);
- флажок в позиции Уровень надежности – 0,95.
- флажок в позиции Метки переменных (только в тех случаях, когда перед выполнением анализа была выделена вся таблица или при задании диапазонов У и Х указывались не только сами значения, но и наименования столбцов).
- флажок в позиции остатки и стандартизированные остатки.
- опция в позиции выводить результат на новом листе.
В результате на новом листе появятся результативные таблицы.
В качестве примера интерпретации результативных таблиц рассмотрим регрессионный анализ зависимости двух переменных. В качестве зависимой переменной будет выступать уровень реализации, в качестве независимой переменной - затраты на рекламу. Таблица на основе которой будет проведен анализ состоит из 3 столбцов: вид изделия, затраты на рекламу, уровень реализации. После использования инструмента «Регрессия» на экране появляется несколько таблиц.
Первая - область статистических параметров регрессии. В ней рассмотрим основные параметры.
Величина достоверности аппроксимации
R
2
измеряет процентную долю изменчивости значений зависимой переменной, которая может объясняться изменениями независимой переменной. При построении однофакторной корреляционной модели (как в данном примере) коэффициент множественной корреляции равен коэффициенту парной корреляции. Величина R
2
может принимать значения от 0 до 1. Например, значение 0,7654 говорит о том, что изменчивость уровня реализации, составляющая 76,54%, может объясняться изменениями затрат на рекламу. Оставшаяся доля (23,46%) изменчивости уровня реализации может объясняться случайной изменчивостью.
Величина в строке Множественный R равна квадратному корню величины R
2
. Она выражает абсолютную величину корреляции между зависимой переменной и предиктором.
Величина в строке Нормированный R-квадрат используется для анализа регрессии с несколькими предикторами и корректируется с учетом числа независимых переменных, поскольку добавление дополнительных объясняющих переменных в многофакторную модель увеличивает значение коэффициента детерминации.
Величина в строке Стандартная ошибка описывает размер типичного отклонения наблюдаемого значения (х,у) от линии регрессии. Стандартную ошибку можно представить себе как усредненную меру отклонений от линии регрессии.
Величина в строке Наблюдения указывает размер выборки, т.е. в данном случае регрессия основана на количестве наблюдаемых изменений расходов на рекламу.
Вторая таблица - область с результатами анализа изменчивости, в которой приведены параметры изменчивости уровня реализации. Изменчивость определяется двумя составляющими: изменениями линии регрессии и хаотичными изменениями.
В столбце df приводятся данные о количестве степеней свободы, т.е. сколько имеется независимых значений. Общее количество степеней свободы указано в строке Итого. Из них одна степень свободы связана с изменениями линии регрессии. Она указана в строке Регрессия. В строке Остаток указаны степени свободы, которые связаны с хаотичными изменениями.
В столбце ss приводятся значения суммы квадратов. Общая сумма квадратов в ячейке на пересечении со строкой Итого содержит сумму квадратов отклонений объема продаж от среднего. Общая сумма квадратов складывается из двух частей: одна определяется изменениями линии регрессии, а другая связана с хаотичными изменениями и указана в ячейке на пересечении со строкой Остаток. Первая часть указана в ячейке на пересечении со строкой Регрессия и является суммой квадратичных отклонений от среднего. Вторая часть указана в ячейке на пересечении со строкой Остаток и является суммой квадратичных отклонений от линии регрессии. Последнее из двух значений должно принимать минимальное значение в уравнении регрессии. Если сумма квадратичных отклонений равна 3 396,84, причем одно ее слагаемое 2 599,53 определяется изменениями линии регрессии, то другое (796,91) — ошибкой.
Доля общей суммы квадратичных отклонений равна R
2, т.е. процентной доле изменчивости, определяемой изменениями линии регрессии.
В столбце MS отображаются результаты деления суммы квадратичных отклонений на количество степеней свободы. Среднеквадратическое значение для остатков равно квадрату стандартной ошибки, указанной в области регрессионной статистики – первой таблице итогов регрессии. Таким образом, среднеквадратическое значение можно использовать для определения стандартной ошибки, являющейся мерой точности оценки.
В столбце F отображаются результаты отношения среднеквадратического значения для регрессии и среднеквадратического значения для остатков. Большая величина F-отношения означает большую статистическую значимость регрессии. В следующем столбце, значимость F, отображается р-значение. Под р-значением понимают вероятность того, что некое значение так же экстремально, как и наблюдаемое заданное значение.
Далее - в третьей по счету таблице приводятся оценочные параметры. В столбце коэффициенты указаны значения пересечения и наклона. В столбце стандартная ошибка приводятся величины стандартной ошибки для пересечения и наклона. В двух последних столбцах данной области приводятся 95%-ные доверительные интервалы для пересечения и наклона.
В целом, на основании статистических параметров регрессии можно установить, существует ли линейная зависимость между исследуемыми величинами. На основании доверительного интервала для наклона можно с вероятностью 95% утверждать, что при увеличении расходов на рекламу на 1 рубль уровень реализации возрастает на величину, попадающую в диапазон доверительного интервала.
Последняя часть результатов выполнения команды Регрессия включает остатки и предсказываемые значения. Как известно, остатки — это разность между наблюдаемыми значениями и линией регрессии (предсказываемыми значениями). Остатки играют очень важную роль при проверке модели регрессии на линейность.
Таким образом, данный инструмент позволяет построить не только аналитическую модель, реализующую зависимость какого либо показателя от других, но и динамическую модель, использующую фактор времени, предоставляя пользователю наиболее подробную и обширную информацию об аппроксимирующей функции, чем способы, описанные выше. Однако, как было отмечено ранее, он может быть применим только для линейной зависимости. Для анализа любой нелинейной зависимости потребуются дополнительные расчеты.
Тема 4. Методы оптимизации экономических моделей
Вопрос 1. Понятие оптимизации модели.
Вопрос 2. Использование средства Ехсе1 «Подбор параметра» и «Таблицы подстановки» для улучшения характеристик модели.
Вопрос 3. Оптимизация модели процедурой Поиск решения.
Вопрос 1. Понятие оптимизации модели.
С различными моделями и модельными представлениями люди встречаются постоянно. По существу, моделями являются карты дорог, фотографии, рисунки, различные описания, списки и многие другие знаковые представления информации.
Модели играют огромную роль в различных науках как средство для отражения структуры и свойств различных объектов. Выбор модельных представлений часто определяет успех научных исследований, поскольку от этого выбора зависит точность и достоверность получаемых выводов, прогнозов и рекомендаций.
Модель (в широком понимании) — образ (в том числе схема, чертеж, график, план, карта) или прообраз како
го-либо объекта или системы объектов (оригинала дан
ной модели), используемый при определенных условиях в
качестве их «заместителя». Так, например, моделью Земли служит глобус.
Модели по своей сути — чисто информационное понятие. Модели — это отражение наиболее существенных признаков, свойств и отношений явлений, объектов или процессов предметного мира. Например, фотографии и рисунки — это представления внешнего вида предметов, а чертежи и схемы раскрывают их структуру (внутреннюю организацию).
В то же время для одних и тех же явлений, процессов и объектов можно построить различные модели. Многообразие модельных представлений, связываемых с одними и теми же объектами, отражает различие точек зрения, интересов и потребностей людей в изучении этих объектов, а значит, в решении возникающих у них задач.
Различия между моделями определяются, с одной стороны, степенью их детальности, с другой — разницей выраженных в них внутренних связей отражаемых моделями процессов и явлений. Выбор степени детальности в подбираемых моделях зависит от целей исследования.
Модели можно классифицировать по ряду признаков. По способу построения (форме) модели можно разделить на:
а) материальные модели, которые иначе можно назвать предметными. Они воспринимают геометрические и физические свойства оригинала и всегда имеют реальное воплощение;
б) информационные модели, которые нельзя потрогать или увидеть. Они строятся только на информации. Информационная модель — совокупность информации, характеризующая свойства и состояния объекта, процесса, явления, а также взаимосвязь с внешним миром. Базовый критерий целостности информационной модели — это адекватность модели оригиналу.
Исторически сложилось так, что первые работы по компьютерному моделированию, или, как говорили раньше, моделированию на ЭВМ, были связаны с физикой, где с помощью моделирования решался целый ряд задач гидравлики, фильтрации, теплопереноса и теплообмена, механики твердого тела и т. д. Моделирование, в основном, представляло собой решение сложных нелинейных задач математической физики с помощью итерационных схем, и по существу было оно моделированием математическим. Успехи математического моделирования в физике способствовали распространению его на задачи химии, электроэнергетики, биологии и некоторые другие дисциплины, причем схемы моделирования не слишком отличались друг от друга. Сложность решаемых на основе моделирования задач всегда ограничивалась лишь мощностью имеющихся ЭВМ.
В настоящее время под компьютерной моделью чаще всего понимают:
- условный образ объекта или некоторой системы объектов (или процессов), описанный с помощью взаимосвязанных компьютерных таблиц, блоков-схем, диаграмм, графиков, рисунков, анимационных фрагментов, гипертекстов и т. д. и отображающий структуру и взаимосвязи между элементами объекта. Компьютерные модели такого вида мы будем называть структурно-функциональными;
- отдельную программу, совокупность программ, программный комплекс, позволяющий с помощью последовательности вычислений и графического отображения их результатов воспроизводить (имитировать) процессы функционирования объекта, системы объектов при условии воздействия на объект различных, как правило, случайных факторов. Такие модели принято называть имитационными моделями.
Многие проблемы производства, проектирования, прогнозирования сводятся к широкому классу задач оптимизации, для решения которых применяются математические методы. Типовыми задачами такого плана являются, например, следующие:
· ассортимент продукции — максимизация выпуска товаров при ограничениях на сырье для производства этих товаров;
· штатное расписание — составление штатного расписания для достижения наилучших результатов при наименьших расходах;
· планирование перевозок— минимизация затрат на транспортировку товаров;
· составление смеси — достижение заданного качества смеси при наименьших расходах;
· прочие разнообразные задачи оптимального распределения ресурсов и оптимального проектирования и т.д.
При постановке задачи оптимизации определяют:
1) целевую функцию (критерий оптимизации) F
= (
xj
) →
max
(
min
,
const
), которая показывает, в каком смысле решение должно быть оптимальным, т.е. наилучшим. Возможны три вида целевой функции: максимизация, минимизация, назначение заданного значения.
2) ограничения gi
(
xj
) ≤ (=; ≥)
bi, которые устанавливают зависимости между переменными; могут быть односторонними и многосторонними.
3) граничные условия
dj
≤
xj
≤
Dj , которые показывают, в каких пределах могут быть значения искомых переменных в оптимальном решении.
Решение задачи, удовлетворяющее всем ограничениям и граничным условиям, называется допустимым.
Важная xaрактеристика задачи оптимизации — ее размерность, которая определяется числом переменных п и числом ограничений т.
При п < т задачи решения не имеют. Необходимым требованием задач оптимизации является условие п > т.
Систему уравнений, для которых п = т рассматривают как задачу оптимизации, имеющую одно допустимое решение (ее можно решать как обычную задачу оптимизации, назначая в качестве целевой функции любую переменную).
Итак, задача имеет оптимальное решение, если она удовлетворяет двум требованиям:
· имеет более одного решения, т.е. существуют допустимые решения;
· имеется критерий, показывающий, в каком смысле принимаемое решение должно быть оптимальным, т.е. наилучшим из допустимых.
В Ехсе1 для оптимизации могут быть применен ряд надстроек и средств, таких как «Поиск решения», «Таблицы подстановки», «Подбор параметра».
Вопрос 2. Использование средства Ехсе1 «Подбор параметра» и «Таблицы подстановки» для улучшения характеристик модели.
«Таблицы подстановки» служат для решения задач, когда значение одной или двух исходных величин требуется изменить с целью определения наилучшего итога в случае использования их конкретных значений. Необходимым условием для выполнения подобных задач является ввод формулы, связывающей рассчитываемые параметры с исходными.
Формула в таблицах подстановки с одной исходной величиной должна находиться на одну строку выше и на один столбец правее первого значения изменяемой величины, при этом значения должны быть организованы в столбец ниже первого.
В задачах, включающих две исходные величины, формула и исходные величины, значение одной из которых организованы в столбец, а другой – в строку, должны образовывать прямоугольник (формула, таким образом, может занимать его левый верхний угол).
Средство Excel «Подбор параметра» используется в случае необходимости нахождения точки равновесия, т.е. оптимального параметра. Таким образом, например, может быть найдено количество выпускаемых товаров, уравновешивающее затраты и прибыль предприятий по их выпуску и реализации.
Диалоговое окно «Подбор параметра» предлагает установить в ячейке, содержащей формулу разности между уравновешиваемыми параметрами, значение 0, изменяя значение ячейки, оказывающей непосредственное влияние на решение поставленной задачи. Задача будет решена, если каждый из параметров задать формулой, в которой будет ссылка на влияющую ячейку.
Для решения поставленной задачи графическим способом следует использовать «Мастер диаграмм», однако прежде следует произвести расчет, используя «Таблицу подстановки» с одной исходной величиной.
Вопрос 3. Оптимизация модели процедурой Поиск решения.
В MS Excel существует возможность с помощью надстройки Поиск решения найти решение, оптимальное в некотором смысле при нескольких входных значениях и наборе ограничений на решение.
Диспетчер сценариев способен запомнить несколько решений, найденных данным средством и сгенерировать на этой основе отчет.
С помощью надстройки Поиск решения можно решать как линейные задачи (задачи линейного, целочисленного и стохастического программирования), так и нелинейные (задачи нелинейного программирования).
Работа по решению некоторой оптимизационной задачи всегда
начинается с построения математической модели, для чего необходимо ответить на следующие вопросы:
- каковы переменные модели (для определения каких величин строится модель)?
- в чем состоит цель, для достижения которой из множества всех допустимых значений переменных выбираются оптимальные?
- каким ограничениям должны удовлетворять неизвестные?
Стоит также учесть, что при конструировании модели формулировка ограничений является самой ответственной частью конструкции. В некоторых случаях ограничения очевидны, например ограничение на количество сырья. Другие же ограничения могут быть менее очевидны и могут быть указаны неверно.
Например:
- в модели с несколькими периодами времени величина материального ресурса на начало следующего периода должна равняться величине этого ресурса на конец предыдущего периода;
- в модели поставок величина запаса на начало периода плюс количество полученного должна равняться величине запаса на конец периода плюс количество отправленного;
- многие величины в модели по своему физическому смыслу не могут быть отрицательными, например, количество полученных единиц товара.
Таким образом, на данном этапе делаются выводы об исходных данных (детерминированные или случайные), искомых переменных (непрерывные или дискретные), о пределах, в которых могут находиться значения искомых величин, о зависимостях между переменными (линейные или нелинейные), о критериях, по которым необходимо находить оптимальное решение.
Сюда же входит преодоление несовместности, а также неограниченности целевой функции: при максимизации целевой функции область допустимых решений должна быть ограничена сверху, при минимизации — ограничена снизу.
Для решения задачи с помощью надстройки Поиск решения прежде всего следует подготовить рабочий лист MS Excel, корректно разместить на нем все исходные данные, грамотно ввести необходимые формулы для целевой функции и для других зависимостей, выбрать место для значений переменных. Правильно ввести все ограничения, переменные, целевую функцию и другие значения в окно Поиск решения.
Поскольку большую часть задач оптимизации представляют собой задачи линейного программирования, т.е. такие, у которых критерий оптимизации и ограничения — линейные функции, в окне Параметры поиска решения следует установить флажок Линейная модель. Это обеспечит применение симплекс-метода. В противном случае даже для решения линейной задачи будут использоваться более общие (т.е. более медленные) методы.
Решая задачи с нелинейными зависимостями, следует:
- ввести предварительно предположительные значения искомых переменных (иногда легко получить графическое представление решения и сделать приблизительные выводы о решении);
- в окне Параметры поиска решения снять (если установлен) флажок Линейная модель.
Решая задачи целочисленного программирования, не следует забывать также о требованиях целочисленности.
Приведем описание диалоговых окон надстройки Поиск решения.
Опции настройки диалогового окна Поиск решения.
| Опция | Описание |
| Установить целевую ячейку | Указывается ячейка, содержащая целевую функцию (критерий оптимизации) рассматриваемой задачи |
| Равной | Следует выбрать из трех переключателей (максимальному значению, минимальному значению) тот, который определяет тип взаимосвязи между решением и целевой ячейкой |
| Изменяя ячейки | Указываются ячейки, которые должны изменяться в процессе поиска решения задачи (т.е. ячейки, которые являются переменными задачи) |
| Ограничения | Отображаются ограничения, налагаемые на переменные задачи. Допускаются ограничения в виде равенств, неравенств, а также – требование целочисленности переменных. Ограничения добавляются по одному с помощью кнопки Добавить |
| кнопка Параметры | Позволяет изменять условия и варианты поиска решений исследуемой задачи, а также загружать и сохранять оптимизируемые модели. Значения и состояния элементов управления, используемые по умолчанию, подходят для решения большинства задач. |
При нажатии кнопки Параметры в окне Поиск решения открывается окно Параметры поиска решения.
Опции настройки диалогового окна Параметры поиска
| Опция | Описание |
| Максимальное время | Ограничивает время, отпускаемое на поиск решения задачи |
| Предельное число операций | Ограничивает число промежуточных вычислений |
| Относительная погрешность | Определяют точность, с которой ищется решение Рекомендация. После нахождения решения с величинами данных параметров, заданными по умолчанию, повторите вычисления с большей точностью и меньшим допустимым отклонением и сравните с первоначальным решением. |
| Допустимое отклонение | |
| Линейная модель | Служит для поиска решения линейной задачи оптимизации или нелинейной аппроксимации нелинейной задачи. В случае нелинейной задачи флажок Линейная модель должен быть сброшен, в случае линейной задачи – установлен, т.к. иначе возможно получение неверного результата. |
| Показывать результаты итераций | Для приостановки поиска решений и просмотров отдельных итераций |
| Автоматическое масштабирование | Предназначен для включения автоматической нормализации входных и выходных значений, качественно различающихся по величине |
| Оценки | Служит для выбора метода экстраполяции |
| Разности | Группа предназначена для выбора метода численного дифференцирования |
| Метод поиска | Служит для выбора алгоритма оптимизации |
При необходимости может быть проведен анализ решения задачи оптимизации: добавляют представление решения в виде графиков или диаграмм, а также можно получить и отчет о поиске решения.
Отчеты бывают трех типов: Результаты, Устойчивость, Пределы.
Тип отчета выбирается по окончании поиска решения в окне Результаты поиска решения в списке Тип отчета (можно выбрать сразу два или три типа).
- Отчет типа Результаты содержит окончательные значения параметров задачи целевой функции и ограничений.
- Отчет типа Устойчивость показывает результаты малых изменений параметров поиска решения.
- Отчет типа Пределы показывает изменения решения при поочередной максимизации и минимизации каждой переменной при неизменных других переменных.
Тема 6. Компьютерные технологии обработки информации на основе использования баз данных
Вопрос 1 Понятие базы данных (БД). Типы баз данных, их преимущества и недостатки. Понятие системы управления базами данных (СУБД).
Вопрос 2. Технология работы со списками в Ехсе1
Вопрос 3. Технология работы объектами СУБД MS Access.
Вопрос 4. Проблемно-ориентированные автоматизированные информа-ционные технологии в товароведении.
Вопрос 5. Работа с программой информационной поддержки Consultant Plus
Вопрос 1
Понятие базы данных (БД). Типы баз данных, их преимущества и недостатки. Понятие системы управления базами данных (СУБД).
База данных – совокупность взаимосвязанных данных, которые можно использовать для большого числа приложений, быстро получать и модифицировать необходимую информацию.
Модели базы данных базируются на современном подходе к обработке информации. Структура информации базы позволяет формировать логические записи их элементов и их взаимосвязи. Взаимосвязи могут быть: один к одному, один ко многои и многие ко многим.
Применение того или иного типа взаимосвязи определены тремя моделями базы данных: иерархической, сетевой, реляционной.
Иерархическая модель представлена в виде древовидного графа. Достоинство этой модели в том, что она позволяет описать структуру данных как на логическом, так и на физическом уровне. Ее недостаток – жесткая фиксированность взаимосвязи между элементами. В связи с этим любые изменения связей требуют изменения ее структуры. Кроме того, быстрота доступа достигнута за счет потери информационной гибкости, т.е. за один проход по древу невозможно получить информацию, расположенную по другой ветви связи. Данная модель реализует тип связи один ко многим.
Сетевая модель базы данных представлена в виде диаграммы связей. В сетевой модели допустимы любые виды связей между записями, отсутствуют ограничения на число обратных связей. Используется принцип многие ко многим. К достоинству этой модели относится большая информационная гибкость по сравнению с иерархической моделью, однако сохраняется недостаток – жесткость структуры.
При необходимости частой реорганизации информационной базы применяют наиболее совершенную модель базы данных – реляционную, в которой отсутствуют отличия между объектами и взаимосвязями. Тип связи такой модели – один к одному. В этой модели связи между объектами представлены в виде двумерных таблиц – отношений. Поскольку любую структуру данных можно преобразовать в простую двухмерную таблицу, а такое представление является наиболее удобным и для пользователя, и для машины, подавляющее большинство современных информационных систем работает именно с такими таблицами, т.е. с реляционными базами данных.
Отношения обладают следующими свойствами:
- каждый элемент – один элемент данных;
- повторяющиеся группы отсутствуют;
- элементы столбца имеют одинаковую природу;
- в таблице не повторяются строки;
- строки и столбцы можно просматривать в любом порядке.
Преимущество данной модели:
- простота логической модели;
- гибкость системы;
- независимость данных;
- возможность построения простого языка манипулирования данными с помощью математической теории реляционной алгебры. Именно наличие строгого математического аппарата обусловило ее наибольшее распространение и перспективность в современных компьютерных технологиях.
Если прикладная информационная система опирается на некоторую систему управления данными, обладающую свойствами: поддержание логически согласованного набора файлов; обеспечение языка манипулирования данными; восстановление информации после разного рода сбоев; реально параллельная работа нескольких пользователей, то эта система управления данными является системой управления базами данных (СУБД).
Основные функции СУБД:
1. Непосредственное управление данными во внешней памяти
Эта функция включает обеспечение необходимых структур внешней памяти как для хранения данных, непосредственно входящих в БД, так и для служебных целей, например, для убыстрения доступа к данным. В некоторых реализациях СУБД активно используются возможности существующих файловых систем, в других работа производится вплоть до уровня устройств внешней памяти. В развитых СУБД пользователи в любом случае не обязаны знать, использует ли СУБД файловую систему, и если использует, то как организованы файлы. В частности, СУБД поддерживает собственную систему именования объектов БД.
2. Управление буферами оперативной памяти
СУБД обычно работают с БД значительного размера; по крайней мере этот размер обычно существенно больше доступного объема оперативной памяти. Понятно, что если при обращении к любому элементу данных будет производиться обмен с внешней памятью, то вся (система будет работать со скоростью устройства внешней памяти.
Практически единственным (способом реального увеличения этой скорости является буферизация данных в оперативной памяти. При этом, даже если операционная система производит общесистемную буферизацию (как в случае ОС UNIX), этого недостаточно для целей СУБД, которая располагает гораздо большей информацией о полезности буферизации той или иной части БД. Поэтому в развитых СУБД поддерживается собственный набор буферов оперативной памяти с собственной дисциплиной замены
буферов.
3. Управление транзакциями
Транзакция - это последовательность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое. Либо транзакция успешно выполняется и СУБД фиксирует изменения БД, произведенные этой транзакцией, во внешней памяти, либо ни одно из этих изменений никак не отражается на состоянии БД. Понятие транзакции необходимо для поддержания логической целостности БД. Каждая транзакция начинается при целостном состоянии БД и оставляет это состояние целостным после своего завершения, делает очень удобным использование понятия транзакции как единицы активности пользователя по отношению к БД. При соответствующем управлении параллельно выполняющимися транзакциями со стороны СУБД каждый из пользователей может в принципе ощущать себя единственным пользователем СУБД.
4. Журнализация
Одним из основных требований к СУБД является надежность хранения данных во внешней памяти. Под надежностью хранения понимается то, что СУБД должна быть в состоянии восстановить последнее согласованное состояние БД после любого аппаратного или программного сбоя. Обычно рассматриваются два возможных вида аппаратных сбоев: так называемые мягкие сбои, которые можно трактовать как внезапную остановку работы компьютера (например, аварийное выключение питания), и жесткие сбои, характеризуемые потерей информации на носителях внешней памяти. Примерами программных сбоев могут быть: аварийное завершение работы СУБД (по причине ошибки в программе или в результате некоторого аппаратного сбоя) или аварийное завершение пользовательской программы, в результате чего некоторая транзакция остается незавершенной. Первую ситуацию можно рассматривать как особый вид мягкого аппаратного сбоя; при возникновении последней требуется ликвидировать последствия только одной транзакции. Поддержание надежности хранения данных в БД требует избыточности хранения данных, причем та часть данных, которая используется для восстановления, должна храниться особо надежно. Наиболее распространенным методом поддержания такой избыточной информации является ведение журнала изменений БД.
Журнал - это особая часть БД, недоступная пользователям СУБД и поддерживаемая с особой тщательностью (иногда поддерживаются две копии журнала, располагаемые на разных физических дисках), в которую поступают записи обо всех изменениях основной части БД.
Для восстановления БД после жесткого сбоя используют журнал и архивную копию БД. Грубо говоря, архивная копия - это полная копия БД к моменту начала заполнения журнала (имеется много вариантов более гибкой трактовки смысла архивной копии). Конечно, для нормального восстановления БД после жесткого сбоя необходимо, чтобы журнал не пропал. Восстановление БД состоит в том, что исходя из архивной копии по журналу воспроизводится работа всех транзакций, которые закончились к моменту сбоя. Можно даже воспроизвести работу незавершенных транзакций и продолжить их работу после завершения восстановления. Однако в реальных системах это обычно не делается, поскольку процесс восстановления после жесткого сбоя является достаточно длительным.
5. Поддержка языков БД
Для работы с базами данных используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В ранних СУБД поддерживалось несколько специализированных по своим функциям языков. Чаще всего выделялись два языка - язык определения схемы БД (SDL) и язык манипулирования данными (DML). SDL служил главным образом для определения логической структуры БД, т.е. той структуры БД, какой она представляется пользователям. DML содержал набор операторов манипулирования данными, т.е. операторов, позволяющих заносить данные в БД, удалять, модифицировать или выбирать существующие данные.
В современных СУБД обычно поддерживается единый интегрированный язык, содержащий все необходимые средства для работы с БД, начиная от ее создания, и обеспечивающий базовый пользовательский интерфейс с базами данных. Стандартным языком наиболее распространенных в настоящее время реляционных СУБД является язык SQL (Structured Query Language), который сочетает средства SDL и DML, т.е. позволяет определять схему реляционной БД и манипулировать данными. Внутренняя часть СУБД (ядро) вообще не работает с именами таблиц и их столбцов.
Классификация систем управления базами данных (самостоятельно).
Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответствует рассмотренному набору функций.
Логически в современной реляционной СУБД можно выделить наиболее внутреннюю часть - ядро СУБД (часто его называют Data Base Engine), компилятор языка БД (обычно SQL), подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит. В некоторых системах эти части выделяются явно, в других - нет, но логически такое разделение можно провести во всех СУБД.
Ядро СУБД отвечает за управление данными во внешней памяти, управление буферами оперативной памяти, управление транзакциями и журнализацию. Соответственно, можно выделить такие компоненты ядра (по крайней мере, логически, хотя в некоторых системах эти компоненты выделяются явно), как менеджер данных, менеджер буферов, менеджер транзакций и менеджер журнала. Функции этих компонентов взаимосвязаны, и для обеспечения корректной работы СУБД все эти компоненты должны взаимодействовать по тщательно продуманным и проверенным протоколам.
Основной функцией компилятора языка БД является компиляция операторов языка БД в некоторую выполняемую программу. Компилятор должен решить, каким образом выполнять оператор языка прежде, чем произвести программу. Применяются достаточно сложные методы оптимизации операторов.
В отдельные утилиты БД обычно выделяют такие процедуры, которые слишком накладно выполнять с использованием языка БД, например, загрузка и выгрузка БД, сбор статистики, глобальная проверка целостности БД и т.д. Утилиты программируются с использованием интерфейса ядра СУБД, а иногда даже с проникновением внутрь ядра.
Вопрос 2 Технология работы со списками в Ехсе1
Электронная таблица, оформленная в MS Excel в виде списка, т.е. таблицы, строки которой содержат однородную информацию, представляет собой простейшую базу данных.
Программа MS Excel включает набор средств и функций, позволяющих выполнять все основные операции, присущие базам данных.
База данных в MS Excel это просто список, состоящий из одного или более столбцов.
Строки таблицы, оформленной в виде списка, называются записями, а столбцы – полями записей. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка – строку заголовка.
Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных в MS Excel, необходимо придерживаться строгих правил:
- каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;
- столбцы базы данных должны идти подряд, без промежутков между ними;
- в первой строке каждого столбца должен быть указан заголовок соответствующего поля;
- заголовок поля должен занимать не более одной ячейки;
- содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа;
- записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков;
- пустые строки не допускаются (признак окончания базы данных), т.е. записи должны идти подряд, без промежутков между ними.
Все операции с базами данных в MS Excel выполняются примерно одинаково: сначала необходимо выбрать любую ячейку в списке, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей базы данных или списка выбирается автоматически.
На рабочем листе, содержащем список, выделяются следующие области:
- диапазон данных – область, где хранятся данные списка;
- диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска информации. В диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи условий отбора;
- диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список.
Существуют следующие способы ввода данных в список:
- использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка списка с помощью команды Данные → Форма;
- ввод данных во вставляемые в список пустые строки, т.е. непосредственно ввод данных;
- использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы;
- использование форм MS Access и дальнейший перенос данных на лист MS Excel;
- использование мастера шаблонов для преобразования рабочего листа в MS Excel в форму;
- применение VBA – соответствующая программа будет предоставлять форму или окно диалога для ввода данных и их последующего помещения в определенные ячейки рабочего листа MS Excel.
Электронная таблица, оформленная в MS Excel в виде списка, состоящего из одного или более столбцов, содержащих однородную информацию, представляет собой простейшую базу данных.
MS Excel включает набор средств и функций, позволяющих выполнять все основные операции, присущие базам данных.
Строки таблицы, оформленной в виде списка, называются записями, а столбцы – полями записей. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка – строку заголовка.
Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных в MS Excel, необходимо придерживаться следующих правил:
- каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;
- в первой строке каждого столбца должен быть указан заголовок соответствующего поля, который должен занимать не более одной ячейки;
- поля и записи в базе данных должны идти подряд, без промежутков между собой (пустые строки и столбцы считаются признаком окончания базы данных);
- записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков;
- содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа.
Все операции с базами данных в MS Excel имеют общие принципы выполнения: сначала необходимо выбрать любую ячейку в списке, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей базы данных или списка выбирается автоматически.
На рабочем листе, содержащем список, различают следующие области:
- диапазон данных – область, где хранятся данные списка;
- диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска информации (в диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи условий отбора);
- диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка (этот диапазон должен быть расположен на одном листе со списком.
К наиболее часто используемым способам ввода данных в список относятся:
а) использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка списка с помощью команды Данные → Форма;
б) ввод данных в пустые строки списка, т.е. непосредственный ввод данных;
в) использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы.
Работа с подготовленным списком в MS Excel может осуществляться по трем направлениям:
1. Сортировка – выстраивание данных в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию и убыванию, выполняется командой Данные → Сортировка; открывается диалоговое окно Сортировка диапазона, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки. Выбор в списках Сортировать по, Затем по, В последнюю очередь по определяет поля для упорядочивания списка. Пустые клетки всегда помещаются в конце всех данных. В диалоговом окне Параметры сортировки можно задать особый порядок сортировки, например по дням недели.
2. Фильтрация (отбор данных) – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми требованиями (критериями). Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существует 3 средства: форма данных (кнопка Критерии), автофильтр и расширенный фильтр.
Отбор данных с помощью формы данных производится следующим образом: нужно установить указатель ячейки в любое место внутри списка, выбрать команду Данные → Форма, затем нажать кнопку Критерии; в открывшемся окне в необходимых полях ввести критерии поиска, например первую букву в названии (для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует использовать кнопки Далее или Назад). Задавая критерии можно пользоваться символами подстановки: * - для замены любого количества символов (например, Ж* может соответствовать таким наименованиям товаров как жакет и жилет), ? – для замены одного символа.
Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:
1 Установление указателя ячейки в список данных.
2. Выполнение команды Данные → Фильтр → Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.
3. Переход к нужному полю.
4. Выбор необходимого критерия поиска или использование пользовательского автофильтра Условие (больше или равно, не равно и т.д.), который позволяет также задать комплексный критерий, объединяя его компоненты с помощью логического оператора И либо ИЛИ.
Для отображения имеющихся значений (отмене условия) следует обратиться к фильтру Все.
Поиск с помощью расширенного фильтра выполняется командой Данные → Фильтр → Расширенный фильтр. Критерии расширенной фильтрации списка можно определить, непосредственно задав их на рабочем листе. Преимущество этого способа состоит в том, что пользователь всегда имеет четкое представление о применяемых критериях и при необходимости может их изменять. Критерии задаются в отдельной области, которая должна содержать заголовки столбцов списка, для чего над списком или после него в первую из добавленных или еще незаполненных строк скопировать строку с заголовками столбцов. В пустые ячейки под соответствующими заголовками столбцов можно вставить критерии.
Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например текст, следует ввести следующую формулу: ="=текст". При задании критериев можно также пользоваться символами подстановки. При вычислениях Microsoft Excel не учитывает регистр букв.
В качестве условия отбора можно также использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы нельзя выбирать заголовок столбца в качестве заголовка столбца условий, нужно оставить условие отбора без заголовка либо использовать заголовок, не являющийся заголовком столбца в списке. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, которые содержат в столбце C значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона C7:C10.
=C7>СРЗНАЧ($C$7:$C$10)
Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать относительную ссылку на заголовок столбца (например, «Реализация») или на соответствующее поле в первой записи. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ. В данном примере «C7» является ссылкой на поле (столбец C) первой записи (строка 7) списка.
Чтобы объединить критерии с помощью оператора И, их следует указывать в одной строке. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Брюки» в столбце «Вид изделия», «Костюмная ткань» в столбце «Вид материала» с объемом реализации более 100 руб.
| Вид изделия | Вид материала | Реализация |
| Брюки | Костюмная ткань | >100 |
Чтобы объединить критерии с помощью оператора ИЛИ, их следует указывать в различных строках. Так, при наличии для одного столбца двух и более условий отбора необходимо ввести эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Вид изделия» значения «Брюки», «Юбка» или «Бриджи».
| Вид изделия |
| Брюки |
| Юбка |
| Бриджи |
Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, следует ввести условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Брюки» в столбце «Вид изделия», «Костюмная ткань» в столбце «Вид материала», либо объем реализации, превышающий 100 шт.
| Вид изделия | Вид материала | Реализация |
| Брюки | | |
| | Костюмная ткань | |
| | | >100 |
Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, нужно ввести эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Брюки» в столбце «Вид изделия», так и объем реализации, превышающий 300 шт., а также строки по виду изделия «Юбка» с объемом реализации более 100 руб.
| Вид изделия | Продажи |
| Брюки | >300 |
| Юбка | >100 |
Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, нужно включить несколько столбцов с одинаковыми заголовками. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает реализацию товаров от 200 до 400 шт., а также реализация менее 50 шт.
| Реализация | Реализация |
| >200 | <400 |
| <50 | |
В диалоговом окне Расширенный фильтр следует указать исходный диапазон (диапазон списка), диапазон критериев (он должен включать заголовки столбцов и не содержать пустых строк, поскольку пустая строка интерпретируется программой как обычный критерий, связанный с другими критериями логическим оператором ИЛИ, в результате чего после фильтрации будут отображены все имеющиеся записи исходного списка), а также диапазон, в котором будет размещен созданный с помощью фильтра список. При необходимости можно использовать флажок, предписывающий исключить записи с повторяющимися элементами.
Данные списка, в т.ч. отфильтрованные, могут быть подвергнуты анализу. MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения анализа данных, к которым относятся:
1) Структуризация рабочих листов, цель которой заключается в разбиении данных, содержащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализации. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение данных, поскольку в таком случае при необходимости группы уровня могут быть скрыты, а затем снова отображены (работа аналогично проводимой с папками в окне программы Проводник). Если уровни структуры уже заложены при построении таблицы, например, осуществлено некое перечисление данных (первый уровень) и итоговая, в данном примере суммирующая, строка (второй уровень), образующие единый блок, структура которого повторяется для остальных данных таблицы, то структура может быть создана автоматически при выборе команды Данные → Группа и структура → Создание структуры. Для ручной группировки данных необходимо выделить первый диапазон, соответствующий создаваемой группе, обратиться к команде Данные → Группа и структура → Группировать. Группирование следует произвести последовательно для всех уровней структуры. В диалоговом окне Группирование необходимо указать, что будет объединяться: строки или столбцы. В диалоговом окне команды Настройка указывается, где будут расположены данные (в строках под данными или в столбцах справа от данных).
2) Автоматическое подведение итогов: итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для обобщения большого количества однотипной информации. Промежуточные итоги формируются с помощью команды Данные → Итоги. В диалоговом окне указывается, в каком столбце должны отслеживаться изменения данных, после каждого из которых производится выбранная вычисляемая операция. Также указывается, по какому столбцу будут производиться вычисления и где будут располагаться итоги. Перед применением команды к данным следует применить фильтр.
3) Консолидация данных - предназначается для обобщения однородных данных и выполняется в том случае, когда нужно подытожить данные, хранящиеся на разных листах или в различных книгах. При помощи функции консолидации для значений из несмежных диапазонов можно выполнить те же операции, что и при автоматическом определении промежуточных итогов: вычислить сумму, минимальное, максимальное или среднее значение и т. д.
4) Сводные таблицы и диаграммы - представляют собой средства для группировки, обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel или таблицах, созданных в других приложениях. Сводные таблицы могут использоваться: для обобщения большого количества однотипных данных; для отбора, группировки или реорганизации данных (с помощью перетаскивания), а также для построения диаграмм.
В зависимости от способа организации исходные данные для Консолидации можно задавать тремя способами: с помощью формул, содержащих ссылки, по расположению ячеек и по заголовкам строк или столбцов.
Способ расчета с помощью формул, содержащих ссылки, следует использовать в тех случаях, когда исходные данные расположены бессистемно.
В этом случае для расчета итоговых данных составляются обычные или так называемые, трехмерные формулы — ссылки вида 'Лист1:Лист3' !D
3, которые содержат ссылки на диапазоны, включающие ячейки разных листов. Для их создания следует открыть первый лист из числа выбираемых, нажать клавишу Shift и, щелкая кнопкой мыши, указать остальные листы диапазона (они должны быть расположены подряд). После этого нужно:
1. Выбрать ячейку, в которой должна располагаться формула.
2. Вызвать функцию для выполнения итоговых вычислений, воспользовавшись командой Вставка→Функция, кнопкой Функция или Автосумма (если необходимо просуммировать данные) или строкой формул.
3. Для ввода аргументов функции нужно перейти на лист, где расположены ячейки с исходными данными, выделить нужную ячейку и ввести символ точки с запятой. Операция повторяется для всех листов с исходными данными (на последнем шаге точка с запятой не вводится).
Может получить выражение вида: = СУММ (поставщики!C4;'материал верха'!C5), где поставщики и материал верха – названия листов, С4 и С5 – ячейки листов «Поставщики» и «Материал верха» соответственно.
Методы определения исходных данных для консолидации — по расположению ячеек и по заголовкам строк или столбцов — реализуются в диалоговом окне Консолидация, которое вызывается с помощью команды Данные → Консолидация. Если исходные данные и результаты консолидации находятся в одной рабочей книге, обновление может осуществляться автоматически, а если в разных — его придется выполнять с помощью команды Правка → Связи.
В способе, использующем расположение ячеек, исходные данные для функции консолидации задаются в диалоговом окне в виде ссылок на диапазоны. Для консолидации используется набор таких ссылок, при этом требуется, чтобы исходные данные в каждом диапазоне имели одинаковую структуру.
В способе, использующем заголовки строк или столбцов, ячейки, содержащие исходные данные для функции консолидации, идентифицируются по заголовкам, а не путем указания их адресов. В этом случае не обязательно, чтобы исходные данные на разных листах были расположены одинаково.
В списке Функция диалогового окна Консолидация выбирается функция, посредством которой будет выполняться консолидация (например, сумма). В поле Ссылка задается ссылка на первый исходный диапазон (для ее определения удобно пользоваться кнопкой свертывания диалогового окна, находящейся в правой части этого поля). После активизации указанной кнопки на рабочем листе можно выделить необходимый диапазон ячеек. Если консолидируемые диапазоны расположены на разных листах книги одинаково, то после ввода адреса первого диапазона выделять остальные диапазоны не понадобится — достаточно будет перейти на новый лист и щелкнуть на кнопке Добавить.
Если необходимо использовать определение исходных данных по заголовкам строк или столбцов, то, указывая диапазон в поле Ссылка, следует включить в него соответствующие заголовки (выбранный диапазон может охватывать не только исходные, но и другие данные).
Отметив диапазон исходных данных, нужно щелкнуть на кнопке Добавить, и он появится в списке Список диапазонов. После того как будут заданы все исходные данные, можно переходить к другим установкам. В случае использования для определения исходных данных заголовков, нужно установить флажок подписи верхней строки или значения левого столбца либо оба флажка. В последнем случае выделенные диапазоны будут рассматриваться как таблицы, у которых названия имеют и строки, и столбцы. Для того чтобы обеспечить динамическую связь между исходными и итоговыми данными, следует установить флажок Создавать связи с исходными данными. Преимущество способа консолидации с созданием связей состоит в том, что при выполнении этой операции происходит также структурирование таблицы. Исходные данные, находящиеся на разных листах, переносятся на второй уровень структуры, и консолидированные значения вычисляются уже на основе данных этого уровня.
Если флажок Создавать связи с исходными данными не устанавливать, то в случае изменения исходных значений консолидацию следует произвести повторно.
Примеры практического использования инструмента «Консолидация» приведены в учебном пособии.
Сводная таблица является интерактивным средством, позволяющим получить данные из некоторого источника (список, таблица, база данных) и выполнить их анализ и просмотр различными способами. С помощью сводной таблицы можно просмотреть необходимую для анализа часть имеющейся информации, отфильтровать данные и разместить результаты на различных рабочих страницах, отсортировать данные, автоматически сгенерировать итоги. Для того чтобы более наглядно представить результаты, наряду со сводной таблицей можно создать диаграмму.
Сводную таблицу можно создать на базе области таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Построение сводной таблицы на основе внешних источников данных выполняется с помощью Microsoft Query. Исходные данные для сводных таблиц должны быть организованы в виде списка, каждая строка которого содержит одни и те же категории информации, приведенные в определенном порядке. В первой строке списка должны находиться заголовки столбцов. Они используются для создания полей сводной таблицы и идентификации отдельных элементов данных, то есть уникальных значений полей, взятых из списка. Несмотря на то, что поля создаются на основе столбцов, содержащиеся в них данные можно размещать как в столбцах, так и в строках сводной таблицы.
На рабочем листе не нужно размещать более одного списка, поскольку в этом случае можно получить неожиданный результат при выполнении фильтрации и сортировки или при вычислении общих итогов. Список также должен быть отделен от других данных рабочего листа пустыми строками и столбцами. Если необходимо отделить названия строк или столбцов от данных, лучше использовать границы, а не пустые строки или столбцы.
Создание и обработка сводных таблиц осуществляются с помощью мастера, который запускается командой Данные → Сводная таблица. Параметры сводной таблицы задаются в трех диалоговых окнах.
Создание и обработка сводных таблиц осуществляются с помощью мастера, который запускается командой Данные → Сводная таблица. Параметры сводной таблицы задаются в трех диалоговых окнах. Процесс создания сводной таблицы на примере рассмотрен в учебном пособии.
После вызова мастера появляется диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 1 из 3, в котором указываются источник данных для сводной таблицы и тип отчета - сводная таблица или диаграмма.
В области «Создать таблицу на основе данных, находящихся» по умолчанию активизирован переключатель в списке или базе данных Microsoft Office Excel, посредством которого задается поиск источника данных на рабочем листе. Если источник находится в файлах внешней базы данных, то необходимо выбрать переключатель во внешнем источнике данных. Чтобы объединить несколько списков, имеющих одинаковую структуру, следует выбирать переключатель в нескольких диапазонах консолидации. Также в качестве исходных данных можно использовать информацию, хранящуюся в другой сводной таблице, для этого нужно выбрать переключатель в другой сводной таблице или диаграмме.
В области Вид создаваемого отчета по умолчанию активизирован переключатель сводная таблица. После щелчка на кнопке Далее осуществляется переход к следующему диалоговому окну мастера.
Во втором окне мастера сводных таблиц и диаграмм определяется диапазон ячеек, данные из которого будут включены в сводную таблицу. Если перед запуском мастера указатель ячейки находился внутри таблицы, программа автоматически вставит в поле Диапазон адрес таблицы. Когда данные для сводной таблицы находятся в другой книге, следует, щелкнув на кнопке Обзор, загрузить таблицу из диалогового окна выбора файла, указать диапазон ячеек, на основе которого должна быть составлена сводная таблица, и, щелкнув на кнопке Далее, перейти в следующее окно мастера, где задать диапазон ячеек, содержащий исходные данные.
Третье окно мастера предназначено для выбора месторасположения сводной таблицы — на новом листе (переключатель новый лист) или на текущем листе (переключатель существующий лист). В том случае если необходимо разместить таблицу на текущем рабочем листе, необходимо указать позицию ее левого верхнего угла.
После щелчка в третьем окне мастера на кнопке Готово будут отображены панель инструментов Сводные таблицы и окно Список полей сводной таблицы, а на рабочем листе появятся области, в которые можно перетаскивать поля. Всего таких областей четыре: Перетащите сюда поля столбцов; Перетащите сюда поля строк; Перетащите сюда поля страниц; Перетащите сюда элементы данных.
В области столбцов и строк размещают поля, по которым производится сравнение или анализ. В область элементов данных перетаскивают поля, предназначенные для расчетов итоговых показателей. Область страниц заполнять не обязательно — ее используют, когда нужно создать несколько однотипных отчетов, задаваемых полями в других областях. Чтобы удалить поле из области перетаскивания, достаточно перетащить его мышью за пределы этой области. Выбор области для перетаскивания поля зависит от типа отчета.
Размещение полей непосредственно в рабочем листе дает определенные преимущества, обеспечивая наглядность построения при наличии небольшого объема данных. Однако, при работе с большим количеством данных более удобным и быстрым является режим макета. Если при перетаскивании поля непосредственно в область данных рабочего листа туда перемещаются также все данные, связанные с этим полем, то в режиме макета выполняется лишь размещение кнопок полей, а относящиеся к ним данные не затрагиваются.
Для перехода в режим макета в третьем диалоговом окне мастера нужно щелкнуть на кнопке Макет, в результате чего будет открыто диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — макет.
В данном окне определяется структура создаваемой таблицы. В центре окна расположены области Страница, Строка, Столбец и Данные. Все заголовки (метки) полей таблицы отображаются справа от перечисленных областей в виде кнопок полей, по одной для каждого поля источника данных. Структура сводной таблицы создается путем перетаскивания кнопок полей в одну из четырех областей макета. Завершив данную операцию, нужно щелкнуть на кнопке 0К, чтобы закрыть окно Макет и вернуться к третьему диалоговому окну мастера.
При необходимости изменить параметры создаваемой сводной таблицы или диаграммы следует щелкнуть в третьем окне мастера на кнопке Параметры (при работе с готовой таблицей используется команда Параметры сводной таблицы из списка команд панели инструментов Сводные таблицы). После выполнения любого из этих действий будет открыто диалоговое окно Параметры сводной таблицы, которое состоит из двух областей — Формат и Данные. В первой из них устанавливаются параметры форматирования и вид сводной таблицы, а во второй — параметры источника данных сводной таблицы.
Посредством установки флажков общая сумма по столбцам и общая сумма по строкам задается автоматическое определение промежуточных итогов, а с помощью флажка автоформат — возможность использовать при форматировании таблицы параметры автоформата. Если активизирован флажок сохранять форматирование, заданные пользователем параметры форматирования сводной таблицы сохраняются и после перегруппировки данных. В результате установки флажка включать скрытые значения в сводной таблице будут учитываться значения, находящиеся в скрытых ячейках рабочего листа.
При активизации флажка повторять подписи на каждой странице печати на страницах, выводящихся на печать, слева будут повторяться названия элементов для всех полей строк. Установка флажка печать заголовков позволяет использовать имена полей и элементов отчета сводной таблицы в качестве заголовков строк и столбцов при печати.
С помощью флажков для ошибок отображать и для пустых ячеек отображать можно задать значения, которые будут выводиться на экран вместо стандартных сообщений об ошибках или пустых ячеек.
Флажок сохранять данные вместе с таблицей из области Данные предоставляет возможность сохранить вместе с макетом сводной таблицы все исходные данные, что необходимо в случае создания таблицы на основе нескольких областей, полученных в результате консолидации. В том случае если установлен флажок обновить при открытии, при открытии сводной таблицы ее значения автоматически обновляются в результате изменения исходных данных. При активизации флажка обновлять каждые...мин. становится доступным поле ввода, в котором указывается период
обновления данных сводной таблицы или диаграммы, задаваемый в минутах. Благодаря флажку развертывание разрешено можно получить на новом листе подробную информацию о той ячейке из области данных, на которой выполняется двойной щелчок.
Флажки группы Внешние данные устанавливают режимы доступа к внешним источникам данных. Запрос на получение информации из внешней базы данных может быть выполнен в фоновом режиме, что позволит не приостанавливать работу.
После создания сводной таблицы справа от поля страницы и в остальных полях сводной таблицы появляются кнопки co стрелками. После щелчка на такой кнопке появляется окно со списком элементов данных соответствующего поля. Устанавливая и сбрасывая флажки в этом окне, можно управлять отображением элементов поля (для поля страницы отображаемый в окне элемент необходимо отметить и щелкнуть на кнопке ОК).
При расчете итоговых значений в сводной таблице по умолчанию применяется операция суммирования исходных данных. Чтобы изменить эту операцию, нужно установить указатель ячейки в соответствующую ячейку области данных, щелкнуть правой кнопки мыши и вызвать из контекстного меню команду Параметры поля, после чего выбрать метод обработки исходных данных в списке Операция открывшегося диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы.
Excel позволяет выполнять над итоговыми данными также ряд других операций. Щелкнув на кнопке Дополнительно для расширения диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы, можно выбрать в раскрывающемся списке Дополнительные вычисления одну из представленных там функций. Для многих из них нужно установить значения в списках поле и элемент. Посредством первого списка задается столбец в исходных данных, а посредством второго — значение в этом столбце.
В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы можно также изменить используемый по умолчанию формат данных сводной таблицы Общий. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Формат и задать нужный формат чисел в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек.
На этапе создания сводной таблицы изменить вид выполняемой над исходными данными операции, произвести дополнительные вычисления, задать другой формат ячеек можно также помощью мастера. Для этого в его третьем окне нужно перейти в режим макета, воспользовавшись кнопкой Макет. Окно с параметрами, в котором осуществляется удаление общих итогов, также вызывается в третьем окне мастера посредством щелчка на кнопке Параметры.
При необходимости пользователь может получить доступ к исходным данным, которые использовались при расчете значения конкретной ячейки области данных. Для этого необходимо дважды щелкнуть на любом ненулевом значении в области данных, после чего откроется новый рабочий лист с записями, использовавшимися при расчете этой ячейки отчета.
Если после создания таблицы необходимо включить в нее новые поля строк, столбцов или страниц, для этого можно воспользоваться списком полей, который открывается с помощью панели инструментов Сводные таблицы, или вызвать мастер сводных таблиц и диаграмм.
Сводная таблица динамически связана с базой данных, использовавшейся при ее создании. Если значения в базе данных изменились, нужно выбрать команду Данные → Обновить данные или щелкнуть на кнопке Обновить данные панели инструментов Сводные таблицы, и Excel обновит сводную таблицу с учетом все произведенных изменений. Однако, если в источнике данных появились новые строки или столбцы, необходимо вернуться к мастеру сводных таблиц и диаграмм, а именно: вызвать команду Данные → Сводная таблица или открыть список Сводная таблица панели инструментов и выбрать команду Мастер, в результате чего откроется третье диалоговое окно мастера сводных таблиц, щелкнуть на кнопке Назад для возврата ко второму окну мастера и выбрать источник данных заново или нажать клавишу Shift и расширить область выделения, для закрытия окна мастера щелкнуть на кнопке Готово.
Для добавления в сводную таблицу полей, имеющихся в источнике данных, можно использовать два способа:
1. Выделить любое поле в сводной таблице, щелкнуть на кнопке Отобразить список полей панели инструментов Сводные таблицы, чтобы вывести на экран список полей источника данных, перетащить требуемое поле из окна в нужную область сводной таблицы.
2. Активизировать команду Данные → Сводная таблица, чтобы открыть третье окно мастера, щелкнуть на кнопке Макет, в открывшемся диалоговом окне добавить необходимые поля, а затем закрыть окно и щелкнуть на кнопке Готово.
Для того чтобы удалить любое поле, нужно перетащить соответствующую ему кнопку на рабочем листе за пределы сводной таблицы.
С помощью автоматического форматирования сводную таблицу можно сделать более наглядной и удобной для восприятия. Для этого нужно установить указатель ячейки в область сводной таблицы и выбрать команду Формат → Автоформат или же щелкнуть на кнопке Формат отчета панели инструментов Сводная таблица. Когда появится диалоговое окно Автоформат, выбрать в нем подходящий вариант оформления таблицы и щелкнуть на кнопке ОК.
Чтобы иметь возможность отформатировать сводную таблицу нужно либо повторно вызывать мастер сводных таблиц и диаграмм либо использовать для выполнения изменений в ней панель инструментов Сводные таблицы. Используя эту панель, можно обновлять исходные данные, показывать или скрывать детали таблицы, а также создавать диаграммы.
Многие из упоминаемых выше команд, которые служат для работы со сводными таблицами, можно вызвать после открытия списка, находящегося в панели инструментов слева.
| В |
рамках данного примера вместо одной сводной таблицы, где отображаются данные о предложении и реализации изделий по поставщикам можно создать набор сводных таблиц — по одной для каждого из поставщиков. Реализовать задачу создания сводной таблицы со страничной организацией можно при условии, что поле, для значений которого надо создать таблицы, будет находиться в области страниц. Для этого требуется выделить любую ячейку сводной таблицы и активизировать команду Отобразить страницы в меню кнопки Сводная таблица, находящейся на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в открывшемся диалоговом окне Отображение страниц нужно выбрать поле, для которого создаются отдельные сводные таблицы, и щелкнуть на кнопке ОК. Excel вставит новые рабочие листы, которым присвоит новые названия) и создаст сводную таблицу для каждого уникального значения указанного поля.
Сводная таблица станет более наглядной, если рядом с ней будет расположена сводная диаграмма. Для создания сводной диаграммы можно воспользоваться мастером сводных таблиц и диаграмм, в первом диалоговом окне которого необходимо выбрать переключатель сводная диаграмма (со сводной таблицей). Принцип работы с мастером при создании диаграмм и сводных таблиц аналогичны. После завершения работы с мастером и щелчка на кнопке Готово создаются лист с диаграммой и лист со сводной таблицей.
Если сводная таблица была предварительно создана, то на ее основе также можно создать сводную диаграмму — для этого следует использовать кнопку Мастер диаграмм панели инструментов Сводные таблицы (меню Вид). Между сводной таблицей и сводной диаграммой существует динамическая связь: сообразно с изменением данных в таблице изменяется диаграмма и наоборот.
Вопрос 3 Технология работы объектами СУБД MS Access.
Microsoft Access – самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows . Кроме того, система управления базами данных Access – также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access – это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широкопредметных информационных бизнес-систем. Возможности разработчиков программного обеспечения, а также методы и технологии решения этих задач постоянно изменяются и совершенствуются. Среда Access может с успехом использоваться начинающими пользователями и в то же время предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам.
Создание таблиц
Таблицы – фундаментальные объекты реляционной базы данных, в которых хранится основная часть данных приложения. Отдельная таблица чаще всего хранит информацию по конкретной теме (например, сведения о служащих компании или адреса заказчиков). Информация в таблице организуется в строки (записи) и столбцы (поля). Таблице присущи два компонента: структура таблицы и данные таблицы.
Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в таблицу каких-либо данных. Она определяет, какие данные таблица будет хранить, а также правила, ассоциированные с вводом, изменением или удалением данных (ограничения).
Правильная разработка таблиц включает много аспектов, базовыми из которых являются:
- избегание дублирования информации;
- для каждой категории информации следует использовать отдельную таблицу (например, не стоит хранить описания отделов в таблице, которая хранит информацию о служащих);
- необходимо обеспечить однозначную идентификацию записи: запись должна однозначно определяться значением ключа и отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.
- не хранить значения, которые могут быть легко вычислены по формулам из существующих значений.
- для полей необходимо выбирать подходящий тип данных - это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций.
В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:
1. Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
2. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
3. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
4. Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Структура таблицы включает следующую информацию:
| Имя таблицы | Имя, по которому к таблице можно обратиться в свойствах, методах и операторах SQL. |
| Столбцы таблицы | Категории информации, сохраненной в таблице. Каждый столбец имеет имя и тип данного. |
| Табличные и столбцовые ограничения | Ограничения целостности, определенные на уровне таблицы или на уровне столбца. |
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы. Рассмотрим более подробно создание таблицы в режиме конструктора. Прежде необходимо переключиться в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных используется клавиша F11.
1. На вкладке Таблица нажать кнопку Создать.
2. Дважды щелкнуть элемент Конструктор.
3. Определить в таблице каждое поле.
4. Определить ключевые поля до сохранения таблицы. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
5. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.
Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов.
В каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор столбцов первичного ключа. Первичные ключи необходимы для установления между таблицами отношений один-ко-многим. Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту запись. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой. Обычно используют придуманные разработчиком уникальные цифровые значения – код, табельные номера и т.д. Если при просмотре подготовленной БД в паре таблиц обнаружится одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из этих таблиц, система не сможет контролировать согласованность значений таких полей. Кроме первичного, могут использоваться так называемые простые (или вторичные) ключи таблицы. Простых ключей может быть множество. Они используются при упорядочивании (индексировании) таблиц. Однако имеются специальные случаи, когда первичный ключ целесообразнее не создавать. Например, для некоторых таблиц индекс, ассоциированный с первичным ключом, может неприемлемо снижать производительность ввода и модификации данных.
В составном ключе, включающем несколько полей, нужно использовать ровно столько полей, сколько для него необходимо.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
Поле типа Счетчик: Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число, в Microsoft Access существует тип данных Счетчик. При этом созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел.
Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет автоматически создано ключевое поле счетчика.
Простой ключ: Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
Составной
ключ: В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого отдельного поля, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-к-многим". Примером такой таблицы может служить складская база данных, в инвентарной книге которой используются один основной и один или несколько вспомогательных инвентарных номеров.
Для создания ключевых полей таблицы:
1. В режиме конструктора выделить одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля нужно щелкнуть область выделения строки нужного поля (кнопка слева строки). Выделить несколько полей можно, удерживая при выборе каждого поля клавишу «Сtrl».
2. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов.
Для повышения производительности операций запросов и сортировки данных таблицы следует использовать индексы.
Индексы – объекты базы данных, которые обеспечивают быстрый доступ к отдельным строкам в таблице, а также используются для поддержания в таблицах некоторых типов ключевых ограничений (создаются автоматически при определении ограничения).
Создание или удаление индекса никак не воздействует на определение или данные индексированной таблицы.
Чтобы создать индекс для одного поля надо:
1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы (верхняя часть окна) выбрать поле, для которого требуется создать индекс.
2. В панели свойств (нижняя часть окна) для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Допускаются совпадения)" или "Да (Совпадения не допускаются)".
Убедиться, что в данном поле совпадающих записей нет, можно, выбрав значение "Да (Совпадения не допускаются)".
Чтобы создать составной индекс:
В режиме конструктора на панели инструментов нажать кнопку Индексы.
1. В первой пустой строке поля Индекс ввести имя индекса. Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых полей, либо другое подходящее имя.
2. В поле Имя поля нажать стрелку и выбрать в списке первое поле, для которого требуется создать индекс.
3. В следующей строке поля Имя поля указать второе индексируемое поле (для данной строки поле Индекс следует оставить пустым). Повторить эти действия для всех полей, которые необходимо включить в индекс. В составном индексе может быть до 10 полей.
По умолчанию, установлен порядок сортировки "По возрастанию". Для сортировки данных полей по убыванию в поле Порядок сортировки в окне индексов нужно указать значение "По убыванию". Сами поля индекса могут не быть ключевыми.
Данные таблицы – информация, которая сохранена в таблице и к которой должны иметь доступ пользователи приложения (данные таблицы могут выводиться в элементах управления, размещенных в формах и отчетах, либо предоставляться в режиме таблицы). Все данные таблицы хранятся по строкам.
Выбор для поля типа данных
Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных при работе в режиме Конструктора.
В таблице могут быть заданы следующие типы полей:
- Текстовый: Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Размер поля - до 255 символов.
- Поле MЕМО: Длинный текст или числа, например, пометки или описание. Размер поля - до 64 000 символов.
- Числовой: Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля (FieldSize). Размер поля - 1, 2, 4 или 8 байт.
- Дата/время: Даты и время. 8 байт.
- Денежный: Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной. Размер поля - 8 байт.
- Счетчик: Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Размер поля - 4 байта.
- Логический: Поля, содержащие только одно или два значения, таких как “Да/Нет”, “Истина/Ложь”, “Включено/Выключено”. Размер поля - 1 бит.
- Объекты OLE: Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. Размер поля - до 1 гигабайта (ограничено объемом диска).
- Гиперссылки: Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. Размер поля - до 64 000 символов.
При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:
1. какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить числовые данные в текстовом виде;
2. сколько места необходимо для хранения значений в поле;
3. какие операции должны производиться со значениями в поле, например, суммировать;
4. значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в текстовых полях и полях объектов OLE, – нельзя;
5. нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;
6. будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя;
7. каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Для обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа Дата/Время.
Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля Цена разумно указать в свойстве Формат поля формат Денежный и установить для его свойства - Число десятичных знаков - значение 2 или Авто. В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р. Допустимо использование как встроенных, так и специальных форматов, созданных при помощи символов форматирования. Для элементов управления значение свойства Формат поля задается в окне свойств. Для поля в таблице или запросе значение данного свойства задается в режиме конструктора таблицы (в разделе свойств поля) или в окне запроса (в окне свойств поля). Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов для полей, имеющих числовой, денежный, логический типы данных, а также типы данных счетчика и даты/времени. Также для любых типов данных полей, отличных от объектов OLE; есть возможность создания собственных специальных форматов. Кроме того, значение данного свойства можно задать в макросе или в программе.
Свойство Формат поля определяет только способ отображения данных, не оказывая воздействия на способ их сохранения. В Microsoft Access определены стандартные форматы для полей с типами данных Числовой, Дата/Время, Логический, Текстовый и Поле МЕМО. В качестве стандартных используются национальные форматы, выбираемые в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками для конкретной страны. Например, если на вкладке Язык и стандарты указать Английский (США), то число 1234.56 в денежном формате будет выглядеть как $1,234.56. Но если указать на этой вкладке Русский, то это число будет выглядеть так: 1 234,56р. Настройка Формат поля, заданная в режиме конструктора таблицы, используется для отображения данных в режиме таблицы. Эта же настройка применяется при создании связанных с этим полем новых элементов управления в форме или отчете.
Пользователь имеет возможность указать стандартные размеры текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на вкладке Таблицы/запросы (в диалоговом окне Параметры, которое открывается командой Параметры в меню Сервис). Рекомендую задавать минимально допустимое значение свойства Размер поля, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти. Преобразование большего значения свойства Размер поля к меньшему в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных. Например, при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все значения, длина которых превышает 50 символов, будут усечены. Данные в числовом поле, которые выходят за пределы диапазона, соответствующего новому размеру поля, округляются или заменяются пустыми значениями. Например, при замене значения "С плавающей точкой (4 байта)" на "Целое" дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа, а значения вне диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в пустые значения. Отменить изменения данных, произошедших при модификации свойства Размер поля, после его сохранения в режиме конструктора таблицы будет невозможно. Для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним – четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется использовать денежный тип данных. При обработке числовых значений из полей типа "С плавающей точкой (4 байта)" и "С плавающей точкой (8 байт)" применяются вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений из денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.
В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.
Определение в базе данных связей между таблицами
После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полям “КодСотрудника” в двух таблицах.
Отношение “один-ко-многим”: такая связь является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A и создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.
Отношение “многие-ко-многим”: при этом виде связи одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Связь с отношением “многие-ко-многим” фактически является двумя связями с отношением “один-ко-многим” через третью таблицу, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах. Например, между таблицами “Заказы” и “Товары” имеется отношение “многие-ко-многим”, которое определяется путем создания двух связей с отношением “один-ко-многим” для таблицы “Заказано”.
Отношение “один-к-одному”: при таком отношении запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением “один-к-одному” используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связей между таблицами подходит для сохранении сведений о характеристиках товаров и создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.
Для баз данных важно обеспечение целостности данных.
Целостность данных представляет собой набор правил, используемых процессором базы данных для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Например, ограничение можно использовать, чтобы гарантировать, что каждый служащий в базе данных будет относиться к какому-либо отделу или что пользователи не смогут случайно ввести отрицательное значение для цены товара.
Для связей, для которых определена целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения ключевого поля в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.
При поддержании ссылочной целостности между главной и подчиненной таблицами часто используются следующие правила:
- подчиненная строка не может быть вставлена, пока не существует главная строка. Например, нельзя ввести записи позиций счет-фактуры, пока в главной таблице не появится запись счета. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи только подготавливаются и пока не являются связанными;
- главная строка не может быть удалена до удаления всех подчиненных строк. Например, нельзя удалить запись счет-фактуры, если в подчиненной таблице имеются записи позиций счета;
- если значение первичного ключа в главной строке изменено, все значения внешнего ключа, которые обращаются к этому значению первичного ключа, должны быть также обновлены; и наоборот, нельзя изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют связанные записи.
Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных в окне Связи. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.
Если при определении связи установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении кода клиента в таблице “Клиенты” будет автоматически обновлено поле “КодКлиента” во всех записях таблицы “Заказы” для заказов каждого клиента, поэтому целостность данных не будет нарушена. Microsoft Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.
Типы ограничений
Поскольку первичное заполнение таблиц и ввод их в машину ведет человек, ошибки в данных являются не исключением, а правилом, и любая БД должна иметь средство для диагностики и исправления ошибок.
В современных СУБД имеются средства поддержания целостности данных. Гораздо сложнее дело обстоит с ошибками в допустимых значениях данных. Такие ошибки условно называются арифметическими, хотя это не совсем точно, так как ошибочно может быть записано значение текстового данного, однако существует ряд средств для выявления арифметических ошибок, однако на пользовательском уровне ограничиваются простым визуальным контролем.
Ограничения можно определять на двух уровнях:
1. В базе данных. Ограничения в базе данных ассоциируются с определениями объектов-таблиц. Например, для таблицы может быть установлено ограничение, которое требует, чтобы каждое значение в столбце было уникальным.
2. В приложении Access (в программном коде или свойствах объектов). Ограничения в приложении ассоциируются с объектами приложения, которые формируют интерфейс к информации базы данных. Например, текстовое поле может иметь ограничение, которое требует, чтобы все вводимые в него значения были больше 20.
Размещение ограничений в базе данных имеет следующие преимущества:
- централизация. Ограничение базы данных определяется только один раз и может автоматически использоваться всеми клиентами, обращающимися к базе данных. Определение ограничения в базе данных освобождает разработчика от необходимости вносить одни и те же ограничения в каждую форму, которая использует данную информацию. Кроме того, при необходимости модифицировать ограничение изменения вносятся только в один объект;
- защита. Ограничения базы данных всегда поддерживаются, независимо от того, какой инструмент доступа к данным используется. С другой стороны, ограничения, определенные в приложении, могут быть нарушены пользователем, использующим для доступа к тем же таблицам другое приложение или инструмент;
- простота. Ограничения базы данных просты в определении и не требуют никакого программного кода.
Ограничение Unigue
Ограничение – некоторое ограничивающее условие. В базе данных – общее понятие, охватывающее широкий круг аспектов управления базой данных: ключи, значения, типы и форматы данных и т. д. Ограничения устанавливают для пользователя некоторые рамки при вводе, изменении или удалении данных приложения. Вся система ограничений при создании приложения базы данных строится с целью обеспечения целостности данных.
Ограничение Unigue предотвращает ввод в поле повторяющихся значений. Этот тип ограничения может быть установлен как для одного поля, так и для нескольких полей составного ключа. Назначение ключевого поля (для одного поля) автоматически запрещает ввод в него повторяющихся значений, тем самым обеспечивая для каждой записи уникальный идентификатор. Однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других, не ключевых, полей.
Чтобы установить ограничение Unigue для одного поля таблицы:
1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы выбрать поле, в котором допускается ввод только уникальных значений.
2. В панели свойств для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Совпадения не допускаются)".
Чтобы установить ограничение Unigue для нескольких полей таблицы:
1. В режиме конструктора открыть окно индексов и создать составной индекс, включив в него поля, в которые должен быть, запрещен ввод повторяющихся значений.
2. Выбрав имя индекса, в панели свойств индекса в ячейке свойства Уникальный индекс установить значение "Да".
Ограничения Not Null
Ограничение Not Null запрещает ввод в столбец таблицы пустых значений. Оно всегда применяется к отдельным столбцам. Ограничения Not Null используются, чтобы гарантировать, что для важных данных всегда имеются значения. Например, это ограничение можно использовать, чтобы гарантировать, что в записи каждого служащего в базе данных проставлено его жалованье. При определении структуры таблицы это ограничение задается установкой значений свойств Обязательное поле и Пустые строки поля таблицы. Необходимо различать два типа пустых значений: пустые значения и пустые строки. В некоторых ситуациях поле может быть оставлено пустым потому, что данные для него либо существуют, но пока неизвестны, либо их не существует вовсе. В связи с этим и различают два типа пустых строк. Например, если в таблице есть поле "Номер факса", то оно может быть пустым потому, что пользователь не знает, есть ли у клиента номер факса или нет, или потому, что он знает, что номера факса у клиента нет. Таким образом, если поле имеет пустое значение, то это означает, что его значение неизвестно. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что строкового значения нет.
Ограничения Primary Key
Ограничение Primary Key гарантирует, что каждая строка в таблице будет уникально идентифицирована значением в столбце или наборе столбцов первичного ключа. Ограничение по первичному ключу объединяет черты ограничения 0пiцие и ограничения Unigue и Not Null.
Обычно рекомендуется включать ограничение Primary Key в каждой создаваемой таблице. Использование первичного ключа может значительно повысить быстродействие доступа к строкам таблицы. Ограничение Primary Key также используется для поддержания ссылочной целостности, когда в базе данных определены отношения один-к-многим. Установка ссылочной целостности позволяет поддерживать соответствие между главной и подчиненной таблицами. Для поддержания ссылочной целостности ограничения Primary Key используются в комбинации с ограничениями Primary Key, описанными ниже.
Ограничения Foreign Key
Ограничение Foreign Key (внешний ключ) гарантирует, что каждое значение, введенное в столбец, уже существует в некотором другом столбце (обычно в другой таблице). Ограничения Foreign Key обычно используются для поддержания ссылочной целостности, когда в базе данных определены отношения один-к-многим. Ограничения Foreign Key всегда используются вместе с ограничениями Foreign Key (описанными в предыдущем разделе). В отношении один-к-многим внешний ключ – столбец в подчиненной таблице, которая содержит идентификатор строки в главной таблице. Значение в столбце внешнего ключа равно значению в столбце первичного ключа в другой таблице. Также, в отношении один-к-одному каждая строка в подчиненной таблице соответствует уникальной строке в главной таблице, одной строке в главной таблице может соответствовать любое количество строк в подчиненной таблице.
Поиск и замена данных
1. Поиск конкретных вхождений образца в поле
Существует возможность сразу найти все вхождения образца в поле или искать каждое вхождение по отдельности. Нужно выбрать в режиме формы или в режиме таблицы поле для поиска, нажать кнопку Найти на панели инструментов, ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец. Если точное значение неизвестно, задать образец поиска с помощью подстановочных знаков, определить другие необходимые параметры в диалоговом окне Поиск. Чтобы найти первое вхождение указанного значения, нажать кнопку Найти. Для поиска следующих вхождений этого значения нажимать кнопку Найти далее.
Подстановочные знаки используются в качестве прототипов для других символов при указании образца поиска в следующих случаях:
· Известна только часть значения.
· Требуется найти значения, начинающиеся с конкретной буквы или соответствующие определенному шаблону.
Для задания параметров поиска нужно щелкнуть на кнопке Поиск. Откроется диалоговое окно поиска. В поле “Просмотр” можно выбрать направление просмотра: “Все”, “Вверх” или “Вниз”. В поле “Совпадение” можно выбрать режим сравнения: “Поля целиком”, “С начала поля”, “С любой частью поля”. Для поиска значений полей, записей или имен файлов допускается применение следующих символов в диалоговых окнах Поиск и Замена или в запросах, командах и выражениях.
| * | Cоответствует любой цифре или любому символу. Может использоваться в качестве первого или последнего символа текстовой строки. Например, wh* — поиск слов what, white и why. |
| ? | Соответствует любому текстовому символу. Например, B?ll — поиск слов ball, bell и bill. |
| [ ] | Соответствует любому одному символу из заключенных в скобки. Например, B[ae]ll — поиск слов ball и bell, но не bill. |
| ! | Соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки. Например, b[!ae]ll — поиск слов bill и bull, но не bell или ball. |
| — | Соответствует любому символу из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от A до Z, но не от Z до A). Например, b[a-c]d — поиск слов bad, bbd и bcd. |
| # | Соответствует любой цифре. Например, 1#3 - поиск значений 103, 113, 123. |
2. Создание фильтра
В Access, как в в Excel, для поиска данных бывает удобно использовать фильтры. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении базы.
Существуют четыре способа, используемые для отбора записей с помощью фильтров (в режиме таблицы или формы):
· фильтр по выделенному фрагменту;
· обычный фильтр;
· поле Фильтр для;
· расширенный фильтр.
Если можно легко найти и выбрать значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту.
1) В поле найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.
2) Выбрать это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Способ выбора значения определяет, какие записи будут отобраны фильтром.
Повторять шаг 2), пока не будут заданы все условия отбора записей.
Обычный фильтр используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей в таблице или форме, или при указании нескольких условий отбора одновременно.
1) Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов, чтобы переключиться в окно обычного фильтра.
2) Выбрать поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей.
3) Ввести условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите в поле значение с клавиатуры.
Нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
Поле Фильтр для используется, если нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора.
1) Щелкнуть правой кнопкой поле, для которого указывается условие отбора, а затем ввести значение, которое будет использоваться как условие отбора, в поле Фильтр для в контекстном меню. Например, для отбора всех записей, у которых в поле “Магазин” содержится слово “М-Видео”, щелкнуть правой кнопкой поле “ Магазин” и ввести слово “ М-Видео” в поле Фильтр для.
2) Для указания более сложного условия отбора напечатать полное выражение, используя соответствующие комбинации идентификаторов, операторов, подстановочных знаков и значений. Например, чтобы найти все записи, в которых поле “Должность” включает слово “Продавец” в любом месте поля, щелкнуть правой кнопкой поле “Должность” и ввести слово *Продавец* в поле Фильтр для. Для просмотра только записей для заказов, отгруженных более чем на 15 дней позже назначенной даты, и в любое поле ввести выражение [ДатаИсполнения]-[ДатаНазначения]>15.
Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажать клавишу ENTER, чтобы при этом оставить контекстное меню открытым (с тем чтобы иметь возможность указать дополнительное условие для поля), нажать клавишу TAB. Ввести новое условие и нажать клавишу TAB еще раз. Повторять эти действия до тех пор, пока не будут получены все необходимые записи.
Для создания сложных фильтров, следует использовать окно расширенного фильтра.
1. Выбратье в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.
2. Добавить в бланк поле или поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.
3. Для указания порядка сортировки выбрать ячейку в строке Сортировка для конкретного поля, нажать кнопку раскрытия списка и выбрать порядок сортировки. В Microsoft Access записи сортируются сначала по значениям поля, расположенного в левом столбце бланка, затем по значениям поля, в следующем столбце справа и т.д.
4. Указать искомое значение или ввести выражение в строку “Условие отбора” для полей, включенных в бланк.
5. Для того чтобы применить фильтр, нажать кнопку Применение фильтра на панели инструментов.
Вопрос 4. Проблемно-ориентированные автоматизированные информационные технологии в товароведении.
Проблемно-ориентированное прикладное программное обеспечение — это программные продукты, предназначенные для решения какой-либо задачи в конкретной функциональной области.
Из всего многообразия проблемно-ориентированных ПО можно выделить группы, предназначенные для комплексной автоматизации функций управления в промышленной и непромышленной сферах, а также ППП для предметных областей.
Проблемно-ориентированное прикладное ПО для промышленной сферы. Комплексное ПО интегрированных приложений общего назначения для промышленной сферы делится на следующие группы:
§ ПО для автоматизации всей деятельности крупного или среднего предприятия. Из российских программ этого класса следует отметить систему «Галактика»;
§ комплекты ПО для управления производством определенного типа;
§ специализированные программные продукты типа MMPS, MES, позволяющие сделать производство более гибким и ускорить его приспособление к условиям рынка;
§ ПО управления всей цепочкой процессов, обеспечивающее выпуск продукции, начиная с проектирования деталей изделия и заканчивая моментом получения готового изделия.
Стоимость большинства комплексных проблемно-ориентированных ПО высока, иногда свыше миллиона долларов, однако крупные фирмы для автоматизации своей деятельности идут на такие затраты.
Проблемно-ориентированное прикладное ПО непромышленной сферы. Оно предназначено для автоматизации деятельности фирм, связанных с материальным производством (банки, биржа, торговля). Требования к ПО этого класса во многом совпадают с требованиями для ПО промышленной сферы — создание интегрированных многоуровневых систем.
Мировыми лидерами в создании ПО этого класса являются основные фирмы-производители ЭВМ, а также компании, производящие исключительно программное обеспечение (Oracle, Informix).
Из всего изобилия комплексных пакетов прикладных программ непромышленной сферы выделим пакеты, автоматизирующие финансовую и правовую сферы.
ПО бухгалтерского учета (ПО БУ). На российских предприятиях используются бухгалтерские системы четырех поколений. Первое поколение ПО БУ характеризовалось функциональной ограниченностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета и было предназначено для эксплуатации в виде АРМ на автономных компьютерах («Финансы без проблем», «Парус», «Турбобухгалтер», «Баланс в 5 минут»).
Второе поколение ПО БУ отличается большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Среди них впервые появились ППП, предназначенные для эксплуатации в локальных сетях или автономно.
К таким ПО следует отнести программные комплексы: «1C: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Квестор», «Бест», «Монолит-Инфо» и др.
Современное третье поколение ПО БУ интегрируется в комплексные системы автоматизации деятельностью предприятия. Большинство таких пакетов работает под управлением операционной системы Windows и предназначено для эксплуатации в локальных сетях. Новые ППП бухучета имеют, как правило, встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными средствами, обеспечивая дальнейшее наращивание и развитие системы.
Примером таких ПО третьего поколения можно назвать ПО БУ «Офис», объединяющий продукты фирм «1C» и Microsoft и позволяющий не только автоматизировать функции бухгалтера, но и организовать все делопроизводство фирмы в виде «электронного офиса».
Четвертое поколение — это бухгалтерские системы, а По своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями. Системам автоматизации бухгалтерского учета посвящена гл. 11.
ПО финансового менеджмента (ПО ФМ). Они появились в связи с необходимостью финансового планирования и анализа деятельности фирм. Сегодняшний российский рынок ППП ФМ представлен в основном двумя классами программ: для финансового анализа предприятия и для оценки эффективности инвестиций.
Программы финансового анализа предприятия ориентированы на комплексную оценку прошедшей и текущей деятельности. Они позволяют получить оценку общего финансового состояния, включая оценки финансовой устойчивости, ликвидности, эффективности использования капитала, оценки имущества.
Источником информации для решения подобного рода задач служат документы бухгалтерской отчетности, которые составляются по единым формам независимо от типа собственности и включают собственно бухгалтерский баланс предприятия, отчет о финансовых результатах и их использовании, отчет о состоянии имущества, отчет о наличии и движении денежных средств.
Среди ПО этого класса можно выделить ЭДИП (Центринвест Софт), «АльтФинансы» (Альт), «Финансовый анализ» (Инфософт).
Программы оценки эффективности инвестиций ориентированы на оценку эффективности капиталовложений и реальных инвестиций. Наибольшую известность в этом классе ПО получили: Project Expert (PRO-Invest Consalting); «Аль-Инвест» (Альт); FOCCAL (Центринвест Софт).
Для аналитиков банков и инвестиционных фондов важны выработки решений о перспективности инвестиций, а для финансовых менеджеров компаний важен инструмент детального анализа предшествующей и будущей деятельности предприятий для выработки решений по реализации конкретного инвестиционного проекта.
Для этих целей разработано ПО «Инвестор» (ИнЭк).
ПО справочно-правовых систем (ПО СПС). ПО СПС представляет собой эффективный инструмент работы с огромным объемом законодательной информации, поступающей непрерывным потоком.
В России насчитывается более десятка правовых систем. Наиболее известными и популярными можно считать справочно-правовые системы «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и «Референт». А также отнести сюда следует ресурсы Государственной публичной научно-технической библиотеки (ГПНТБ) России.
Тема 7. Использование вычислительных сетей для обмена данными.
Вопрос 1. Сущность информационного процесса обмена данными.
Вопрос 2. Понятие вычислительных сетей.
Вопрос 3. Принципы организации локальных сетей.
Вопрос 4. Глобальная сеть Интернет: характеристика ресурсов, структура, подключение к сети.
Вопрос 5. Электронная коммерция.
Вопрос 1.Сущность информационного процесса обмена данными.
В настоящее время в сети Internet используются практически все известные линии связи от низкоскоростных телефонных линий до высокоскоростных цифровых спутниковых каналов. Операционные системы, используемые в сети Internet, также отличаются разнообразием. Большинство компьютеров сети Internet работают под ОС Unix или VMS. Широко представлены также специальные маршрутизаторы сети типа NetBlazer или Cisco, чья ОС напоминает ОС Unix.
Фактически Internet состоит из множества локальных и глобальных сетей, принадлежащих различным компаниям и предприятиям, связанных между собой различными линиями связи. Internet можно представить себе в виде мозаики, сложенной из небольших сетей разной величины, которые активно взаимодействуют одна с другой, пересылая файлы, сообщения и т.п.
Когда компьютер используется для обмена информацией по телефонной сети, необходимо устройство, которое может принять сигнал из телефонной сети и преобразовать его в цифровую информацию. На выходе этого устройства информация подвергается модуляции, а на входе демодуляции, отсюда и название МОДЕМ. Назначение модема заключается в замене сигнала, поступающего из компьютера (сочетание нулей и единиц), электрическим сигналом с частотой, соответствующей рабочему диапазону телефонной линии. Акустический канал этой линии модем разделяет на полосы низкой и высокой частоты. Полоса низкой частоты применяется для передачи данных, а полоса высокой частоты - для приема. Используется много способов кодировки информации, наиболее известными из которых являются метод FSK (Frequency SНift Keying) для скорости передачи до 300 бод (бод - единица скорости передачи информации, равная 1 бит/с) и метод РSK (РНase SНift Keying) для более быстрых модемов, скоростью передачи до 2400 бод.
FSK использует четыре выделенные частоты. При передаче информации сигнал частотой 1070 Гц интерпретируется как логический нуль, а сигнал частотой 1270 Гц - как логическая единица. При приеме нуль соответствует сигналу 2025 Гц, а единица 2225 Гц.
РSK использует две частоты: для передачи данных 2400 Гц, для приема - 1200 Гц. Данные передаются по два бита, при этом кодировка осуществляется посредством сдвига фазы сигнала. Используются следующие сдвиги фазы для кодировки: 0 градусов для сочетания битов 00,90 градусов для 01,180 градусов для 10,270 градусов для 11.
Существуют также и другие виды модуляции (DРSK, QAM, TCM). Модем выполняется либо в виде внешнего устройства, которое одним выходом подсоединяется к телефонной линии, а другим к стандартному COM-порту компьютера (разъем RS232 по рекомендациям CCITT V. 24), либо в виде обыкновенной печатной платы, которая устанавливается на общую шину компьютера, также в роли внешнего модема могут выступать различные устройства имеющие встроенный модем и подключаемые к ПК (например: мобильный телефон, КПК). Внутренние варианты модемов могут быть приспособлены как к обычной ISA, так и к РCI шинам.
Вопрос 2. Понятие вычислительных сетей.
Появление персональных компьютеров потребовало нового подхода к организации системы обработки данных, к созданию новых информационных технологий. Возникла потребность перехода от использования отдельных ЭВМ в системах централизованной обработки данных к распределенной обработке данных.
Распределенная обработка данных — это обработка данных, выполняемая на независимых, но связанных между собой компьютерах, представляющих распределенную систему.
Компьютерная (вычислительная) сеть — это совокупность компьютеров и терминалов, соединенных с помощью каналов связи в единую систему, удовлетворяющую требованиям распределенной обработки данных.
Абонентами сети (т. е. объектами, генерирующими или потребляющими информацию в сети) могут быть отдельные компьютеры, комплексы ЭВМ, терминалы, промышленные роботы, станки с числовым программным управлением и т. д.
В зависимости от территориального расположения абонентов компьютерные сети делятся на:
1. глобальные — вычислительная сеть объединяет абонентов, расположенных в различных странах, на различных континентах. Глобальные вычислительные сети позволяют решить проблему объединения информационных ресурсов человечества и организации доступа к этим ресурсам;
2. региональные — вычислительная сеть связывает абонентов, расположенных на значительном расстоянии друг от друга. Она может включать абонентов большого города, экономического региона, отдельной страны;
3. локальные — вычислительная сеть объединяет абонентов, расположенных в пределах небольшой территории. К классу локальных сетей относятся сети отдельных предприятий, фирм, офисов и т. д.
Объединение глобальных, региональных и локальных компьютерных сетей позволяет создавать многосетевые иерархии, обеспечивающие мощные средства обработки огромных информационных массивов и доступ к неограниченным информационным ресурсам.
В общем случае компьютерная сеть представляется совокупностью трех вложенных друг в друга подсистем: сети рабочих станций, сети серверов и базовой сети передачи данных.
Рабочая станция (клиентская-машина, рабочее место, абонентский пункт, терминал) — это компьютер, за которым непосредственно работает абонент компьютерной сети. Сеть рабочих станций представлена совокупностью рабочих станций и средств связи, обеспечивающих взаимодействие рабочих станций с сервером и между собой.
Сервер — это компьютер, выполняющий общие задачи компьютерной сети и предоставляющий услуги рабочим станциям. Сеть серверов — это совокупность серверов и средств связи, обеспечивающих подключение серверов к базовой сети передачи данных.
Базовая сеть передачи данных — это совокупность средств передачи данных между серверами. Она состоит из каналов связи и узлов связи. Узел связи — это совокупность средств коммутации и передачи данных в одном пункте. Узел, связи принимает данные, поступающие по каналам связи, и передает данные в каналы, ведущие к абонентам.
Базовыми требованиями, определяющими архитектуру компьютерных сетей, являются следующие:
- открытость — возможность включения дополнительных компьютеров, терминалов, узлов и линий связи без изменения технических и программных средств существующих компонентов;
- живучесть — сохранение работоспособности при изменении структуры;
- адаптивность — допустимость изменения типов компьютеров, терминалов, линий связи, операционных систем;
- эффективность — обеспечение требуемого качества обслуживания пользователей при минимальных затратах;
- безопасность информации. Безопасность — это способность сети обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа.
Указанные требования обеспечиваются модульной организацией управления процессами в сети, реализуемой по многоуровневой схеме. Чисдо уровней и распределение функций между ними существенно влияет на сложность программного обеспечения компьютеров, входящих в сеть, и на эффективность сети. Формальной процедуры выбора числа уровней не существует. Классической является семиуровневая схема. Эта архитектура пришита в качестве эталонной модели.
Уровень 1 — физический — реализует управление каналом связи, что сводится к подключению и отключению канала связи и формированию сигналов, представивших передаваемые данные.
Уровень 2 — канальный — обеспечивает надежную передачу данных через физический канал, организованный на уровне 1.
Уровень 3 — сетевой — обеспечивает выбор маршрута передачи сообщений по линиям, связывающим узлы сети.
Уровни 1-3 организуют базовую сеть передачи данных как систему, обеспечивающую надежную передачу данных между абонентами сети.
Уровень 4 — транспортный — обеспечивает сопряжение абонентов сети с базовой сетью передачи данных.
Уровень 5 — сеансовый — организует сеансы связи на период взаимодействия процессов. На этом уровне по рапросам процессов создаются порты для приема и передачи сообщений и организуются соединения — логические каналы.
Уровень 6 — представительный — осуществляет трансформацию различных языков, форматов данных и кодов для взаимодействия разнотипных компьютеров.
Уровень 7 — прикладной — обеспечивает поддержку прикладных процессов пользователей. Порядок реализации связей в сети регулируется протоколами. Протокол — это набор коммутационных правил и процедур по формированию и передаче данных в сети.
Базовые принципы организации компьютерной сети определяют ее основные характеристики:
- операционные возможности — перечень основных действий по обработке данных. Абоненты сети имеют возможность использовать память и процессоры многих компьютеров для хранения и обработки данных. Предоставляемая компьютерной сетью возможность параллельной обработки данных многими компьютерами и дублирования необходимых ресурсов позволяет сократить время решения задач, повысить надежность системы и достоверность результатов;
- производительность — представляет собой суммарную производительность компьютеров, участвующих в решении задачи пользователя;
- время доставки сообщений — определяется как статистическое среднее время от момента передачи сообщения в сеть до момента получения сообщения адресатом;
- стоимость предоставляемых услуг.
Вопрос 3.Принципы организации локальных сетей.
Локальная вычислительная сеть объединяет абонентов, находящихся на небольшом расстоянии друг от друга (в пределах 10-
Информационные системы, построенные на базе локальных вычислительных сетей, обеспечивают решение следующих задач:
o хранение данных;
o обработка данных;
o организация доступа пользователей к данным;
o передача данных и результатов их обработки пользователям.
Компьютерные сети реализуют распределенную обработку данных. Здесь обработка данных распределяется между двумя объектами: клиентом и сервером. В процессе обработки данных клиент формирует запрос к серверу на выполнение сложных процедур. Сервер выполняет запрос, обеспечивает хранение данных общего пользования, организует доступ к этим данным и передает данные клиенту. Подобная модель вычислительной сети получила название архитектуры клиент — сервер.
По признаку распределения функций локальные компьютерные сети делятся на одноранговые и двухранговые (иерархические сети или сети с выделенным сервером).
В одноранговой сети компьютеры равноправны по отношению друг к другу. Каждый пользователь в сети решает сам, какие ресурсы своего компьютера он предоставит в общее пользование. Таким образом, компьютер выступает и в роли клиента, и в роли сервера. Одноранговое разделение ресурсов является вполне приемлемым для малых офисов с 5-10 пользователями, объединяя их в рабочую группу.
Двухранговая сеть организуется на основе сервера, на котором регистрируются пользователи сети.
Для современных компьютерных сетей типичной является смешанная сеть, объединяющая рабочие станции и серверы, причем часть рабочих станций образует одноранговые сети, а другая часть принадлежит двухранговым сетям.
Геометрическая схема соединения (конфигурация физического подключения) узлов сети называется топологией сети. Существует большое количество вариантов сетевых топологий, базовыми из которых являются шина, кольцо, звезда.
Шина. Канал связи, объединяющий узлы в сеть, образует ломаную линию — шину. Любой узел может принимать информацию в любое время, а передавать — только тогда, когда шина свободна. Данные (сигналы) передаются компьютером на шину. Каждый компьютер проверяет их, определяя, кому адресована информация, и принимает данные, если они посланы ему, либо игнорирует.
При шинной топологии среда передачи информации представляется в форме коммуникационного пути, доступного дня всех рабочих станций, к которому они все должны быть подключены. Все рабочие станции могут непосредственно вступать в контакт с любой рабочей станцией, имеющейся в сети. Если компьютеры расположены близко друг друга, то организация компьютерной сети с шинной топологией недорога и проста — необходимо просто проложить кабель от одного компьютера к другому. Затухание сигнала с увеличением расстояния ограничивает длину шины и, следовательно, число компьютеров, подключенных к ней.
Шинная топология
Рабочие станции в любое время, без прерывания работы всей вычислительной сети, могут быть подключены к ней или отключены. Функционирование вычислительной сети не зависит от состояния отдельной рабочей станции.
В стандартной ситуации для шинной сети Ethernet часто используют тонкий кабель или Cheapernet-кaбeль с тройниковым соединителем. Выключение и особенно подключение к такой сети требуют разрыва шины, что вызывает нарушение циркулирующего потока информации и зависание системы.
Проблемы шинной топологи возникают, когда происходит разрыв (нарушение контактов) в любой точке страны; сетевой адаптер одного из компьютеров выходит из строя и начинает передавать на шину сигналы с помехами; необходимо подключить новый компьютер.
Кольцо. Узлы объединены в сеть замкнутой кривой. Рабочая станция посылает по определенному конечному адресу информацию, предварительно получив из кольца запрос. Передача данных осуществляется только в одном направлении. Каждый узел помимо всего прочего реализует функции ретранслятора. Он принимает и передает сообщения, а воспринимает только обращенные к нему. Используя кольцевую топологию, можно присоединить к сети большое количество узлов, решив проблемы помех и затухания сигнала средствами сетевой платы каждого узла. Пересылка сообщений является очень эффективной, так как большинство сообщений можно отправлять “в дорогу” по кабельной системе одно за другим. Очень просто можно сделать кольцевой запрос на все станции. Продолжительность передачи информации увеличивается пропорционально количеству рабочих станций, входящих в вычислительную сеть.
При кольцевой топологии сети рабочие станции связаны одна с другой по кругу, т.е. рабочая станция 1 с рабочей станцией 2, рабочая станция 3 с рабочей станцией 4 и т.д. Последняя рабочая станция связана с первой. Коммуникационная связь замыкается в кольцо.
Прокладка кабелей от одной рабочей станции до другой может быть довольно сложной и дорогостоящей, особенно если географически рабочие станции расположены далеко от кольца (например, в линию) .
Основная проблема при кольцевой топологии заключается в том, что каждая рабочая станция должна активно участвовать в пересылке информации, и в случае выхода из строя хотя бы одной из них вся сеть парализуется. Неисправности в кабельных соединениях локализуются легко.
Подключение новой рабочей станции требует кратко срочного выключения сети, так как во время установки кольцо должно быть разомкнуто. Ограничения на протяженность вычислительной сети не существует, так как оно, в конечном счете, определяется исключительно расстоянием между двумя рабочими станциями.
Кольцевая топология
Специальной формой кольцевой топологии является логическая кольцевая сеть. Физически она монтируется как соединение звездных топологий. Отдельные звезды включаются с помощью специальных коммутаторов (англ. Hub — концентратор), которые по-русски также иногда называют “хаб” . В зависимости от числа рабочих станций и длины кабеля между рабочими станциями применяют активные или пассивные концентраторы. Активные концентраторы дополнительно содержат усилитель для подключения от 4 до 16 рабочих станций. Пассивный концентратор является исключительно разветвительным устройством (максимум на три рабочие станции). Управление отдельной рабочей станцией в логической кольцевой сети происходит так же, как и в обычной кольцевой сети. Каждой рабочей станции присваивается соответствующий ей адрес, по которому передается управление (от старшего к младшему и от самого младшего к самому старшему). Разрыв соединения происходит только для нижерасположенного (ближайшего) узла вычислительной сети, так что лишь в редких случаях может нарушаться работа всей сети.
Структура логической кольцевой цепи
Недостатки кольцевой организации: разрыв в любом месте кольца прекращает работу всей сети; время передачи сообщения определяется временем последовательного срабатывания каждого узла, находящегося между отправителем и получателем сообщения; из-за прохождения данных через каждый узел существует возможность непреднамеренного искажения информации.
Звезда. Узлы сети объединены с центром лучами. Вся информация передается через центр, что позволяет относительно просто выполнять поиск неисправностей и добавлять новые узлы без прерывания работы сети. Однако расходы на организацию каналов связи здесь обычно выше, чем у шины и кольца.
Концепция топологии сети в виде звезды пришла из области больших ЭВМ, в которой головная машина получает и обрабатывает все данные с периферийных устройств как активный узел обработки данных. Этот принцип применяется в системах передачи данных, например, в электронной почте RELCOM. Вся информация между двумя периферийными рабочими местами проходит через центральный узел вычислительной сети.
Пропускная способность сети определяется вычислительной мощностью узла и гарантируется для каждой рабочей станции. Коллизий (столкновений) данных не возникает.
Топология в виде звезды
Комбинация базовых топологий — гибридная топология — обеспечивает получение широкого спектра решений, аккумулирующих достоинства и недостатки базовых.
Кроме проблем создания локальных вычислительных сетей имеется также проблема расширения (объединения) компьютерных сетей. Дело в том, что созданная на определенном этапе развития информационной системы вычислительная сеть со временем может перестать удовлетворять потребности всех пользователей. В то же время физические свойства сигнала, каналов передачи данных и конструктивные особенности сетевых компонент накладывают жесткие ограничения на количество узлов и геометрические размеры сети.
Для объединения локальных вычислительных сетей применяются следующие устройства.
1. Повторитель — устройство, обеспечивающее усиление и фильтрацию сигнала без изменения его информативности. По мере передвижения по линиям связи сигналы затухают. Для уменьшения влияния затухания используются повторители. Причем повторитель не только копирует или повторяет принимаемые сигналы, но и восстанавливает характеристики сигнала: усиливает сигнал и уменьшает помехи.
2. Мост — устройство, выполняющее функции повторителя для тех сигналов (сообщений), адреса которых удовлетворяют заранее наложенным ограничениям. Одной из проблем больших сетей является напряженный сетевой трафик (поток сообщений в сети). Эта проблема может решаться следующим образом. Компьютерная сеть делится на сегменты. Передача сообщений из сегмента в сегмент осуществляется только целенаправленно, если абонент одного сегмента передает сообщение абоненту другого сегмента. Мост является устройством, ограничивающим движение по сети и не позволяющим сообщениям попадать из одной сети в другую без подтверждения права на переход.
Мосты бывают локальные и удаленные.
Локальные мосты соединяют сети, расположенные на ограниченной территории в пределах уже существующей системы.
Удаленные мосты соединяют сети, разнесенные территориально, с использованием каналов связи и модемов.
Локальные мосты, в свою очередь, разделяются на внутренние и внешние.
Внутренние мосты обычно располагаются на одном компьютере и совмещают функцию моста с функцией абонентской ЭВМ. Расширение функций осуществляется путем установки дополнительной сетевой платы.
Внешние мосты предусматривают использование отдельного компьютера со специальным программным обеспечением.
3. Маршрутизатор — это устройство, соединяющее сети разного типа, но использующие одну операционную систему. Это, по сути, тот же мост, но имеющий свой сетевой адрес. Используя возможности адресации маршрутизаторов, узлы в сети могут посылать маршрутизатору сообщения, предназначенные для другой сети. Для поиска лучшего маршрута к любому адресату в сети используются таблицы маршрутизации. Эти таблицы могут быть статическими и динамическими.
4. Шлюз — специальный аппаратно-программный комплекс, предназначенный для обеспечения совместимости между сетями, использующими различные протоколы взаимодействия. Шлюз преобразует форму представления и форматы данных при передачи их из одного сегмента в другой. Шлюз осуществляет свои функции на уровне выше сетевого. Он не зависит от используемой передающей среды, но зависит от используемых протоколов обмена данными. Обычно шлюз выполняет преобразования между протоколами.
С помощью шлюзов можно подключить локальную вычислительную сеть к главному компьютеру, а также к глобальной вычислительной сети.
Рассмотрим более подробно принципы построения локальных вычислительных сетей (ЛВС).
Новые технологии предлагают пассивные штепсельные коробки, через которые можно отключать и / или включать рабочие станции во время работы вычислительной сети.
Благодаря тому, что рабочие станции можно включать без прерывания сетевых процессов и коммуникационной среды, очень легко прослушивать информацию, т.е. ответвлять информацию из коммуникационной среды.
В ЛВС с прямой (не модулируемой) передачей информации всегда может существовать только одна станция, передающая информацию. Для предотвращения коллизий в большинстве случаев применяется временной метод разделения, согласно которому для каждой подключенной рабочей станции в определенные моменты времени предоставляется исключительное право на использование канала передачи данных. Поэтому требования к пропускной способности вычислительной сети при повышенной нагрузке снижаются, например, при вводе новых рабочих станций. Рабочие станции присоединяются к шине посредством устройств ТАР (англ. Terminal Access Point — точка подключения терминала) . ТАР представляет собой специальный тип подсоединения к коаксиальному кабелю. Зонд игольчатой формы внедряется через наружную оболочку внешнего проводника и слой диэлектрика к внутреннему проводнику и присоединяется к нему.
В ЛВС с модулированной широкополосной передачей информации различные рабочие станции получают, по мере надобности, частоту, на которой эти рабочие станции могут отправлять и получать информацию. Пересылаемые данные модулируются на соответствующих несущих частотах, т.е. между средой передачи информации и рабочими станциями находятся соответственно модемы для модуляции и демодуляции. Техника широкополосных сообщений позволяет одновременно транспортировать в коммуникационной среде довольно большой объем информации. Для дальнейшего развития дискретной транспортировки данных не играет роли, какая первоначальная информация подана в модем (аналоговая или цифровая) , так как она все равно в дальнейшем будет преобразована.
Характеристики топологий вычислительных сетей приведены в таблице.
| Характеристики | Топология | ||
| | Звезда | Кольцо | Шина |
| Стоимость расширения | Незначительная | Средняя | Средняя |
| Присоединение абонентов | Пассивное | Активное | Пассивное |
| Защита от отказов | Незначительная | Незначительная | Высокая |
| Характеристики | Топология | ||
| | Звезда | Кольцо | Шина |
| Размеры системы | Любые | Любые | Ограниченны |
| Защищенность от прослушивания | Хорошая | Хорошая | Незначительная |
| Стоимость подключения | Незначительная | Незначительная | Высокая |
| Поведение системы при высоких нагрузках | Хорошее | Удовлетворительное | Плохое |
| Возможность работы в реальном режиме времени | Очень хорошая | Хорошая | Плохая |
| Разводка кабеля | Хорошая | Удовлетворительная | Хорошая |
| Обслуживание | Очень хорошее | Среднее | Среднее |
На ряду с известными топологиями вычислительных сетей кольцо, звезда и шина, на практике применяется и комбинированная, на пример древовидная структура. Она образуется в основном в виде комбинаций вышеназванных топологий вычислительных сетей. Основание дерева вычислительной сети располагается в точке (корень) , в которой собираются коммуникационные линии информации (ветви дерева) .
Древовидная структура ЛВС
Вычислительные сети с древовидной структурой применяются там, где невозможно непосредственное применение базовых сетевых структур в чистом виде. Для подключения большого числа рабочих станций соответственно адаптерным платам применяют сетевые усилители и/или коммутаторы. Коммутатор, обладающий одновременно и функциями усилителя, называют активным концентратором.
На практике применяют две их разновидности, обеспечивающие подключение соответственно восьми или шестнадцати линий.
Устройство, к которому можно присоединить максимум три станции, называют пассивным концентратором. Пассивный концентратор обычно используют как разветвитель. Он не нуждается в усилителе. Предпосылкой для подключения пассивного концентратора является то, что максимально возможное расстояние до рабочей станции не должно превышать нескольких десятков метров.
Вопрос 4. Глобальная сеть Интернет: характеристика ресурсов, структура, подключение к сети.
Интернет представляет собой глобальную компьютерную сеть, соединяющую отдельные сети. Интернет обеспечивает обмен информацией между всеми компьютерами, которые входят в сети, подключенные к ней. Тип компьютера и используемая им операционная система значения не имеют.
Соединение сетей обладает громадными возможностями. Интернет предоставляет в распоряжение своих пользователей множество всевозможных ресурсов. Для того чтобы информация передавалась между компьютерами независимо от используемых линий связи, вида ЭВМ и программного обеспечения, разработаны специальные протоколы передачи данных. Они работают по принципу разбиения данных на блоки определенного размера (пакеты), которые последовательно отсылаются адресату. В Интернете используются два основных протокола: межсетевой протокол IP, разделяет передаваемые данные на отдельные пакеты и снабжает их заголовками и указанием адреса получателя, а протокол управления передачей TCP отвечает за правильную доставку пакета. Так как эти протоколы взаимосвязаны, обычно говорят о протоколе TCP/IP.
Основные ячейки Интернет — локальные вычислительные сети. Это означает, что Интернет не просто устанавливает связь между отдельными компьютерами, а создает пути соединения для более крупных единиц — групп компьютеров. Если некоторая локальная сеть подключена к Интернету, то каждая рабочая станция этой сети также может подключаться к Интернету. Существуют также компьютеры, самостоятельно подключенные к Интернету. Они называются хост-компьютерами.
Каждый подключенный к сети компьютер имеет свой адрес, по которому его может найти абонент из любой точки света. К адресам станций предъявляются специальные требования. Адрес должен иметь формат, позволяющий вести его обработку автоматически, и должен нести информацию о своем владельце. С этой целью для каждого компьютера устанавливаются два адреса: цифровой IP-адрес и доменный адрес. Первый из них более понятен компьютеру, второй — человеку. Оба эти адреса могут применяться равноправно.
Цифровой адрес имеет длину 32 бита. Он разделяется точками на 4 блока по 8 бит каждый, которые можно записать в виде десятичного числа, не превышающего значение 255. Адрес содержит полную информацию, необходимую для идентификации компьютера. Два блока определяют адрес сети, третий — адрес подсети и четвертый — адрес компьютера внутри заданной сети.
Доменный адрес определяет область, представляющую ряд хост-компьютеров. Этот адрес читается в обратном порядке: вначале указывается имя компьютера, а затем имя сети, в которой он находится. Для упрощения связи абонентов сети все ее адресное пространство разбито на отдельные области — домены. В системе адресов Интернета приняты домены, представленные географическими регионами. Они имеют имя, состоящее из двух букв. Существуют домены, разделенные по тематическим признакам. Такие домены имеют трехбуквенное сокращенное название.
Компьютерное имя включает как минимум два уровня доменов. Уровни отделяются друг от друга точкой. Слева указывается домен верхнего уровня. Все имена, находящиеся слева, — поддомены общего домена. Для адресации отдельных пользователей в сети их регистрационные имена указываются слева от имени компьютера. После имени пользователя ставится знак @. В Интернете могут использоваться не только имена отдельных людей, но и имена групп.
Для обработки пути поиска в доменах имеются специальные серверы имен. Они преобразуют доменное имя в специальный цифровой адрес.
Использование технологий Интернета необязательно реализовывается в рамках всемирной информационной сети. Технологии, применяемые в глобальной сети, пригодны и для создания мощных корпоративных информационных систем и систем обеспечения коллективной работы. Интранет — это корпоративная сеть (возможно, сеть предприятия или офиса), использующая технологии и продукты Интернета для хранения, связи и доступ к информации.
INTERNET - глобальная телекоммуникационная сеть. "Интернет" - система развивающаяся. Знаковой ступенью её эволюции стала виртуальная реальность, причем - с трехмерной графикой, со звуком. Для этого был создан специальный язык – VRML (Virtual Reality Modeling Language).Начало этому было положено весной 1994 года на первой всемирной конференции по World Wide Web, проводившейся в Женеве, Тим Бернес-Ли и Дэйв Рэггет показали нечто, названное Birds-of-a- Feather (BOF), что достойно открыло дискуссию на тему интерфейса виртуальной реальности WWW. Надо сказать, зрителям эта демонстрация понравилась, было отмечено, что пора бы заняться виртуальной реальностью в "Интернете" вплотную. После окончания конференции был создан, специальный сервер (хотя это и не совсем точно), где велось обсуждение будущего стандарта. При разработке этого языка сразу было решено, что он не будет простым расширением HTML (Hyper Text Markup Language), поскольку, по мнению разработчиков, HTML был создан для работы с текстом, а не с графикой. Кроме того, еще на стадии подготовки проекта было решено, что первая версия языка не будет поддерживать интерактивное поведение, так как это вызовет очень большую нагрузку на сеть.
Среди требований, предъявленных к разработчикам, были также: независимость от платформы, расширяемость, возможность работы в сетях с низкой пропускной способностью.
Поначалу VRML, по аналогии с HTML, назывался Virtual Reality Markup Language. Слово Markup было заменено на Modeting значительно позже, для отражения графического характера VRML.
Итак, Virtual Reality Modeling Language - это язык для описания многомерных интерактивных моделей, виртуальных миров, создаваемых в "Интернете" с использованием WWW. Все аспекты доступа и взаимодействия с этими виртуальными мирами могут быть описаны при помощи VRML. Сейчас, благодаря усилиям разработчиков, VRML становится стандартом интерактивного моделирования в WWW.
Пока VRML позволяет создавать виртуальные миры лишь с ограниченным интерактивным управлением. Они могут содержать объекты, которые, в свою очередь, могут заключать в себе гипертекстовые ссылки на другие миры, документы в формате HTML, а также любые объекты, представленные в стандарте MIME.
Этот язык дает возможность описания трехмерных сцен, создавая при этом гипертекстовые связи, - иначе говоря, это аналог HTML, но в трех измерениях. По мнению разработчиков, VRML постепенно придет на смену HTML.
Основные службы Интернет
1. Электронная почта
Электронная почта — первая, наиболее распространенная и эффективная из служб Интернет. E-mail очень похожа на обычную бумажную почту, обладая теми же достоинствами и недостатками. Обычное письмо состоит из конверта, на котором написан адрес получателя и стоят штампы почтовых отделений пути следования, и содержимого — собственно письма. Электронное письмо также состоит из заголовков, содержащих служебную информацию (об авторе письма, получателе, пути прохождения по сети и т.д.), играющих роль конверта, и собственно содержимого письма. Можно вложить в обычное письмо что-нибудь, например фотографию; аналогично, можно послать файл с данными электронным письмом. Можно подписать обычное письмо — можно подписать и электронное письмо. Обычное письмо может не дойти до адресата или дойти слишком поздно — как и электронное письмо. Обычное письмо весьма дешево, и электронная почта самый дешевый вид связи. Итак, электронная почта повторяет достоинства (простота, дешевизна, возможность пересылки нетекстовой информации, возможность подписать и зашифровать письмо) и недостатки (негарантированное время пересылки, возможность доступа третьих лиц во время пересылки) обычной почты. Однако у них есть и существенные отличия. Стоимость пересылки обычной почты в значительной степени зависит от того, куда, в сколь удаленную точку планеты она должна быть доставлена, от ее размера и типа. Для электронной почты такой зависимости или нет, или она довольно невелика. Скорость доставки электронных писем гораздо выше, чем бумажных, и минимальное время их прохождения составляет считанные минуты. Электронная почта универсальна — пользователи множества сетей во всем мире, построенных на совершенно разных принципах и протоколах, могут обмениваться друг с другом электронными письмами.
2. Телеконференции (новости)
Сетевые новости Usenet, или, как их принято называть, телеконференции, — это, пожалуй, вторая по распространенности служба Интернет. Если электронная почта передает сообщения по принципу «от одного — одному», то сетевые новости передают сообщения «от одного — многим». Механизм передачи каждого сообщения похож на передачу слухов: каждый узел сети, узнавший что-то новое (т.е. получивший новое сообщение), передает новость всем знакомым узлам, т.е. всем тем узлам, с кем он обменивается новостями. Таким образом, посланное сообщение распространяется, многократно дублируясь, по сети, достигая за довольно короткие сроки всех участников телеконференций Usenet во всем мире. При этом в обсуждении интересующей вас темы может участвовать множество людей независимо от того, где они находятся физически, и вы можете найти собеседников для обсуждения самых необычных тем. Количество новых сообщений, поступающих в телеконференции ежедневно, составляет больше миллиона.
3.
FTP
— передача файлов
Еще одной широко распространенной службой Интернет является FTP
—file
Transfer
Protocol. Как базовое средство он позволяет пользователям копировать файлы из одного присоединенного к Интернет компьютера в другой.
Русского перевода слова FTP нет. Расшифровывается эта аббревиатура как протокол передачи файлов, но при рассмотрении FTP как сервиса Интернет имеется в виду не просто протокол, но именно сервис — доступ к файлам в файловых архивах. Вообще говоря, FTP — стандартная программа, работающая по протоколу TCP, всегда поставляющаяся с операционной системой. Программное обеспечение FTP разделено на две части: одна часть выполняется на компьютере, который содержит файл (FTP-сервере), а другая на компьютере, которому эти файлы требуются (клиенте). Две части программы общаются друг с другом и переживают файлы.
4. IRC (internet Relay Chat) — «
Болтовня
no Internet»
К интерактивным службам, обеспечивающим общение людей через Интернет, относится IRC
— Internet
Relay
Chat
, или разговоры через Интернет. В Интернет существует сеть серверов IRC, а у пользователя соответственно должна быть программа — клиент IRC. Пользователи присоединяются к одному из каналов — тематических групп и участвуют в разговоре, который ведется не голосом, а текстом. Этот текст становится доступным для чтения всем пользователям, которые в данный момент тоже присоединились к этому каналу. Соответственно текст, набранный другими пользователями в этом канале, доступен для чтения и вам. Эти каналы существуют на специальных IRC-серверах. Каналов на сервере довольно много — можно выбрать любой и присоединиться к нему, но там всегда «многолюдно». Если вы хотите пообщаться без помех, то можно создать свой собственный канал, а затем договориться с респондентом (по электронной почте) о названии IRC-сервера, названии канала и времени подключения к нему.
Узлы IRC синхронизованы между собой, так что, подключившись к ближайшему серверу, вы подключаетесь ко всей сети IRC. Используется J1PC в основном для развлечения, однако существует множество каналов с компьютерной и прочей узконаправленной тематикой, и возможность пообщаться в реальном времени с профессионалами со всего мира не стоит недооценивать.
5. «Всемирная паутина» (
World
Wide
Web
,
WWW
, 3
W
)
В Интернет хранится гигантское количество информации. Чтобы читать и просматривать информацию Интернет используются специальные программы (программы-клиенты) на своем персональном компьютере, называемые браузерами, или просмотрщиками (по-английски browser означает «просмотрщик»). Браузеры способны связываться со всеми ресурсами сети через единый пользовательский интерфейс. «Просмотрщик», или «браузер», — это название программного инструмента, позволяющего работать со всеми ресурсами Интернет простым и удобным способом.
За время, прошедшее с момента опубликования первых спецификаций для WWW, компьютерные фирмы разработали достаточно большое количество программ-браузеров для Интернет. Среди них Netscape Navigator, MS Internet Explorer, Mosaic, Tango, Ariadna, Cello, Lynx.
Термин «просмотрщик» относится не ко всем ресурсам Интернет, а только к той их части, которая носит название «Всемирная паутина». Для передачи и отображения информации был разработан новый метод. Этот метод называется HTTP
(
Hypertext
Transfer
Protocol
— протокол передачи гипертекстов) и является надстройкой над TCP/IP — стандартным сетевым протоколом Интернет. HTTP работает по стандартной для Интернет схеме, когда сервер выдает данные, а программа-клиент их отображает или выполняет.
Концепция гипертекста, которая лежит в основе «Всемирной паутины», была предложена в 60-х годов. Тедом Нельсоном. Гипертекст (Hypertext
) —. это многомерный текст, т.е. такая организация документов, при которой один документ или текст может включать в себя разнонаправленные ссылки или указатели (адреса) на другие документы и ссылки. Такие указатели и ссылки, включенные в гипертекст, называются гипертекстовыми ссылками или гиперссылками (Hypertext
links
,
hyperlinks
). Ссылки позволяют просматривать документ в любом необходимом порядке, т.е. не обязательно читать его с начала и до конца. Таким образом, объединение или совокупность текстов с включенными в них ссылками друг на друга и будет называться гипертекстом.
Вопрос 5. Электронная коммерция.
Независимо от сферы деятельности и формы собственности современного предприятия перед его персоналом сегодня все более остро встают проблемы повышения конкурентоспособности продукции за счет снижения различного рода непpoизвoдитeльныx затрат и оптимизации процессов реализации продукции потребителям. Одним из путей решения этих проблем является использование современных методов и средств ведения электронной коммерции.
Термины «электронная коммерция», «электронный бизнес», «электронная торговля» и т.п. в последнее время все чаще встречаются в средствах массовой информации. Это проявление роста числа публикаций в научно-технической периодике, посвященных ведению деловой деятельности с применением современных информационных технологий. Потенциальная перспективность использования методов «цифровой экономики» в настоящее время не подвергается сомнению и знание их основ является одним из необходимых элементов эффективной организации дeлoвыx процессов.
Нужно сказать, что дать всеобъемлющее формально строгое определение понятию «электронная коммерция» (ЭК) сегодня не просто. С одной стороны, в средствах массовой информации и популярных изданиях ЭК сводится, как правило, к приобретению товаров с использованием Интернет. С другой стороны, в специализированных изданиях приводится масса определений ЭК, подчеркивающих те или иные характерные черты и особенности этого глобального явления. В общем случае здесь, как минимум, необходимо детально разобраться в том, какой смысл вкладывается в составляющие это понятие слова «электронная» и «коммерция» с учетом реалий сегодняшнего дня.
С учетом cдeлaнных выше замечаний суть понятия ЭК кратко можно определить следующим образом:
Под электронной коммерцией понимается технология, обеспечивающая полный замкнутый цикл операций, включающий заказ товара (услуги), проведение платежей, участие в управлении доставкой товара (выполнения услуги). Эти операции проводятся с иcпoльзoванием элeктpoнных средств и инфopмaциoнных технологий и обеспечивают передачу прав собственности или прав пользования одним юридическим (физическим.) лицом другому.
Приведенное определение отражает, так сказать, «идеальное» понятие ЭК или, иными словами, цель, к которой в общем случае нужно стремиться, создавая системы ЭК в действительности на сегодняшний день только наиболее развитые системы ЭК обеспечивают выполнение всего полного замкнутого цикла операций коммерческой сделки электронным способом. Как мы увидим далее, значительная часть систем, которые принято относить к классу ЭК, тем или иным образом сочетают электронные и традиционные способы выполнения операций, например оплаты товаров или услуг.
В приведенном выше определении не случайно отсутствуют слова «торговля» и «Интернет», поскольку торговля является частным случаем применения ЭК, а Интернет - лишь одной из возможных информационно-технологических сред ведения ЭК. Возможности Интернет начали активно использоваться в ЭК с 90-х годов ХХ века, а собственно ЭК имеет значительно более длинную историю.
Зарождение самого понятия (ЭК) связывают стой практикой, которая впервые была применена при организации работы Берлинского авиационного моста, созданного в 1948 году западными странами для снабжения Западного Берлина необходимыми материально-техническими ресурсами и продовольствием. Этот мост действовал почти 11 месяцев и требовал чрезвычайно быстрой и точной передачи данных о потребностях города.
Если работу Берлинского авиационного моста можно принять за ТОЧКУ отсчета зарождения ЭК или рассматривать в качестве отдельного эпизода, то проект корпорации АТ&Т, которому уже три десятка лет, принято считать началом систематической электронной коммерческой деятельности. Основная идея проекта заключалась в том, что для снижения стоимости обработки оператором телефонных вызовов корпорацией АТ&Т был изобретен и запатентован метод автоматической переадресации счета за междугородный разговор вызываемому абоненту, что и послужило основой для создания службы 800-х номеров. В США, например, через эту службу ежегодно заключаются сделки на сумму порядка 100 млрд. долларов.
На протяжении нескольких лет до появления и в первые годы существования сети Интернет, ЭК базировалась на pазличныx элeктрoнных системах передачи данных: ЕDI (Electronic Data Interchange -электронный обмен данными), ЕРТ (Electronic Funds Transfer -электронный обмен фондами), E-mail (Electronic mail- электронная почта). Целый ряд систем ЭК использует эти способы организации обмены информацией и сегодня. в связи с этим, хотелось бы подчеркнуть, что, несмотря на то, что Интернет является наиболее перспективным средством для распространения ЭК во всем мире - она не может претендовать на уникальность с точки зрения информационно-технологической среды развития ЭК.
Однако именно Глобальная сеть дала мощный толчок к дальнейшему развитию ЭК в силу ее доступности не только для крупных корпораций, но и для предприятий малого и среднего предпринимательства и даже для отдельных лиц и, как следствие, возможность вовлечения в ЭК существенно более широкой аудитории поставщиков и потребителей.
Распространяясь повсеместно и предлагая все более широкий ассортимент товаров и услуг, ЭК становится инструментом интеграции отдельных лиц, предприятий, отраслей, государственных учреждений и государств в единое сообщество, внутри которого взаимодействие партнеров эффективно и беспрепятственно реализуется средствами информационных и телекоммуникационных технологий.
Сама по себе ЭК, состоящая в заключении договоров и поставке на договорных условиях товаров и услуг, связана с обслуживанием пoтокoв двух типов: материальных и нематepиальных. Нематериальные потоки возникают в результате прямой сетевой передачи нематериальных товаров (программного обеспечения, патентной информации, проектов зданий и т.д.), прямого сетевого исполнения нематериальных услуг (бронирование транспортных билетов, мест в гостиницах и т.п.), информационной и телекоммуникационной поддержки поставок материальных ycлyг, финансовых cетeвых расчетов с партнерами (клиентами, заказчиками, поставщиками, субподрядчиками, банками и пр.). Такие потоки могут составлять изрядную, а иногда подавляющую часть в общей структуре потоков, возникающих в результате той или иной виртуальной коммерческой деятельности. Вполне естественно, что применение электронных средств в обслуживании нeмaтepиальных потоков приводит к ускорению деловых процедур и, как следствие, развития ЭК в целом.
Использование Интернет в качестве средства доставки нематериальных товаров потребителю способствует снижению транспортных издержек, так как в этом случае они определяются временем, в течение которого будут заняты ее ресурсы, и не зависят от стоимости самого товара. Кроме того, обычная схема поставки товара «производитель - дистрибьютор - дилер - потребитель» при использовании открытых сетей с широким доступом, к которым принадлежит и Интернет, может быть упрощена. В предельном варианте заказчик напрямую обращается к производителю и получает от него товар или услуги, минуя посредников. Такая коммерческая деятельность оказывается доступной малому и среднему предприятию, поскольку не требует больших изначальных инвестиций. По этой причине, например, в Западной Европе, США, Японии и других странах развитие малого и среднего предпринимательства, а вместе с ним и решение проблемы занятости населения, тесно увязывают с развитием ЭК на базе, использования среды Интернет и производством нематериальных продуктов и услуг.
Следует отметить, что в условиях усиливающейся конкуренции производители все чаще вынуждены индивидуализировать товары и услуги, в определенном смысле стирая грань между ними (типичный пример - продажа укомплектованного по индивидуальному заказу компьютера), а ЭК в Интернет все чаще превращается в инструмент конкурентной борьбы за потребителя.
Современные процессы развития ЭК в мировом масштабе и ее проникновение в различные сферы деятельности является абсолютно новым способом связи между людьми, системами, предприятиями, организациями и государственными органами управления. Новые мощные программные приложения, в том числе и на основе Интернет, преобразуют способы производственной деятельности и ставят перед руководителями предприятий и организаций новые проблемы в области применения информационных технологий. Любой руководитель современного предприятия - независимо от формы собственности - не сможет уйти от вопросов: как осуществлять планирование, когда технологии развиваются с неимоверной скоростью? как производить конкурентоспособную продукцию и наиболее оптимально реализовать ее потребителю? каким образом сформировать схему сбыта продукции и доставки ее потребителю настолько надежной, чтобы оградить предприятие от ненужных потрясений и, вследствие этого, неизбежного отставания от конкурентов?
Не следует также забывать о том, что, как мы уже отмечали выше, ЭК не ограничивается сферой «чистой предпринимательской деятельностью, но также кардинально меняет и порядок осуществления государством своих функций. Например, в некоторых странах на протяжении нескольких лет была разрешена подача налоговых деклараций через Интернет и, кроме того, государственные структуры постоянно увеличивают использование Глобальной сети для ведения диалога со своими гражданами, а также для увеличения объема услуг и информации, предоставляемых им посредством Интернет.
Формирование среди пользователей Глобальной сети групп «по интересам» сократило разрыв между фирмами - производителями товаров и услуг и потребителем из числа государственных органов, повысив тем самым эффективность всей экономики и использовавшихся схем принятия решений. Таким образом, для ЭК не существует границ, и она обеспечивает возможность общения и дeлoвыx контактов для людей, предприятий и гocyдapcтвенных учреждений, как внутри отдельно взятых стран, так и в любой точке мира, где есть доступ к Интернет.
В настоящее время различные модели ведения ЭК распространяются практически во всех странах, в pазличныx отраслях экономики, на предприятиях самого разного размера, а также в гocyдapcтвенных учреждениях и органах законодательной и исполнительной власти различного уровня компетенции. В основу общепринятой классификации этих моделей положены виды взаимодействующих сторон ЭК, которые условно можно назвать поставщиком и покупателем. Суть этой классификации состоит в том, что модели ведения электронной коммерции различаются по конкретным видам поставщиков и покупателей.
В состав поставщиков и покупателей включаются:
· Государство (Govemment).
· Предприятие (Вusiness).
· Клиент, потребитель (Consumer).
· Партнер (partner).
· Сотрудник предприятия (Executive, Employee).
Обозначение модели строится из наименований поставщика и покупателя, например, по-английски, Business to Business или, по-русски, предприятие-предприятие, Business to Consumer (предприятие-потребитель) и т.п. Сокращенное обозначение модели строится из начальных букв английских названий покупателя и продавца, между которыми стоит цифра 2, например, В2В или В2С. (Здесь используется довольно часто встречающаяся в англоязычных текстах игра слов, поскольку английское to имеет, в частности, значение 2).
Один из вариантов построенной таким образом классификации моделей ведения ЭК приведен на рис. 1.
Широта распространения моделей ЭК из числа приведенных на этом рисунке на сегодняшний день весьма неравномерна. В экономически развитых странах в настоящее время в различной степени используются, в основном, модели В2В8, В2С, В2Р, В2Е, С2В, С2С, В2G, G2P. Такие модели ЭК как G2В (государство - предприятие) и P2G (партнер-государство) в настоящее время не имеют сколько-нибудь масштабной реализации.
Таким образом, приведенная схема классификации моделей ЭК, наряду с уже используемыми моделями, включает также и ряд теоретически возможных моделей. Наибольшее распространение в странах Северной Америки, Западной Европы и в России в настоящее время получили следующие модели ведения ЭК:
- В2В - «предприятие-предприятие»;
- В2С - «предприятие-потребитель»;
- С2С - «потребитель-потребитель»;
- С2В - «потребитель-предприятие».
Рисунок 1 - Схема классификации моделей ЭК
Значимость yказaнных четырех моделей для развития ЭК в целом совпадает с порядком их перечисления перечень ресурсов Интернет и, в частности, сайтов некоторых предприятий, занимающихся ведением ЭК по этим моделям, приведен в конце книги.
Использование различных моделей ведения ЭК требует от предприятий разработки и внедрения соответствующих организационно-технических схем и решений.
Основные виды систем электронной коммерции и сферы их применения: на сегодня существует достаточно много вариантов классификации видов систем ЭК. В основу приводимой ниже классификации положено понятие «виртуальная торговая площадка».
В общем случае в ЭК под виртуальной торговой площадкой понимается место, где заключаются сделки между продавцом и пoкупaтелeм и осуществляется проведение финaнcoвo-тopгoвых операций.
Виртуальные торговые площадки принято делить па три типа:
- создаваемые покупателями (buyer-driven);
- создаваемые продавцами (supplier-driven или seller-driven);
- создаваемые третьей стороной (third-party-driven).
Создание тех или иных видов торговых площадок ЭК обычно определяется степенью влияния покупателей и продавцов в данной области сфере деловой деятельности.
Площадки типа buyer-driven создаются одной или несколькими крупными компаниями для привлечения множества компаний-поставщиков. Эта концепция торговых площадок возникла в связи с потребностями кpyпных компаний в оптимизации процесса закупок, расширения торговых контактов и сети поставок.
Площадки типа supplier-driven создаются продавцами для увеличения числа клиентов и снижения затрат по сбыту продукции или предоставлению услуг.
Площадки типа third-party-driven имеют своей задачей свести вместе покупателей и продавцов. Обычно такие площадки создаются теми, кто хорошо ориентируется в Определенном секторе бизнеса и происходящих в нем процессах. Фактически создатель подобной площадки является своего рода посредником между продавцами и покупателями.
На cегoдняшний день можно выделить три основных модели организации виpтyальных тopгoвых площадок: каталог, аукцион и биржа.
Каталог обеспечивает использование мощных поисковых возможностей современных информaциoнных систем для сравнения и выбора товаров сразу по нескольким параметрам, включая цену, даты поставки, гарантии, информацию по обслуживанию и т.д. Эта модель является предпочтительной для отраслей, характеризующихся сильной фрагментацией продавцов и покупателей, которые часто проводят сделки с относительно недорогими товарами. При этом не имеет смысла согласовывать цены и они фиксируются продавцами. Каталожная модель также хорошо работает, если большинство продаж осуществляется известными поставщиками и по определенным правилам, а покупателю для выбора продавца необходимо ознакомиться с предложениями большого числа мелких поставщиков. И, наконец, эта модель хорошо работает на рынках, где спрос достаточно предсказуем, а цены меняются редко.
Аукцион - модель организации торговой площадки, на которой цена не фиксирована, а устанавливается во время торгов. Она хорошо работает в случаях, когда нестандартные, единственные в своем роде или скоро портящиеся товары или услуги продаются или покупаются компаниями, которые имеют различные подходы к определению стоимости товара. в эту группу попадают редкие предметы, капитальное оборудование, товары, бывшие в употреблении, складские остатки и тому подобные продукты.
Биржа - виртуальная торговая площадка, где цена регулируется спросом и предложением, в результате чего подвержена сильным изменениям. Эта модель обеспечивает временное согласование спроса и предложения. Она требует создания механизмов согласования спроса -предложения в реальном времени, определения рыночной цены, а также процесса регистрации и проведения сделок. Эта модель является наилучшей для распространенной продукции, имеющей несколько легко стандартизируемых характеристик. Биржевая модель привлекательна для рынков, где спрос и цены нестабильны. Она позволяет участникам рынка управлять избытками или пиками спроса. Отметим также, что биржи в целом ряде случаев позволяют компаниям торговать анонимно, что немаловажно, например, в тех областях, где огласка может повредить конкурентоспособной позиции покупателя и продавца и повлиять на цены.
Зачастую виртуальные торговые площадки используют не одну, а сразу несколько рассмотренных моделей организации работы, поскольку в этом случае клиенты могут выбрать наиболее приемлемую для них схему торгов.
Еще одной специфической характеристикой виртуальных тopгoвых площадок является их специализация. Она может быть вертикальной -с ориентацией на определенную отрасль или вид продукции или горизонтальной (функциональной) -с ориентацией на определенные бизнес-процессы.
Кроме того, к виртуальным торговым площадкам относятся:
· Web-витpины;
· электронные магазины;
· электронные торговые ряды;
· торговые Интернет системы.
Рассмотрим основные особенности этих торговых площадок на российском рынке.
Web-витрины -это небольшие торговые Web-yзлы. Обычно ими владеют компании малого бизнеса. Объем продаж на таких сайтах, как правило, невелик и исчисляется единицами-десятками товарных позиций в день. Основными компонентами Web-витрины являются каталог (прайс-лист) с описанием товаров и услуг, а также система сбора заказов от покупателей. Все собираемые на сайте заказы пересылаются на электронный почтовый адрес компании-продавца. Продавец затем обрабатывает их в рамках своих обычных бизнес-процедур. Отличает Web-витрины то, что они не имеют развитых средств управления Интернет-торговлей, не позволяют анализировать статистику продаж и не интегрированы с торговыми системами их владельцев. Однако существующие решения по созданию витрин позволяют легко вносить изменения в Web-кaталoг, используя только Excel-Taблицы и средства электронной почты. В результате данная работа не требует специальной подготовки и может выполняться менеджером по продаже торговой компании без привлечения программистов и Web - дизайнеров, поэтому подобные системы дешевы в разработке и эксплуатации. Типовая стоимость создания Web- витрины - от $99-200, а ее сопровождения -от $50 в месяц.
Электронные магазины - это торговые сайты компаний малого и среднего бизнеса. Они рассчитаны на большие объемы продаж, чем Web-витрины, и соответственно имеют более сложную структуру.
Типовой Интернет-магазин состоит из трех частей:
· Виртуальный зал продаж, включающий витрину, каталог, описание товаров, систему оформления заказов, информацию о торговой компании и магазине и пр.
· Серверный блок -та часть Интернет-магазина, с которой работают его менеджеры. Через нее осуществляется управление Интернет-магазином: удаление старых товаров из базы данных или ввод в нее информации о новых товарах, конфигурирование каталога товаров, установка цен, скидок на товары, различных дисконтных схем для дилеров и/или постоянных покупателей, а также контроль состояния склада товаров Интернет-магазина. Кроме ТОГО, менеджер может отдавать через управляющий интерфейс команды на формирование заказов на пополнение склада Интернет-магазина, получать всевозможную статистику о всех заказах, товарах и покупателях.
· База данных - хранилище всей информации о товарах, покупателях, заказах. в ней содержатся также все бизнес-правила обработки заказов и все настройки Интернет-магазина.
В Интернет-магазине могут быть реализованы практически любые торговые схемы: торговля со склада и на заказ, торговля с частными лицами и с организациями, торговля вещественными и цифровыми товарами, услугами, информацией и т.д. в зависимости от особенностей электронного магазина цена его создания и сопровождения может быть больше цены Web-витрины на один - два порядка.
Электронные торговые ряды -Web-yзeл, на котором размещено сразу несколько Интернет-магазинов Web- витрин для удобства покупателей магазины и витрины здесь могут иметь интегрированные каталоги и унифицированный интерфейс пользователя.
Торговые Интернет-системы
(ТИС) - специальные системы ЭК, повышающие эффективность труда служб сбыта и снабжения кpyпных торговых компаний, корпораций, холдингов, промышленных предприятий. Они отличаются от Интернет-магазинов тем, что полностью интегрируются с системами автоматизации торговли и управления ресурсами предприятий, встраиваясь в уже сложившиеся бизнес-процессы компаний.
Посредством ТИС производитель может управлять своей региональной сетью дистрибьюторов и реселлеров, а дистрибьюторы - своей дилерской сетью. Специализированные ТИС позволяют организовать эффективные системы снабжения корпораций сырьем, материалами и комплектующими. Подобного рода системы востребованы крупными промышленными объединениями и холдингами для организации эффективных логистических цепочек закупок-поставок сырья, материалов, оборудования и комплектующих и по мере развития мигрируют в сектор В2В.
Если рассматривать российские проекты электронной коммерции и перспективы ее развития, то необходимо отметить, что качественный скачок развития ЭК в России может произойти при вхождении в этот сектор экономики торговых гигантов, обладателей известных в России торговых марок. В настоящее время подобные проекты обычно ставят довольно скромные задачи. Например, руководители «Рамстор» (компания Ramenka) пока готовы рассматривать торговлю через Интернет как дополнительный сервис для клиентов гипермаркета. Соответственно, в ресурс www.ramstore.ru крупные финансовые средства пока не инвестировались.
Первый опыт «on-line»-пpoeктa ГУМа показал, что в российских условиях ставка только на продажу товаров не оправдывается даже при наличии предлагавшейся пятипроцентной скидки. Поэтому в настоящее время создатели виртуального ГУМа переориентировали цифровой вариант универмага скорее на информирование виртуального посетителя о наличии товаров, чем на реальную торговлю в режиме «on-line». Тем не менее электронный портал «Торговый дом ГУМ-Интернет», создаваемый при содействии РБК, представляет собой только начало крупномасштабного проекта стоимостью более 2 млн. долл. Помимо оформления собственно сайта, предполагается произвести подключение электронного прилавка к корпоративной информационной системе ГУМа, которая включает комплексное управление предприятием, в том числе и контроль над финансами, логистикой, закупками, взаимодействием с поставщиками, кадрами и т.д.
Таким образом, у крупных структур, занимающихся традиционными торговыми операциями, постепенно появляется понимание того, что нельзя пренебрегать ЭК и, в перспективе, они могут составить серьезную конкуренцию существующим на сегодняшний день виртуальным магазинам.
Как мировая, так и российская практика знает множество примеров спекулятивных инвестиций в новые направления деятельности, связанные с высокими информационными технологиями, но российский рынок ЭК уже подошел к этапу появления стратегических инвесторов. Таких компаний на российском рынке немного, однако определился вектор, указывающий на неуклонный рост их количества.
в качестве примера можно привести холдинг «Голден Телеком», который достаточно активно выступает в роли инвестора и осуществляет проекты, связанные с развитием ЭК в России.
«Голден Телеком» наращивает свой бизнес, расширяя с географию распространения Интернет в России и СНГ. Имея лицензии на предоставление доступа в Интернет по 80 регионам России, он фактически создает единое провайдерское пространство, в которое помимо Москвы и Санкт - Петербурга входят еще 50 крупнейших городов (Екатеринбург, Ростов, Ухта, Сыктывкар, Уфа, Владивосток и пр.). Что особенно важно, холдинг реинвестирует заработанные в России деньги в Интернет - проекты (вложения порядка 70 млн. долл.) и расширяет аудиторию пользователей, покупая в России фирмы, активы и ориентируя приобретенные сайты на развитие и ведение ЭК.
Этот холдинг выстраивает свою стратегию, исходя из факт, что в создаваемом электронном бизнес - центре услуги являются платными, но определенная часть пространства отдается молодым начинающим компаниям. Предоставив бесплатный хостинг для начинающих компаний на 3-6 месяцев, центр дает им возможность и время для того, чтобы ознакомиться и определиться с отношением к новшеству. Далее их деятельность может продолжаться на коммерческой основе.
Главным результатом деятельности компаний, акционерных обществ, фирм, концернов и холдингов, подобных «Голден Телеком», которые осуществляют свою деятельность в России и руководствуются сходными целями на российском рынке, является изменение в глазах потенциальных стратегических инвесторов представлений об организации и перспективах развития ЭК в России, расширение форм ведения электронного бизнеса, а также появление новых услуг ЭК на инфокоммуникационном рынке России.
Очень важно, что и отечественные компьютерные компании (например, Дилайн, RSI, Формоза и др.) развернули на российском рынке работу с поставщиками и клиентами через электронные системы. И, хотя они отмечают, что вследствие психологического барьера у российских участников рынка, предпочитающих лично договариваться с продавцом, процент элeктрoнных заказов невелик, для ЭК существуют вполне определенные перспективы к быстрому развитию.
В области оффшорного программирования реализован начатый два года назад проект российских металлургических компаний, в который инвестировано 22 млн. долл. в Новосибирске создана компания, в штате которой состоит 800 программистов. Размещение акций компании на западном рынке может позволить России через 2-3 года создать центр оффшорного программирования сравнимый по масштабам со средними индийскими фирмами аналогичного профиля. Если сейчас в России в этой рыночной нише квалифицированной рабочей силы занято порядка 8 тыс. человек, то при наличии инвестиций, налаживании менеджмента, задействования методов и возможностей ЭК, например, создания комплекса услуг и схем их реализации по западным меркам, в России может быть создано на порядок больше рабочих мест, cпocoбных приносить хорошую прибыль.
На изменения в формировании бизнес - сообщества с учетом развития ЭК направлен проект «Business.ru», поддерживаемый издательским домом «Индепендент Медиа». Деловой универсальный портал «Business.ru» является первым российским Интернет - сообществом, которое призвано обеспечивать динамичную информационно-коммуникационную среду ЭК в соответствии с моделью «предприятие-предприятие» для предприятий различных отраслей российской экономики. В рамках этого проекта предприятиям предоставляются возможности:
· участия в различных видах аукционных торгов;
· продвижения продукции за счет использования широкого спектра пpeдлaгaeмых видов услуг;
· доступа к «Каталогу бизнес - ресурсов по группам товаров и услуг» в Рунет (контент-разработка 000 «МБИТ»);
· ознакомления с текущими новостями бизнеса, политики, общества в России и за рубежом по материалам отечественной и зарубежной прессы, крупнейших агентств профессиональной деловой информации, а также возможность доступа к базе данных российских и зapyбeжных фирм со ссылками на их сайты и торговые площадки.
Количество элeктрoнных магазинов в России в последние годы растет достаточно быстрыми темпами. Тем не менее, приблизительно половина элeктрoнных магазинов, указанных в имеющихся каталогах ресурсов Интернет, не является Интернет - магазинами в полном смысле слова. Это, Интернет - витрины, каталоги товаров, прайс-листы. Часть электронных магазинов действует только в своем регионе.
За последнее время произошло некоторое расширение ассортимента товаров, пpeдлaгaeмых в российских электронных магазинах: бытовые приборы, фармацевтическая продукция, подписка на периодические издания, подарочная, сувенирная продукция и пр. Однако до сих пор не охвачены такие перспективные области ЭК, как заказ билетов на железнодорожный и авиационный транспорт, оплата коммунальных услуг. Посещаемость электронных магазинов редко превышает 100-200 человек в день, а количество заказов 100 в месяц. Прибыли такое количество заказов обычно не обеспечивает. Если не считать нескольких крупных магазинов, которые заявляют о своей доходности, то средний годовой оборот элeктрoнных магазинов в России составляет 10 000 долл. в год, поэтому прибыль практически всеми владельцами магазинов ожидается лишь в перспективе. В марте 2000 года были опубликованы результаты исследования, проведенного компанией Pegasus Research International. Согласно данным отчета, более 70% из числа российских предприятий, ведущих ЭК в Интернет, на тот момент не приносили ощутимой прибыли. Популярность Интернет магазинов определяется вероятностью правильной доставки товара в России, которая по-прежнему «зависит от расстояния до Москвы». По оценке eHouse, в России размер аудитории, регулярно совершающей покупки в Интернет - магазинах, не превышает нескольких десятков тысяч человек и эта ситуация не зависит от технологического уровня.
Очевидно, что по объективным причинам России не подходит «слепое» копирование американского, европейского или азиатского способов преобразований в экономике и технико-технологическом перевооружении производственных структур и индустрии услуг. Поэтому, не отклоняясь от магистрального пути всемирного развития ЭК, целесообразно привносить в него национальные черты построения новой экономики России. К наиболее важным моментам отдачи от поступательного развития ЭК для российского государства и общества относятся следующие.
Развитие ЭК окажет позитивное влияние па структуру и функционирование российского рынка труда. ЭК служит мощным импульсом к созданию рабочих мест, и мы уже приводили пример США, где в рамках индустрии высоких информационных технологий были созданы миллионы новых рабочих мест. Россия располагает высококвалифицированной рабочей силой технико-технологического, юридического и экономического профиля, и в процессе развития ЭК отечественные специалисты получат возможность эффективной реализации своих знаний и навыков.
В области программирования Россия вполне конкурентоспособна на миpoвoм рынке, и ей необxoдимо эффективно использовать и активно развивать имеющийся потенциал. Расширение дeлoвыx возможностей, полученное в результате широкого развертывания ЭК, позволит программистам, инженерам и менеджерам топ - уровня оставаться в России, получая высокую заработную плату за свой труд.
Еще одной сферой масштабного создания рабочих мест в России благодаря развитию ЭК является потребность в расширении cepвиcных служб и соответствующей инфраструктуры, которые могут стать краеугольным камнем в деле построения новой экономики. Финансируемые частными лицами и правительством программы и проекты развития услуг и инфраструктуры обеспечат работой рынок квалифициpoванных технических специалистов, а также ориентированный на потребителя/заказчика рынок труда.
По мере укрепления российской экономики, национальной промышленности и повышения качества товаров российские компании посредством ЭК смогут распространять свою продукцию за рубежом.
В целом следует отметить, что электронный бизнес включает в себя следующие системы:
1) Решения для Интернет-торговли
Производители и поставщики товаров и услуг различных категорий могут представить в сети Интернет товары и услуги (в том числе и онлайновые услуги, а также доступ к информационным ресурсам), принимать через Интернет заказы клиентов и обрабатывать их. Покупатели (клиенты) могут просматривать с помощью стандартных интернет - браузеров каталоги и прайс-листы предлагаемых товаров и услуг, а также оформлять через Интернет - заказы (заявки, запросы) на интересующие товары и услуги.
При этом компания должна решить для себя, как ей выйти в Интернет, с какими продуктами, на какую аудиторию рассчитывать, какие решения электронной торговли применить: использовать готовые решения или разрабатывать их под свои задачи, какие затратить на это средства. В любом случае на рынке электронного бизнеса сейчас существует и ежедневно пополняется множество решений для создания Web-предприятий.
Для создания розничных торговых площадок в Интернете в практике электронной коммерции уже разработаны и апробированы варианты решений. Один из вариантов — создание собственного магазина в Интернете. В таких случаях компании, как правило, прибегают к услугам специальных агентств. Есть и другой вариант — покупка места в коммерческой онлайновой службе. Можно либо арендовать дисковое пространство на сервере этой службы, либо установить связь между своим компьютером и электронным торговым центром. Обычно такая служба сама разрабатывает для фирмы электронный магазин.
Более сложной структурой обладают В2В Интернет-решения. Однако, как и в розничном секторе, владелец электронной торговой площадки может подходить к своему решению с двух сторон: разрабатывать индивидуальную систему или же использовать готовые платформы электронного бизнеса. На сегодняшний день на рынке построения решений для электронного бизнеса между предприятиями выделились лидеры – Ariba, Commerce One, I2, Oracle, Ventro.
2) Платежные системы
Покупатель или заказчик может оплатить выбранный им товар или услугу через Интернет, не вставая из-за компьютера, что придает электронной коммерции возможность ведения бизнеса в режиме реального времени.
Пока большинство Web-узлов в российском сегменте Сети не позволяют оплатить заказанный товар или услугу в режиме онлайн. Предлагается отдавать наличные курьеру, делать перевод по почте или через банк, получать товар наложенным платежом. Безналичный расчет осуществляется высылкой счета по факсу или e-mail.
Однако в России уже существует более десятка различных систем, позволяющих перечислить деньги за товар в он-лайновом режиме. Они делятся на четыре базовых типа:
• для платежей по пластиковым картам международных систем,
• использующие «электронный кошелек»,
• пользовательские счета у поставщиков интернет-услуг,
• смарт-карточки.
Наиболее популярна и развита сегодня система первого типа – это AssistCyberPlat, созданная совместно банком «Платина» и санкт-петербургской компанией «Рексофт». Опора на российский банк - ее главное достоинство. Следующая по популярности в секторе розничной торговли система - «Клуб русских виртуальных магазинов». Однако для проведения транзакций в ней используется зарубежный банк.
Второй тип представлен в России весьма популярной системой Webmoney, через которую можно оплатить услуги почти 200 организаций. Это объясняется спецификой Webmoney: она эмулирует обычный банковский перевод. За это с каждой транзакции взимается комиссионный сбор в размере 0,8%. Платежи в системе проходят с использованием специального ПО-«электронного кошелька», хранящего виртуальные деньги. Это удобно для осуществления микроплатежей (единицы долларов). Следует также иметь в виду, что система работает через оффшорный банк.
3) Системы доставки
Заказанный товар необходимо доставить покупателю в максимально короткий срок. Исключение составляют ситуации, когда предлагаемый товар является редко доступным или обладает более низкой ценой, чем подобный товар, представленный в обычном магазине.
Стратегия опоры на доставку курьером и оплатой наличными деньгами была использована в ряде наиболее успешных проектов. Сейчас системы курьерской доставки в этих магазинах имеют общую основу: после вхождения данных магазинов в холдинг eHouse доставка заказов осуществляется при помощи независимой транспортной компании «Скороход» в более чем 150 городах России. Применяется в России также доставка наложенным платежом, однако для начинающих электронных магазинов это достаточно рисково, так как магазин производит предоплату пересылки товара по почте.
Вопросы, связанные с изменением структуры распределения товаров и даже задач деятельности участников цепочки поставок - дистрибьюторов, дилеров, розничных продавцов - при переводе деятельности крупных компаний-производителей в среду электронного бизнеса, сейчас широко обсуждаются на Западе.
4) Арбитражная система
При ведении любой формы бизнеса деятельность должна регулироваться правовыми нормами и при возникновении спорной ситуации появляется необходимость в ее разрешении.
Электронная коммерция - новая технология ведения бизнеса - несет с собой и новые экономические преимущества. Ощутимо снижается стоимость транзакций. Сделки могут осуществляться между лицами, находящимися в различных странах и на разных континентах в режиме реального времени. Электронная форма сделки существенно облегчает связь покупателя с поставщиком, и вопросы качества обсуждаются оперативно.
Электронная коммерция предоставляет следующие возможности:
• возможность продаж через Интернет товаров различных категорий;
•заказ принимается через Интернет, затем его обработка производится по стандартной схеме (обработка заказа, финансовые документы, поставка товара);
• проведение онлайновых платежей (в масштабе реального времени);
•оформление заказов по каталогам и прайс-листам (заказы хранятся в единой базе данных);
•связь Интернет-приложений с внутренней системой делопроизводства (удобство для систем учета на предприятии);
•поддержка как локального, так и удаленного (через Интернет) администрирования сетевого ресурса;
•самоорганизация пользователей.
Выбирая формы ведения электронного бизнеса, каждая компания может определить для себя масштаб внедрения своего Интернет-предприятия:
- Первый уровень - предприятие розничной торговли - электронный магазин малого или среднего производственного или торгово-посреднического предприятия. Предприятия подобного рода образуют сектор Business-to-Customer (B2C)
- Следующий уровень - корпоративные системы Business-to-Business (В2В) регионального или отраслевого уровня крупной корпорации.
Электронная коммерция включает в себя, но не ограничивается следующими сделками (международными и внутренними): купля-продажа, поставка, соглашение о распределении продукции, торговое представительство или агентство, факторинг, лизинг, проектирование, консалтинг, инжиниринг, инвестиционные контракты, страхование, соглашения об эксплуатации и концессии, банковские услуги, совместная деятельность и другие формы промышленного и делового сотрудничества, перевозка грузов или пассажиров воздушным, морским, железнодорожным транспортом.
